Preparando-se para uma Auditoria de Compensação de Trabalhadores

A sua empresa está sujeita a uma auditoria de compensação dos trabalhadores? Preparar-se para uma auditoria pode parecer assustador, especialmente se sua seguradora planeja realizar uma auditoria física nas suas instalações. Este artigo descreve algumas etapas que você pode tomar, que ajudarão a tornar o processo mais fácil e rápido.

Agendando a Auditoria

Sua seguradora de compensação de trabalhadores provavelmente iniciará o processo de auditoria logo após a expiração da sua política de remuneração de trabalhadores.

Você pode receber uma carta da sua seguradora ou um telefonema da pessoa designada para conduzir sua auditoria. Seu auditor atribuído deve agendar a auditoria em um momento que seja conveniente para você. A data deve ser suficientemente longa para o futuro, você terá tempo suficiente para coletar as informações que o auditor necessitará. Peça ao auditor que lhe forneça um resumo dos dados que ele ou ela exigirá para realizar a auditoria.

Observe que seu auditor atribuído pode ou não ser um empregado da seguradora. Algumas seguradoras mantêm um departamento de auditoria interno com pessoal próprio. Outros terceirizam a função de auditoria para uma empresa de auditoria independente. O processo deve ser o mesmo se a auditoria é realizada por um empregado da seguradora ou contratado.

Registros que você precisará

O auditor precisará de várias informações financeiras para o período de tempo coberto pela política que está sendo auditada. Aqui está o tipo de informação que você pode solicitar:

• Roteiro contabilístico
• Formulários fiscais, em particular os formulários 941 e 944, Declaração de imposto federal dos empregadores (trimestral e anual, respectivamente)
• Registros de desembolsos de caixa
• Pagamentos por serviços prestados por independentes contratados. O auditor precisará verificar se esses trabalhadores não são seus funcionários.
• Pagamentos por serviços prestados por subcontratados
• Certificado de seguro para cada subcontratado que você contratou
• Formulários W-2 e 1099
• Descrição do trabalho para cada trabalhador. Certifique-se de que descreve com precisão os deveres do trabalhador.
• Descrição das operações da sua empresa
• Registos de folha de pagamento para o prazo da política. O auditor precisará verificar todas as fontes de pagamento fornecidas a cada trabalhador (salário, bônus, etc.).
• Limitações de folha de pagamento aplicáveis ​​aos diretores executivos, sócios, proprietários únicos, etc. que estão cobertos pela política
• Sua planilha de classificação de experiência

Depois de coletar os dados necessários, você precisará organizá-lo. Coloque todos os seus registros de folha de pagamento (como formulários W-2, talões de pagamento e registros de horas extras) juntos para que a informação seja facilmente acessível. Da mesma forma, coloque todas as informações relacionadas a subcontratados, incluindo valores de pagamento e certificados de seguro, em um só lugar. Seus esforços vão compensar, tornando a auditoria mais fácil e rápida.

O que está incluído na folha de pagamento?

O seu prémio de compensação de trabalhadores é calculado multiplicando uma taxa de vencimento em sua folha de pagamento e, em seguida, dividindo o resultado em 100. O NCCI e a maioria das autoridades de compensação dos trabalhadores estatais referem-se à folha de pagamento como remuneração . Estes termos são frequentemente utilizados de forma intercambiável. Ambos significam o valor monetário dos serviços que seus funcionários fornecem à sua organização.

Os custos incluídos na remuneração variam um pouco de estado para estado. No entanto, eles geralmente incluem o seguinte:

• Salários e salários brutos, incluindo salários e salários retroativos
• Comissões. Isso inclui o total de comissões recebidas por um trabalhador e qualquer sorteio contra comissões.
• Bônus, incluindo planos de bônus de ações
• Férias, férias e pagamento por doença
• Pagamento de horas extras. Em todos os estados, exceto alguns, a remuneração inclui o tempo extra calculado na taxa de tempo direto. Por exemplo, suponha que a taxa horária normal de um trabalhador seja de US $ 20 por hora. Se o trabalhador pagasse US $ 600 por 20 horas extras, você incluiria apenas US $ 400 no pagamento de horas extras.
• Pagamentos feitos por você que, de outra forma, teriam sido retirados do pagamento dos empregados conforme exigido por lei para Segurança Social, Medicare ou um plano de previdência
• Pagamento aos trabalhadores em uma base diferente do tempo trabalhado. Exemplos são trabalhos por peça, participação nos lucros ou planos de incentivo.
• Pagamento ou subsídio para ferramentas manuais ou ferramentas elétricas portáteis que os trabalhadores usam para realizar seus trabalhos
• Valor de aluguel de um apartamento ou casa fornecido a um empregado. Além disso, o valor de outras hospedagens e refeições recebidas por um trabalhador como parte de seu pagamento
• Pagamentos deduzidos do salário bruto dos trabalhadores para aposentadoria, cafeteria ou planos de poupança
• Folha de pagamento para funcionários de subcontratados não segurados (ver comentários abaixo)

O que é excluído da folha de pagamento?

Há uma série de custos que normalmente são excluídos quando a folha de pagamento é calculada com o objetivo de avaliar o seguro de compensação dos trabalhadores. Embora estes variem de acordo com o estado, eles geralmente incluem o seguinte:

• Dicas e outras gratificações recebidas pelos empregados
• Pagamento por despedimento (diferente do tempo trabalhado)
• Descontos sobre bens comprados pelo empregador
• Despesas de negócios reembolsadas
• Pagar pelo serviço militar ativo
• Subsídios uniformes

Classificações

Uma das principais tarefas de um auditor é garantir que o negócio segurado seja corretamente classificado. Os sistemas de classificação de compensação dos trabalhadores destinam-se a categorizar empresas , e não a funcionários individuais. O auditor irá rever as operações da sua empresa para determinar se a classificação básica listada em sua política está correta.

A classificação básica é a classificação que melhor descreve seu negócio geral. Isso geralmente é o mesmo que a classificação governante (a classificação atribuída na maior parte da folha de pagamento). Por exemplo, suponha que você opere uma oficina de máquinas. Alguns de seus funcionários trabalham com tornos, enquanto outros operam prensas de perfuração ou máquinas de estampagem. As atividades específicas realizadas por seus funcionários podem variar de trabalhador para trabalhador.No entanto, todos eles se encaixam na sua classificação básica, Machine Shop.

Alguns funcionários podem executar tarefas que exigem classificações separadas. Por exemplo, sua oficina de máquinas emprega um trabalhador clerical que desempenha seu trabalho em um escritório fechado longe de outros trabalhadores. Este empregado provavelmente receberia o empregado do escritório Clerical de classificação em vez de Machine Shop.

Os sistemas de classificação de compensação dos trabalhadores são extremamente complexos. Seu auditor pode reclassificar seu negócio de uma maneira que você não entende ou que não faz sentido para você. Neste caso, peça ao auditor uma explicação. Se você ainda está confuso sobre as mudanças, pergunte ao seu agente ou corretor para obter assistência.

Reunião com o auditor

Para realizar a auditoria, o auditor terá que se encontrar com você ou um representante confiável da sua empresa. Se você delegar esta tarefa a outra pessoa, certifique-se de que ele:

• conhece o bem da sua empresa
• entenda todas as fases das operações da empresa
• sabe quais tarefas são desempenhadas por cada funcionário
• entende a sua empresa a política de compensação dos trabalhadores, incluindo as classificações que contém
• , entende os registros financeiros da empresa, incluindo dados de folha de pagamento, para que ele ou ela possa responder perguntas do auditor

Quando se encontra com o auditor, você ou sua pessoa designada deve ser cooperativa e responda as perguntas do auditor, assim como você pode. Não ofereça informações que não foram solicitadas.

Como muitas empresas, sua empresa pode contratar uma empresa de contabilidade externa para lidar com suas funções de contabilidade e folha de pagamento. O seu contador deve se reunir com a auditoria em seu nome? A resposta é não. Seu contador pode fornecer ao auditor os registros financeiros que ele ou ela precisa para fazer a auditoria. No entanto, o auditor terá que visitar suas instalações para realizar uma auditoria física.

Subcontratados

Muitos estados possuem leis que impõem responsabilidade aos contratados que contratam subcontratados não segurados. Essas leis se aplicam a você se sua empresa atua como contratada e subcontrata o trabalho a terceiros.

Por exemplo, suponha que sua empresa, a ABC Construction, contrata um subcontratado chamado P & J Plumbing para fazer trabalhos de tubulação em um prédio que você está reformando. Um funcionário da P & J está ferido no trabalho e tenta apresentar um pedido de indemnização dos trabalhadores. No entanto, a P & J não adquiriu cobertura de compensação de trabalhadores. Na maioria dos estados, o trabalhador lesionado pode procurar benefícios ao abrigo da política de remuneração de seus trabalhadores.

As seguradoras são obrigadas por lei a fornecer benefícios aos empregados de subcontratados não segurados. Assim, seu auditor irá rever seus documentos fiscais e procurar 1099 formulários emitidos para subcontratados. Ele ou ela verificará se você obteve um certificado de seguro de cada subcontratado que você contratou. Se algum subcontratado que você contratou não forneceu evidência de seguro de compensação de trabalhadores, o auditor cobrará um prêmio adicional para a cobertura do seguro desse contratante.

A taxa cobrada por um subcontratado não segurado depende do tipo de trabalho que o subcontratado realizou.Por exemplo, se o subcontratado realizou trabalhos de cobertura, então será utilizada a taxa para a classificação de cobertura aplicável. A taxa será aplicada a todos ou a uma parte do custo do trabalho subcontratado. Se o dinheiro que você pagou ao subcontratado fosse apenas para trabalho, então o custo total (dividido por 100) será usado como base do prêmio.

Empreiteiro Contra Subcontratado

Se sua empresa não é contratada, você é responsável por lesões sofridas por empregados de contratados independentes que contrata? A resposta é geralmente não. O empreiteiro opera uma empresa independente da sua. Assim, o contratante é responsável pela prestação de benefícios de compensação dos trabalhadores aos seus próprios funcionários lesionados.

Por exemplo, suponha que você possua uma loja de varejo. Você contrata um Fabulous Flooring, um contratante de revestimento, para arrancar um antigo piso de linóleo em sua loja e substituí-lo por um novo. Você descreve o resultado que deseja (um novo piso) e Fabulous faz o trabalho. Um supervisor fabuloso supervisiona os trabalhadores do piso. O supervisor define horários de trabalho e determina como os funcionários realizam seu trabalho. Se um empregado Fabulous for ferido ao instalar seu novo piso, Fabulous (e não sua empresa) deve ser responsável pelo trabalhador.

Existem algumas situações em que uma empresa pode ser responsabilizada por feridos de funcionários de um contratado independente. Assim, você deve insistir em que todos os contratados independentes que você contrata fornecem provas de que compraram um seguro de compensação dos trabalhadores.