O que Você Precisa Saber sobre Folhas Diferenciais de Publicidade

Muitas indústrias contam com planilhas de tempo para monitorar a produtividade dos funcionários e calcular ganhos e benefícios. Alguns usam um sistema de "cronograma" com cartões de tempo oficiais, e outros dependem de um sistema de gerenciamento de tempo que registra detalhes intrincados sobre a forma como o tempo foi gasto diariamente. O último é usado por agências de publicidade, marketing e design em todo o mundo.

A entrada de dados nestas planilhas de tempo, geralmente pela equipe do departamento criativo, registra as horas que foram gastas em todas as partes do projeto.

Isso não significa apenas a criação da campanha, mas o briefing inicial, a apresentação do cliente e até o tempo gasto nos estúdios de produção e produção. Só obtendo uma imagem clara da maneira como o tempo foi gasto pode uma agência efetivamente lidar com a carga de trabalho, o arranjo de cobrança do cliente e a maneira como o tempo é alocado entre equipes.

A folha de horas em poucas palavras

Nos primeiros dias da publicidade, como tantas tarefas dessa época, o tempo foi gravado manualmente em papel com canetas e lápis (e muito apagamento). Atualmente, o tempo é inserido no computador ou em um tablet usando um sofisticado software que pode extrair relatórios de todas as variedades.

A maioria das lojas possui um modelo muito similar que inclui:

• O número do trabalho
• O cliente
• A tarefa em mãos
• Qualquer e todos os funcionários atribuídos
• A data e o número de horas trabalhadas
• O preço por hora < Horas extras
• Ao iniciar um projeto para um cliente, o gerente de conta ou gerente de tráfego abrirá um número de trabalho e começará a rastrear horas.

Estes geralmente coincidem com a proposta ou a oferta oferecida ao cliente e serão divididas em horas dedicadas principalmente a: pesquisa, planejamento e estratégia, desenvolvimento criativo, produção e administração de projetos.

Se tudo for planejado, as horas reais passadas no projeto se correlacionarão com a estimativa, mas isso geralmente não é o caso.

O desenvolvimento criativo geralmente come mais tempo do que qualquer outra parte do processo, devido a uma mudança de direção, feedback do cliente ou a incapacidade de quebrar o resumo. Isso pode se tornar um ponto de disputa com o cliente, porque eles não querem gastar muito dinheiro extra no tempo criativo porque o departamento criativo está tendo problemas para identificar uma solução.

No entanto, a folha de horas deve ser preenchida corretamente para rastrear esse tempo e mostrar ao cliente como gastou o dinheiro e como a agência operou. É uma boa maneira de ver se alguns projetos são muito intensivos em mão-de-obra para obter lucro, ou se outros são tão lucrativos que merecem investimentos nesse cliente para o trabalho futuro. E em poucas palavras, esse é o papel da folha de horários.

The Pros of Timesheets

Aqui está o motivo por que os timesheets são a força vital de qualquer agência:

Money

• - Timesheets mostram uma agência (mesmo em casa) quantas horas foram registradas para cada parte de todas as campanhas. É fácil então ver se o retentor do cliente vale a pena, ou se é hora de colocar o cliente em projeto por projeto. Com uma agência interna, esse tempo não pode conduzir diretamente a faturamento, mas mostra gerenciamento de quão eficazes eles estão ocupando o tempo do departamento criativo. Se for descoberto, eles estão gastando 90% de seu tempo em apenas um aspecto do negócio, que pode criar algumas bandeiras vermelhas.

Transparência

• - Se as planilhas de tempos forem feitas corretamente, é fácil ver onde as coisas estão funcionando sem problemas e onde os estrangulamentos ou as ineficiências estão entrando. Por que um copywriter passa metade do tempo em um cliente do que outro é ? E se forem necessárias mais peças criativas, um olhar rápido na folha de horários verá se o departamento está sobrecarregado. Compromisso e responsabilidade

• - A maioria dos clientes espera que uma certa quantidade de horas seja gasto em um projeto. Se eles não acreditam que a quantidade certa de esforço foi colocada em um trabalho, as folhas de horas podem fornecer os dados para dizer o contrário. Também é uma maneira de mostrar a alguns clientes quanto valor eles recebem da agência. Análise

• - O desempenho passado é muitas vezes um bom indicador do futuro. Se um cliente está sugando a vida fora da agência e tornando-o infeliz em todos, os dados das planilhas de horas podem mostrar se vale a pena manter esse cliente em volta, ou se é hora de deixá-los ir. Do outro lado da equação, pode mostrar a uma agência a rentabilidade de alguns clientes, que requerem um mínimo de trabalho e esforço criativo, mas um retorno máximo do investimento.
  Os contras de Timesheets

Com todos esses pontos positivos, qual o problema? Bem, há um motivo pelo qual as planilhas de tempos são universalmente detestadas por quase todos, exceto os croupadores de números da agência:

Tempo

• - Muitas pessoas em agências, especialmente em departamentos criativos, não querem dedicar nenhum tempo para administração. Como criativo, pode prejudicar o rompimento de um grande brainstorming criativo para preencher horas. Muitos gestores de contas têm os mesmos problemas. É irônico, mas o tempo para timesheets raramente é alocado. Erros

• - Isto vai diretamente para o primeiro ponto. Muitos criativos deixarão as planilhas até o último minuto antes do relatório de faturamento do final do mês. E isso significa que a precisão de uma folha de horários vai de bastante bom a terrível. É difícil lembrar quantos minutos você gastou em um trabalho há duas semanas, então muitas vezes é uma adivinhação. Se as planilhas de tempo forem todas adivinhadas, elas as tornam quase inúteis. Poor Focus

• - O tempo não é um ótimo indicador de excelente publicidade. Uma loja poderia gastar 40 horas e não produzir nada de nota, outra poderia trabalhar 10 e produzir uma obra-prima. Timesheets não registram a qualidade do pensamento, apenas o tempo gasto fazendo isso.
  O Futuro de Timesheets

As folhas de horas estão aqui para ficar, e elas devem ser feitas manualmente. O rastreamento automatizado do tempo não funciona, porque requer iniciar e parar manualmente. Se você esqueceu de iniciar o relógio, você perderá horas. Esqueça de pará-lo e algum cliente pobre está sendo cobrado por horas de trabalho que foram gastos em outro projeto. Isso, por sua vez, pode levar a problemas (e até processos judiciais) com cobrança excessiva e à perda de um cliente valioso.

A única maneira de garantir o bom tempo de rastreamento é insistir em todos os índices de atualizações da agência pelo menos duas vezes por dia, uma vez antes do almoço e, novamente, antes de ir para casa. Se isso for feito, as planilhas serão precisas e úteis. E se não estiver sendo feito, as agências devem ser criativas com motivação. Encontre uma maneira de incentivar o processo de rastreamento do tempo. Dê aos funcionários que mantenham um registro meticuloso de seu tempo um bônus semanal, ou algumas horas de folga nas sextas-feiras. Pode parecer uma perda de tempo e dinheiro, mas planilhas precisas podem valer muito mais para a agência do que algumas centenas de dólares aqui ou ali a cada semana.