Devo usar uma empresa de destruição de documentos

Em todo o mundo, as leis estão ficando cada vez mais estritas quanto ao roubo de identidade, e a necessidade de destruição sistemática de documentos está aumentando. A destruição sistemática de documentos é particularmente mais importante e tornada obrigatória pelas leis federais e locais para empresas ou empresas que lidam com informações pessoais e pessoais confidenciais (PII). PII geralmente incluem informações como nome, número de segurança social, endereço, endereço de e-mail e número de telefone que podem ser usados ​​para identificar um indivíduo.

Isso nos leva ao assunto deste artigo, o dilema de se contratar serviços de destruição de papel ou de destruição de documentos fornecendo empresa ou fazer o trabalho de destruir os documentos pela empresa que gera os documentos.

Conhecer os seguintes prós e contras da utilização de uma empresa de serviços de destruição de documentos deve ajudá-lo a tomar uma decisão perfeita:

Prós de usar Document Destruction Company

Segurança e conveniência Usar uma empresa de destruição de documentos para a destruição sistemática de documentos é considerada segura e conveniente devido ao fato de que a maioria dos serviços de destruição de documentos fornecendo As empresas estão bem equipadas com sofisticadas tecnologias de destruição de documentos e assumem a total responsabilidade.

Usar uma empresa de destruição de documentos é seguro porque faz tudo na frente da autoridade da empresa. A maioria dos serviços de destruição de documentos fornecendo as empresas lhe dará uma caixa onde você armazenará todos os seus papéis e discos indesejados (que contém informações confidenciais) e eles virão e destruirão os documentos que levam da caixa.

Tudo acontece na sua frente, tornando-o seguro.

A contratação de uma empresa é conveniente porque nenhum dos seus funcionários terá que participar do processo, além de um indivíduo designado, observando todo o processo para garantir que a empresa que você contratou executa o trabalho de acordo com sua exigência.

Contratar uma empresa de destruição de documentos é conveniente especialmente quando a quantidade de documentos a serem destruídos é enorme. Se sua empresa quiser comprar tecnologias de destruição de documentos, isso exigirá mão de obra extra para realizar o trabalho. Se você deseja empregar sua mão-de-obra existente, pode ser realmente muito desafiador. Os serviços de destruição de documentos podem ser tomados regularmente ou apenas uma vez por ano. Tomar serviços regulares, por exemplo, mensalmente, é bom quando a quantidade de documentos a serem destruídos é grande.

Respeitando a Lei de Destruição de Documentos Locais As empresas de serviços de destruição de documentos estão bem cientes das leis locais de destruição de documentos. Então, quando você contrata um documento de serviços de destruição que oferece empresa, você pode ter certeza de respeitar as leis locais.No final do processo, a empresa de destruição de documentos lhe dará um certificado de destruição. Este certificado deve ajudá-lo no procedimento legal no caso de sua empresa ser acusada de violar a lei de destruição de documentos. Os serviços de destruição de documentos podem ser monitorados e certificados pela Associação Nacional de Destruição da Informação (NAID). Então, se o serviço de qualquer empresa de destruição de documentos não for seguro e seguro, eles podem perder essa certificação.

Amigável do ambiente A maioria das empresas de destruição de documentos se reivindicam como Green Business. Por garantir que os documentos sejam reciclados ou compostados sistematicamente para ter o menor impacto ambiental possível.

Contras do uso da Document Destruction Company O custo do uso de empresas de destruição de documentos pode ser negativo para as pequenas empresas que produzem uma pequena quantidade de documentos e, como tal, podem querer destruir documentos internamente. Usar uma empresa de destruição de documentos deve ser considerado menos necessário quando a sua empresa não lida com PII. Nesse caso, o uso de uma empresa de destruição de documentos pode não ser obrigatório.

Prós e contras de destruição pela própria empresa

Quando uma empresa não lida com a PII, é sempre uma boa ideia de uma maneira rentável de destruir o documento pela própria empresa se a opção realmente custar eficaz.

Pode ser rentável quando o trabalho pode ser feito por funcionários existentes e com investimento mínimo em tecnologia. Mas, na maioria das vezes, o investimento na tecnologia é mais dispendioso do que pagar certas taxas apenas uma vez por mês para serviços de destruição de documentos. Mas o quão custoso ou econômico fazer isso sozinho dependerá de como você faz a coisa toda. Aqui está uma história de sucesso de fazer a destruição de documentos por uma empresa em si: por outro lado, aqui é como um shredder de escritório pode custar mais do que você pensa:

Se uma empresa lida com PII, torna-se difícil garantir o nível de segurança e segurança que podem ser seguidas tomando serviços de uma empresa de destruição de documentos. E quando uma empresa faz o próprio trabalho, não haverá ninguém para entregar certificado de destruição de documentos também.