Compras para as empresas da Visão Geral do Processo de Pagamento (P2P)

Introdução

O processo de compra para pagamento, também conhecido como processo P2P, conecta os processos de aquisição dentro de uma empresa através do processo de recebimento de mercadorias e, finalmente, ao pagamento emitido ao fornecedor. Nos últimos anos, as empresas examinaram cuidadosamente sua compra para pagar processos, a fim de reduzir os custos gerais, liberar dinheiro necessário, melhorar o desempenho operacional e tomar melhores decisões financeiras.

Além de reduzir os custos gerais, melhorar o processo de compra para pagar pode adicionar uma visibilidade que permite ao gerenciamento a oportunidade de ter uma melhor comunicação com o fornecedor quanto a onde os itens estão no processo de entrega e pagamento ao fornecedor.

Elementos do Processo de Compra para Pagamento

Existem muitos elementos para o processo P2P, cada um dos quais é importante no processo geral. O processo começa com a obtenção de itens e termina com o pagamento ao fornecedor selecionado.

Sourcing

O processo P2P começa com o departamento de compras perguntado por pesquisa e desenvolvimento ou pelo departamento de produção para encontrar um fornecedor para um item ou serviço especial. O departamento de P & D pode ter produzido uma especificação dentro da qual o vendedor deve executar.

Em alguns casos, o item pode ser item de estoque padrão que é necessário para o processo de produção, e pode exigir apenas que o departamento de compras ache o melhor item de qualidade ao melhor preço.

Dependendo do item ou serviço exigido, o departamento de compras pode emitir um pedido de cotação (RFQ) ou pode selecionar fornecedores adequados com base em relacionamentos anteriores.

Contratos

Quando o departamento de compras selecionou um vendedor ou fornecedores adequados, haverá um processo de contratação em que os fornecedores e o departamento de compras negociarão um contrato com base no preço, termos de pagamento e horários de entrega.

Compras

Após a assinatura dos contratos entre a empresa e o fornecedor, as ordens de compra podem ser enviadas e enviadas ao fornecedor. Para melhorar o tempo de entrega dos itens, a empresa pode enviar o pedido de compra eletronicamente em vez de enviar ou enviar por fax.

Ao enviar um pedido de compra eletrônico, as informações podem ser inseridas diretamente no sistema de computador do fornecedor. Para garantir que haja visibilidade, o fornecedor deve fornecer informações de progresso da empresa, tais como datas de entrega e documentos atualizados, como aviso de envio avançado (ASN).

Entrada de mercadorias

Após o envio dos itens do fornecedor, o próximo passo é que esses itens cheguem ao cliente. Os itens serão verificados para garantir que a quantidade seja igual à ordem de compra, bem como verificar os itens por danos e qualidade.

Se houver algum problema com os itens que são recebidos, o cliente informará o fornecedor para que ambos os itens possam ser devolvidos ou um desconto organizado.

Facturação

O fornecedor pode facultar o cliente a qualquer momento após a entrega dos itens. Ao usar uma solução de faturamento eletrônico, o processo P2P pode ser simplificado para que as informações sejam inseridas no sistema de contas a pagar do cliente.

Quando os itens são recebidos, comparados com a fatura e o pedido, o processamento da fatura pode ser iniciado.

Processamento de fatura

No processo P2P, o processamento de faturas deve ser feito para que todos os descontos oferecidos pelo fornecedor sejam obtidos. No contrato negociado, o fornecedor pode oferecer descontos para o pagamento que é feito pelo cliente antes do pagamento ser devido.

Por exemplo, o fornecedor pode oferecer um desconto de cinco por cento para os pagamentos feitos menos de dez dias após o recebimento dos itens.

Analytics

Como parte do processo P2P, uma empresa deve ter uma viabilidade completa para seus gastos de compra. O monitoramento constante do gasto identificará áreas que podem ser motivo de preocupação, como preços crescentes nos fornecedores ou gastos desonestrados.

Um processo P2P que incorpora as melhores práticas pode economizar dinheiro das empresas.

Isso deve incluir limitações sobre o que pode ser adquirido fora do processo P2P padrão.

Ao permitir compras não padronizadas, as incidências de custos desnecessários aumentam e o policiamento dessas compras pode desperdiçar recursos que poderiam ser salvos se o processo P2P correto fosse usado.

Este artigo foi atualizado por Gary W. Marion, especialista em Logística e Supply Chain para The Balance.