Corretor de imóveis e procedimentos de e-mail de agente

Se você é como eu, você usa sua caixa de entrada de e-mail como lista de tarefas e você tenta mantê-la limpa. Ou, você pode estar na outra extremidade com uma caixa de entrada ampliada o tempo todo. Você precisa estar ciente da importância do e-mail no mundo dos negócios de hoje, e como você pode ser chamado a produzir e-mails de anos no passado.

O governo possui regras de e-mail. :

Em ações judiciais federais, os e-mails podem e provavelmente serão obrigados a serem entregues na descoberta pré-julgamento.

Uma vez que um grande número de atividades de corretora de imóveis estão de alguma forma regidos por regras federais, como a EPA e Fair Housing, você não pode ignorar o fato de que você poderia acabar em uma ação judicial federal e ser obrigado a produzir registros de e-mail.

Não seja um "Shredder Virtual!":

Seria uma situação muito desconfortável enfrentar um juiz federal que suspeite que você ou seu agente poderiam ter excluído intencionalmente emails relacionados à transação.

Não acredite que a desculpa "O meu sistema de backup sobrecarregou os arquivos" irá tirar você do gancho. A natureza da maioria dos sistemas de backup é finalmente apagar os dados mais antigos após períodos definidos ou um certo número de backups.

Você precisa de uma política escrita:

Proteja-se e a corretora pelo desenvolvimento de uma política escrita de retenção de e-mail que estabeleça claramente os procedimentos para a apresentação de e-mails relacionados a transações. Certifique-se de especificar que isso inclui TODOS os e-mails, entrantes e extrovertidos.

Tal como acontece com o seu manual de procedimentos e quaisquer documentos deste tipo, todos os novos agentes assinem que leram, entenderam e cumprirão estes procedimentos de e-mail. Documentar periodicamente as reuniões em que você reitera esses procedimentos e encarrega-se de como cumprir os requisitos.

Impresso é bom - Digital é melhor:

Você pode apenas especificar que cada e-mail seja impresso e colocado no arquivo de transação. Se isso for feito religiosamente, o pior caso é ter que copiar um par de cem páginas para apresentação ao tribunal.

Uma melhor abordagem seria também arquivar os e-mails em algum formato digital, seja em um disco rígido externo, CD ou DVD. Com o baixo custo de CD e DVD, transferir os arquivos e colocar o disco no arquivo de transação é um excelente procedimento.

Um benefício lateral é essa chamada do cliente que quer uma cópia de sua declaração HUD. É fácil simplesmente abrir o disco e enviar por email.

E-mails do agente de arquivamento:

Embora o Outlook seja a solução de e-mail dominante, você possui agentes que usam Eudora, sistemas on-line gratuitos e outros. Com diferentes níveis de conhecimento e todos esses sistemas, obter os emails em um formato e local recuperável a longo prazo requer algum planejamento.

Um método seria ter todos os e-mails de transação encaminhados ou copiados para um endereço de e-mail de transação. Com SmithToJones @ YourDomain. com, o agente pode encaminhar os emails enviados e "Cc / Bcc" para esse endereço de transação. Agora eles estão em um local onde a corretora pode tomar as ações de arquivamento apropriadas.

O formato de arquivo digital do e-mail de imóveis é importante:

Não apareça no tribunal com um CD de e-mails em um formato que não pode ser lido. Com as mudanças de software e os sistemas operacionais que mudam com freqüência, arquive os e-mails em um formato amplamente aceito que deveria estar próximo em uma data posterior.

De longe, o formato mais amplamente adotado é o Adobe Acrobat. pdf (significa "formato de documento portátil"). As novas versões da Adobe sempre foram capazes de ler arquivos de versões mais antigas, então você não deve ser deixado com um arquivo inútil no futuro.

Eu uso o Gmail para empresas e combinado com o Evernote e um arquivo PDF Eu tenho todos os e-mails de transações em um único documento após o fechamento.

Como fazer tudo mais e ainda perder o seu negócio:

Como corretores de imóveis e proprietários de empresas com agentes, temos a responsabilidade de como eles realizam suas atividades.

Realmente não importa se selecionarmos apenas os melhores e mais meticulosos agentes. Todo mundo comete erros. Não deixe um erro custar-lhe grandes multas, ou mesmo o seu negócio, porque sua corretora não pode produzir e-mails relacionados a uma transação.

Métodos e procedimentos para lidar com arquivos de e-mail não são caros, e não será necessário um grande esforço para desenvolver e gerenciar os procedimentos necessários para controlar esta importante função.