Solicitando o formulário W-9 dos contratados independentes

Você não pode preencher e emitir Formulários 1099-MISC para seus fornecedores ou contratados independentes, a menos que você primeiro obtenha um Formulário W-9 preenchido por cada um deles. Você deve conhecer o nome, endereço e número de identificação do contribuinte de cada fornecedor ou contratado que requer um 1099-MISC.

Quem deve emitir formulários 1099-C?

As Instruções para o formulário 1099-MISC do Internal Revenue Service explicam as várias situações que exigem que uma empresa emita Formulários 1099-MISC.

Você deve preencher, arquivar e emitir este formulário para todos os fornecedores ou contratados - e não funcionários - a quem você pagou US $ 600 ou mais durante o ano.

Um funcionário é qualquer pessoa cujo trabalho você ou seu negócio controle. Se você paga alguém para atender seus telefones, ele provavelmente é um empregado, porque você define suas horas e dita o que ele deveria estar fazendo enquanto ele estava no relógio. Os funcionários não requerem o formulário 1099-MISC.

Se você paga alguém para limpar seu escritório quando não estiver aberto para negócios e ele chega e faz isso às vezes deixado à sua discrição, ele é provavelmente um contratado independente e ele exige o Formulário 1099- MISC. O Internal Revenue Service explica os pontos mais finos da identificação de contratados independentes versus empregados.

Exceções à Regra do Empreiteiro / Fornecedor

Você não precisa emitir 1099-formulários MISC para corporações C e S ou para entidades de quem compra produtos, como mercadorias que você mais tarde revenderá.

Os pagamentos feitos a empreiteiros e vendedores por cartão de débito, cartão de crédito ou através de terceiros como o PayPal também estão isentos - o IRS usa um método diferente para rastrear essas transações.

Quando solicitar um formulário preenchido W-9?

É uma boa prática solicitar que um contratado independente forneça um Formulário W-9 preenchido assim que o negócio souber que terá que emitir um 1099.

Mas, às vezes, deixamos esses pedidos escorregar até janeiro, quando nós " olhando para nossos registros contábeis e percebemos que não chegamos a isso.

Se você deve emitir um 1099-MISC e não tiver um formulário W-9 preenchido no arquivo, diga algo como: "Ei, eu vou enviar o seu 1099-MISC até o final de janeiro e Eu percebi que não tenho um W-9 de você. Você poderia preencher um e me enviar isso? " Isso permite que o empreiteiro saiba que a informação no Formulário W-9 será usada para gerar um documento fiscal específico.

Incentive as pessoas a enviarem o Formulário W-9 preenchido de forma segura. Um W-9 completo inclui informações confidenciais, como o número de segurança social de uma pessoa. Estes dados devem ser mantidos o mais privado e seguro possível para minimizar o risco de os dados caírem nas mãos erradas. Transmitir um formulário preenchido W-9 como um anexo de arquivo inseguro para um e-mail não é recomendado.Peça para recebê-lo por correio, entrega em mão ou como anexo de arquivo protegido por senha para um e-mail.

NOTA: as leis tributárias mudam periodicamente e as informações acima podem não refletir as mudanças mais recentes. Consulte com um profissional de impostos para o conselho mais atualizado. A informação contida neste artigo não se destina a assessoria fiscal e não substitui o conselho fiscal.

Leitura adicional:

• Saiba mais sobre o Formulário W-9
• Baixe um formulário em branco W-9 do IRS (pdf)
• Baixe as Instruções para os Solicitantes do Formulário W-9 do IRS (pdf)
• Como preparar o Formulário 1099-MISC para 2013 (Sobre Direito Empresarial e Impostos)