Um Guia para preços de pacotes de conferências e reuniões

Ao contrário dos Estados Unidos, é uma prática comum para os hotéis europeus oferecer pacotes de conferências e reuniões corporativas como opções para planejadores de eventos que realizam seminários, conferências e outras reuniões no hotel. A idéia por trás da oferta de serviços de local de eventos corporativos embalados é combinar todos os vários elementos do espaço da sala de reuniões, alimentos e bebidas e necessidades audiovisuais em um pacote de reunião para uma taxa diária plana por base de participantes.

Não só esta prática pode ser geralmente mais eficiente para aqueles envolvidos no planejamento do evento, mas é fazer gerenciar e prever os custos associados ao local um processo muito mais direto.

Nos Estados Unidos, por outro lado, ainda é muito mais comum para os hotéis criar itens de linha de custos de conferência por item de linha com base nas necessidades detalhadas e personalizadas de cada reunião ou evento. Embora a prática permita que o planejador de eventos tenha maior controle sobre cada detalhe do evento, ele também cria ordens complexas de eventos de banquete e mais dificuldade em gerenciar os custos e o orçamento geral do evento.

Embora como os principais players da indústria continuam a mudar a forma como fazem negócios, o modelo europeu e o modelo americano ainda tendem a refletir essas diferenças em sua abordagem aos eventos corporativos e de conferências. Para um mergulho mais profundo, vejamos dois exemplos corporativos de eventos e conferências: um do antigo Palácio da Fira em Barcelona (exemplo europeu) e o outro no Wynn Resorts em Las Vegas (exemplo americano).

Pacote de Conferências e Reuniões Europeus Exemplo

As taxas de pacotes diárias são populares no Reino Unido e também abriram caminho para a Europa continental. "O mercado do Reino Unido foi o primeiro a pedir esse tipo de pacote, e sempre tentamos adaptar nossas propostas para atender às necessidades de nossos clientes", explica o ex-gerente geral do Fira Palace em Barcelona (agora Crowne Plaza Barcelona), uma empresa hotel que é popular entre os organizadores de eventos corporativos e reuniões que organizam reuniões internacionais.

European Hotel Clientle

Quando o Crowne Plaza Barcelona ainda funcionava como o Palácio da Fira, cerca de 20% dos clientes do hotel eram da Espanha. O resto da clientela anual veio do Reino Unido (19%), U. S. (17%), França (7%), Itália (6%), Japão (4%) e Alemanha (4%). Além disso, cerca de metade dos eventos empresariais hospedados existiram na indústria farmacêutica, e o restante inclui clientes de tecnologia, alimentos e bebidas, bancos e indústria automobilística.

Procura Europeia para Preços de Pacotes de Conferências

Durante este período, o pacote de reunião diária no Fira Palace incluiu o uso da sala de reuniões, coffee break (s), almoço, tela e muito mais.O pacote (s) de reunião disponível incluiu essencialmente tudo o que um planejador poderia precisar incluir em uma reunião.

À medida que a indústria evoluiu, os pedidos de pacotes de conferências e reuniões continuaram a mudar ao longo do tempo. Inicialmente, os planejadores de eventos corporativos estavam solicitando preços de conferência fixos para salas de reuniões e alimentos e bebidas. Com o tempo, esses pedidos expandiram-se para incluir outros itens, como telas, acesso à Internet, flip charts e sistemas de som. Mas a demanda ainda era para preços fixos e fixos.

Para aqueles que necessitaram de quartos de hóspedes durante a noite, eles também solicitaram uma taxa especial / negociada para acomodações nas taxas de eventos gerais da conferência.

Embora esses pacotes cubram a maioria das necessidades do evento, os planejadores ainda negociariam para outros requisitos de eventos, como área de exposição, jantares de gala, recepções de coquetéis e outros itens da agenda de eventos.

Prós e contras da abordagem europeia

É claro que a abordagem principalmente europeia para o planejamento e o preço das conferências pode ser útil para os planejadores de eventos por várias razões, incluindo a percepção de economia de custos, previsibilidade de custos e facilidade de apresentação de clientes e aprovações.

Dito isto, tal abordagem definitivamente coloca um fardo aumentado no hotel para prever as necessidades de seus clientes, ao mesmo tempo em que consegue sua própria linha de fundo. "Do nosso ponto de vista, é muito mais fácil fazer eventos" à la carte ". De fato, a operação é muito mais complicada, mas o benefício para nós é a satisfação do cliente ", diz o ex-gerente geral do Fira Palace.

Pacote de Conferências e Reuniões da América Exemplo

Enquanto o mercado europeu é relativamente maduro com a aceitação e uso de pacotes de conferências ou reuniões, mais hotéis dos EUA podem começar a considerar mudar a forma como eles compram e conferências e reuniões de preços também. Isso é especialmente importante agora, quando os planejadores de eventos são obrigados a tomar decisões de reunião em prazos mais curtos mais e mais freqüentemente.

Em maio de 2009, a Wynn Las Vegas tomou a iniciativa de apresentar três tipos de o que eles chamam de tarifas abrangentes de conferências e reuniões para o mercado de reuniões menores, ou seja, aqueles com menos de 80 participantes. Hoje ainda estão oferecendo esses pacotes. Eles incluem:

• Pacote de Delegado da Conferência de Dia inteiro
• Pacote de Delegado de Conferência de meio dia "AM"
• Pacote de Delegado de Conferência de meio dia "PM"

Assim como os planejadores de eventos europeus esperaram, as opções de pacote da Wynn são com preço por taxa de delegado (por exemplo, participante), incluindo a sala de reuniões, alimentos e bebidas, lanches para pausas e projetor e tela LCD.

A ideia para a Wynn desenvolver as opções do pacote de conferências surgiu da abordagem do mercado europeu. Na verdade, André Link, ex-gerente de vendas nacional da Wynn, já veio da Europa. "Na maior parte na Europa, esta é a única maneira de vender as reuniões … Foi muito raro que preparássemos propostas à la carte que incluíam custos de F & B, aluguel de quartos, taxas de AV etc.", Explica Link.

A Shift no American Corporate Event e Conference Industry

Com o lançamento de seu programa de pequenas reuniões, o Wynn Resorts antecipou que as taxas de conferência empacotadas seriam mais populares com seus clientes corporativos porque a maioria das reuniões de associação são maiores em tamanho . Eles estavam certos. Desde então, várias cadeias hoteleiras americanas de alto perfil começaram a oferecer pacotes corporativos de reuniões e conferências que melhor refletem o modelo europeu se o planejamento de eventos corporativos.

Com certeza, as taxas do pacote de reuniões e conferências não atenderão às necessidades de cada evento. Na verdade, a maioria dos planejadores reconhece que renunciará a algumas preferências detalhadas para o programa ou exigirá que o local personalize o pacote para incluir elementos adicionais. Há sempre o cuidado de confiar nas taxas de pacote se os planejadores anteciparem que seus programas podem funcionar mais do que inicialmente previsto, o que pode provocar taxas adicionais. Mas para aqueles que se encontram e planejadores de eventos que estão olhando de perto o orçamento deles, esses pacotes de reuniões e conferências oferecem previsibilidade clara para o orçamento da conferência.