Vídeo: Vídeo Explicativo Checklist 2017 - Organização e produção de festas e eventos 2026
Os pequenos eventos têm muito mais flexibilidade quando se trata de oportunidades com locais, atividades e interação. No final, é simplesmente mais fácil trabalhar com as necessidades de um grupo menor. Claro, os planejadores ainda precisam se tornar criativos se quiserem que o dia funcione bem e é por isso que criei uma lista de itens a considerar ao coordenar pequenos eventos.
Comece com o básico
As melhores idéias começam com uma base sólida, por isso é importante configurar a estrutura do seu evento antes de avançar demais.
Coisas como datas, horários e itinerários devem ser concluídas antes de passar para qualquer detalhe intrincado.
Escolha o local certo
Você terá um tempo mais fácil encontrar uma sala para um grupo menor, mas os limites de capacidade serão mais apertados. Se o seu evento se expandir de 50 pessoas para 100, você terá que se mudar para uma sala maior dependendo das capacidades do seu local. De um modo geral, é mais fácil ir mais pequeno em uma pitada, então compre uma sala que possa acomodar sua maior projeção de atendimento.
Planeja uma Estratégia de Marketing
Mesmo se você estiver hospedando um "evento grátis", você ainda precisa apresentá-lo de forma a atrair registos. As pessoas querem saber como eles se beneficiarão da ocasião, e a forma como você diz seus convites e materiais de marketing pode ter um grande impacto sobre se eles aparecerão ou não. Embora o seu evento provavelmente pareça emocionante para você, o verdadeiro desafio é também despertar os outros.
Orçamento por pessoa
A única desvantagem para pequenos eventos é que geralmente custam mais por pessoa porque os preços de hotelaria e de restauração diminuem à medida que as quantidades aumentam. Para tornar as coisas ainda mais complicadas, uma queda de 20% nos números para um pequeno evento tem o potencial de afetar o status do seu grupo de preços. Com isso em mente, você deseja orçar os custos por pessoa sob o menor número de comparecimento esperado.
Se você fizer isso com precisão, sua margem de lucro aumentará de fato para cada pessoa que você adicionar ao longo da projeção.
Play to Your Strengths
Grupos pequenos oferecem mais oportunidades para discussões organizadas, então use isso para sua vantagem ao planejar o itinerário. Não é muito divertido ser "falado" durante todo o dia, razão pela qual muitos pequenos eventos oferecem sessões em grupo ou opções de discussão. Mesmo os projetos de grupo podem ser integrados nas circunstâncias corretas. Pense em maneiras de envolver seus participantes no diálogo, pois isso aumentará a taxa de retenção de cada apresentação.
Incluir sessões de perguntas e respostas
A melhor maneira de dar um salto ao planejar seu próximo evento é ouvir os comentários do seu atual. Deixe o tempo suficiente para perguntas no final de cada segmento. Você também pode fazer perguntas de sua equipe para começar a conversa.Os formulários de feedback são fáceis de incluir nos seus pacotes de informações, mas certifique-se de instruir os participantes sobre como os deseja enviar.
Adicionar rede pós-evento
Uma boa função de rede pode adicionar um enorme valor a todos os participantes. Se você fosse eficaz para estimular o diálogo entre os participantes, todos deveriam saber um pouco sobre o outro até o final do dia.
Isso sempre ajuda a disponibilizar comida em uma função como essa, e você pode até querer recrutar compromissos antes do dia do evento. Como eles dizem, nada desenha uma multidão como uma multidão, então seja proativo na promoção de todas as funções pós-evento.
Pequenos eventos têm potencial para ser uma experiência rica e gratificante para todos, mas você precisa planejar cada minuto com a platéia em mente. A boa notícia é que fica mais fácil toda vez que você entenderá exatamente o que seus convidados esperam.
Itens que você deve ter em sua lista de verificação de planejamento de eventos
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