Por que você precisa de uma lista de verificação de planejamento de eventos

Se você está apenas começando no negócio de planejamento de eventos ou é um planejador de eventos experiente, é provável que você esteja familiarizado com uma lista de verificação de planejamento de eventos ou pelo menos tenha ouvido referenciado durante um curso de planejamento de eventos ou reunião da indústria. Existe uma razão para isso. Uma lista de verificação de planejamento de eventos é o melhor amigo do planejador, uma ferramenta inestimável para gerenciar com sucesso seus eventos.

Nota: uma lista de verificação de planejamento de eventos também é conhecida como uma agenda de retorno ou um caminho crítico.

O planejamento de eventos é tudo sobre o planejamento. Mesmo a ideia de evento mais criativa será o flop se não estiver bem planejado e executado. Aqui é onde uma lista de verificação de eventos entra. É seu guia para se manter organizado e em - ou à frente - do cronograma ao fazer malabarismos com a miríade de responsabilidades e vários detalhes no planejamento de um evento bem sucedido. E é particularmente útil ao gerenciar vários eventos. Esquecer uma pequena tarefa ou se atrasar em um prazo pode resultar em um efeito dominó: outros aspectos aparentemente não relacionados do seu evento podem começar a desmoronar, um por um.

Portanto, não confie em sua memória, notas adesivas ou rabiscos no seu bloco para manter seu negócio de planejamento de eventos funcionando sem problemas. Aprenda a montar uma lista efetiva de planejamento de eventos e em breve se tornará seu novo melhor amigo.

Antes de começar

Para começar, limpe algum tempo da sua agenda para se concentrar no evento que você está planejando.

Em seguida, limpe sua mente. A sério. Sem olhar para o telefone ou responder a um e-mail. Você precisa visualizar esse evento do início ao fim sem interrupção ou distração para que você possa efetivamente planejar todas as tarefas que devem ser concluídas.

Prepare-se

Pense no evento que está planejando e anote todos os detalhes confirmados: nome do cliente e informações de contato, data do evento, localização, número de participantes, etc.

Retire um calendário e marque a data do evento neste calendário em negrito. Reúna quaisquer outros materiais relevantes - fotos do local, lista de fornecedores para entrar em contato - que fazem parte deste evento.

Ir para trás

A maneira de começar a escrever uma lista de verificação de planejamento de eventos é trabalhar para trás.

Os convidados experimentem um evento como um encontro de um dia ou de vários dias com tudo acontecendo ao mesmo tempo. Como uma performance ao vivo que aparece no palco e é executada lindamente. Os planejadores de eventos visualizam os eventos como uma série de eventos menores que se encaixam como peças de um quebra-cabeça para culminar no evento final. Então, como planejadores, começamos no início. O que é várias semanas ou meses antes do evento real ter lugar.

Comece no começo

Ao decidir onde começar escrevendo sua lista de verificação de planejamento de eventos, pense em colocar uma base sólida para o seu evento.Antes de selecionar esquemas de cores e pedir flores, você precisa abordar o básico. De assinar contratos para negociar um bloco de salas, tudo precisa ser escrito em sua lista de verificação, não importa quão grande ou pequeno. A chave é primeiro cuidar de todas as tarefas que podem ser concluídas antecipadamente para permitir mais tempo em sua agenda para os itens de tarefas que ocorrem mais perto da data do evento.

Alguns exemplos de itens a incluir na lista de verificação do seu organizador de eventos:

Assinar contratos (com cliente, local, fornecedores, etc.).
Confirmar data e hora com o local
Contratar entretenimento (banda, alto-falante, etc.)
Bloque de hotel seguro
Convites de correio
Selecionar menu
Contratar equipe de espera
Confirmar número de convidados
Percorrer o site
Confirmar sala de configuração

Permitir tempo extra

Com cada item na lista de verificação do seu evento, adicione tempo extra. Se a data para realmente enviar os convites é 15 de março, coloque um item na sua lista para que os convites estejam prontos para envio em 8 de março, uma semana antes. Isso lhe dá algum tempo extra, se algo acontecer com os convites ou se você estiver atrasado por outro motivo.

Inclua lembretes em sua lista de verificação

Não basta escrever "assinar contrato com fornecedor" na sua lista de verificação e, em seguida, marcar a caixa quando concluída.

Você precisará certificar-se de que o fornecedor recebeu uma cópia do contrato e também lhe devolveu uma cópia assinada. Então, para cada grande item que você adiciona à sua lista de verificação, inclua uma lembrança. Por exemplo, "Acompanhe com o fornecedor: contrato. "Adicione outro, lembrete posterior que lê" Contrato assinado recebido do fornecedor ". Não é incomum abordar uma tarefa e considerá-la feita quando realmente só foi completada do seu lado.