Guia passo a passo para a folha de pagamento para pequenas empresas

Calculando a folha de pagamento corretamente pode ser um desafio, especialmente quando você é um pequeno empresário. A sua experiência reside no empreendedorismo - não necessariamente em acompanhar as várias leis trabalhistas e tributárias aplicáveis ​​a cada um de seus funcionários. Se você tem um único trabalhador ou uma equipe grande, a criação de um sistema de folha de pagamento preciso e confiável evitará problemas sérios para seus funcionários e seus negócios.

Solicite um número de identificação do empregador (EIN)

Seu EIN é um número exclusivo atribuído especificamente ao seu negócio para fins do IRS. Esse número identifica seu negócio ao informar informações sobre seus funcionários para agências governamentais federais e estaduais. Exemplos desta informação incluem renda total e impostos pagos em seu nome. Você pode ouvir o EIN referido como um formulário SS-4 ou um ID de imposto - estes são os mesmos que o EIN.

Aplica-se para o seu EIN através do IRS diretamente. A maneira mais conveniente para concluir esta transação é através de um aplicativo on-line. No entanto, os aplicativos também são aceitos por fax e correio.

Verifique o estado e os regulamentos locais para requisitos adicionais de EIN

Embora muitos estados e localidades aceitem o EIN federal para identificação, alguns exigem números separados para fins fiscais. Exemplos incluem Nova York, Massachusetts e Carolina do Sul. Você pode determinar sua cidade e / ou regulamentos estaduais visitando o site de pequenas empresas do estado apropriado.

Compreender a diferença entre o contratante independente e o empregado

Se você emprega empreiteiros independentes ou empregados afeta de forma significativa a forma como o imposto de renda, o seguro médico, a segurança social e o desemprego são pagos, é fundamental entender a distinção entre os dois.

O teste básico resume as seguintes três questões:

O empregador controla quando, onde e como o trabalho é concluído? Em caso afirmativo, o trabalhador é provavelmente um empregado.

• O empregador controla os aspectos financeiros do trabalho? Por exemplo, as despesas são reembolsadas? O empregador fornece ferramentas relacionadas ao trabalho, como computadores? Em caso afirmativo, o trabalhador é provavelmente um empregado.
• O relacionamento está em andamento, ou o trabalhador é empregado para um projeto específico sem a expectativa de emprego continuado? O empregador oferece benefícios para o trabalhador, como o seguro de saúde e o tempo de descanso pago? Se o relacionamento está em andamento e / ou se os benefícios são oferecidos, o trabalhador é provavelmente um empregado.
• Obtenha Formulários de Empregado Requeridos

Uma vez que seus próprios documentos estão em ordem, você está pronto para contratar seus funcionários. Certifique-se de reunir informações sobre impostos e folha de pagamento nos primeiros dias de trabalho para garantir que eles recebam seu primeiro salário em tempo hábil.Você pode incentivar o uso do funcionário pelo depósito direto para pagamentos mais rápidos.

Cada funcionário deve preencher o Formulário de retenção do imposto de renda federal W-4, que permite calcular a retenção de imposto correta. Os funcionários também devem preencher um formulário da I-9 para verificar se eles estão legalmente autorizados a trabalhar nos Estados Unidos.

Escolha o seu período de pagamento

Quanto menos períodos de pagamento você tiver, mais fácil é completar sua folha de pagamento. No entanto, alguns estados exigem que os funcionários sejam pagos de acordo com um determinado cronograma, por exemplo, semanalmente ou duas vezes por semana. Se você deseja executar a folha de pagamento com menos frequência que uma vez por semana, entre em contato com o Departamento de Trabalho do Estado para determinar se seu período de pagamento proposto está em conformidade com os regulamentos estaduais.

Criar processos relacionados com folha de pagamento

Antes de poder emitir cheques de pagamento precisos, você precisará de um método de monitoramento de horas de funcionários. Existem muitas ferramentas disponíveis para esse fim, desde folhas de login básicas até plataformas que acompanham a atividade dos funcionários em telefones ou computadores. Também é importante configurar políticas para o tempo limite pago se você pretende oferecer, pagamento de horas extras e quaisquer outros benefícios.

Por outro lado, você deve ter um processo no lugar para garantir que as deduções para benefícios, impostos e similares sejam pagas aos fornecedores e agências apropriados em nome de seus funcionários.

Selecione uma plataforma de folha de pagamento

Se você planeja lidar com a folha de pagamento em casa, certifique-se de que você ou seu contador se sente confortável com as nuances desta tarefa. Existem várias plataformas de folha de pagamento de alta qualidade disponíveis para facilitar as coisas. No entanto, a maioria das pequenas empresas preferem os serviços de controladores terceirizados, pois esses profissionais têm conhecimento e experiência para produzir folha de pagamento de forma precisa e pontual.

Produzir sua folha de pagamento

Uma vez que você ou o seu controlador inseriu informações pessoais dos funcionários em seu sistema de folha de pagamento, você está pronto para produzir sua primeira folha de pagamento. Usando as ferramentas de cronometragem que você possui no local para trabalhadores horários (não eximidos), insira ou relate o número de horas para cada um. Os trabalhadores assalariados (isentos) não têm que denunciar suas horas. Eles são pagos a mesma quantidade por semana.

Nota: Se você estiver fazendo custeio de trabalho em sua contabilidade, você ainda quer que os funcionários assalariados acompanhem suas horas. Isso não contribuirá para o pagamento semanal, mas você vai querer atribuir com precisão o tempo aos empregos para entender os custos. Considere usar um programa de rastreamento de tempo que sincronize com seu software de contabilidade de razão geral para produzir esses relatórios. Muitos também se sincronizarão com sua folha de pagamento para que você possa usá-los para empregados assalariados e horários.

Manter registros necessários

Certos registros relacionados à folha de pagamento devem ser mantidos para fins do IRS. Como regra geral, você deve manter todos os registros para indivíduos que estão ativamente empregados, independentemente da duração do mandato. Muitos registros devem ser mantidos por um certo período após o término do emprego. Por exemplo, os registros de impostos sobre o emprego devem ser mantidos por pelo menos quatro anos.Instruções específicas estão disponíveis através do IRS.

Calcular e Pagar Imposto sobre folha de pagamento federal e estadual

Finalmente, você, como empregador, é responsável por fazer pagamentos de imposto sobre a folha de pagamento e produzir certos relatórios. Geralmente, os relatórios são devidos trimestralmente ou anualmente. Utilize recursos disponíveis através do IRS e seu escritório de impostos estaduais para garantir que todos os impostos e relatórios sejam tratados adequadamente.

A folha de pagamento precisa e a tempo é uma das responsabilidades mais importantes do seu negócio. Primeiro, os erros de folha de pagamento são uma maneira infalível de perturbar os funcionários. Em segundo lugar, os erros fiscais podem resultar em multas e multas significativas. Considere cuidadosamente como sua folha de pagamento será tratada para garantir que você evite as armadilhas mais comuns.