Vídeo: Como Bloquear Chamadas Indesejadas | DANDO UM JEITO 2026
As chamadas telefônicas recebidas podem consumir muito tempo e diminuem seriamente sua produtividade, afastando você de outras tarefas. Mas, assim como existem maneiras de lidar com chamadas telefônicas de saída que melhorarão seu gerenciamento de tempo, existem formas de lidar com chamadas telefônicas recebidas para reduzir a quantidade de tempo que você queima no telefone - sem ser rude com a pessoa chamada você. Estas dicas de atendimento telefônico ajudarão.
Dicas do telefone para chamadas de entrada
1) Atenda o seu telefone com uma saudação adequada do telefone comercial.
Por exemplo, ao responder o telefone, diga algo como "Cypress Technologies. Susan falando. Como posso ajudá-lo?" Isso não só permite que o chamador saiba que eles chegaram a um negócio, mas coloca o ônus sobre ele para responder a pergunta, economizando tempo em questões exploratórias, como: "Isso é Cypress Technologies?", E conversa de conversa ociosa.
2) Pense e priorize enquanto fala.
A chamada é melhor atendida agora ou mais tarde? Muitas das empresas de chamadas telefônicas recebem consultas rápidas que são facilmente respondidas, como "Quão atrasado você está aberto?" Mas outros envolvem respostas mais complexas e demoradas. Se for esse o caso, informe o interlocutor e pergunte quando seria conveniente chamá-la de volta para discutir isso.
3) Use técnicas como parafraseamento e resumo para manter as ligações telefônicas no caminho certo.
Se você está falando com alguém no telefone que parece querer conversar ou se afastar do ponto, diga algo como "Então, o que eu ouço você dizer é …" ou "Então, o pontos-chave são … "ou" É (insira um resumo) um resumo justo do que você estava dizendo? " É difícil conversar com alguém que se recusa a conversar.
4) Tenha o hábito de fechar cada chamada telefônica entrante com um resumo de qualquer ação que você e o chamador concordaram em tomar.
Embora isso só leve alguns segundos na maioria dos casos, ele pode economizar muito tempo, evitando erros e a necessidade de verificar novamente. Por exemplo, depois de uma conversa durante a qual você organizou uma reunião com um cliente, você pode dizer: "Bom.
Eu me encontrarei com você em seu escritório em (insira o local ) às 10 horas do amanhã e examinaremos as amostras juntas. "
5) Mantenha um bloco de mensagens e escreva implementos por todos os seus telefones, para que você possa anotar os detalhes durante a chamada.
Esta não é apenas uma boa gestão do tempo no momento, ajudando a mantê-lo focado na chamada, mas uma ajuda para o gerenciamento de tempo mais tarde, se você precisar encontrar e / ou revisar os detalhes de uma conversa específica.
6) Dê a seus clientes e clientes a opção de e-mail.
Muitos deles usarão o email para contatá-lo em vez de telefonar se eles saibam qual é o seu endereço de e-mail.Certifique-se de que o endereço de e-mail da sua empresa seja proeminente em seus cartões de visita e em seu site, se você tiver um. Se você tiver seus endereços de e-mail, envie e-mails para seus clientes e clientes atuais, mencionando a opção de e-mail e apresentando-a como forma de melhorar as comunicações.
7) Use a tecnologia para gerenciar o tempo que você está gastando respondendo o telefone.
Como mínimo, sua empresa deve ter uma secretária eletrônica e correio de voz. Configure estes com scripts de negócios apropriados e use-os para atender o telefone para você quando estiver fora do escritório ou precisar trabalhar em algo ininterrupto. Em seguida, programe o horário para atender essas mensagens telefônicas a cada dia.
Em termos de gerenciamento de tempo, você ganhará um tempo valioso agrupando chamadas telefônicas juntas.
8) Se você estiver executando um negócio baseado em casa, obtenha um telefone ou linha comercial diferente.
Você precisa ter um segundo telefone "somente para negócios" com sua própria secretária eletrônica "comercial apenas" e / ou correio de voz. Não só isso é mais profissional, mas você vai economizar o tempo necessário para percorrer as mensagens e determinar quais são os negócios relacionados.
9) É sempre melhor ter uma pessoa a atender o telefone.
Tendo uma máquina pegar ou pior, um sistema automatizado de Resposta de Voz Interativa (IVR) é um desligamento real que irá custar-lhe negócios quando as pessoas não se preocupam em deixar mensagens ou ligar de volta. Se atender chamadas recebidas estiver ocupando muito tempo durante o dia, considere contratar um recepcionista ou um serviço de atendimento profissional para atender o telefone para você.
O custo de ter outra pessoa pode ser mais do que compensado pelo aumento da sua produtividade e melhores vendas.
10) Mantenha um script escrito de perguntas frequentes (e respostas) postadas pelo seu telefone.
Isso economiza você e o tempo de seus funcionários se eles não precisam procurar respostas ou pensar sobre como responder a uma solicitação específica ao atender o telefone.
Resumo das dicas do telefone
Lembre-se, o telefone deve ser uma ferramenta de negócios, não um despertador intrusivo que regula seu dia útil. Manter suas chamadas telefônicas recebidas de acordo com essas dicas de gerenciamento de horário ajudará você a gerenciar melhor seu tempo, melhorar sua produtividade e colocar seu telefone de volta no seu devido lugar - ajudando você a executar seu negócio em vez de executá-lo.
Obrigado Chamadas telefônicas - 5 melhores práticas para organizações sem fins lucrativos
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