Como economizar tempo em chamadas efetuadas

O gerenciamento do tempo do telefone é importante porque o telefone ainda é a principal ferramenta de comunicação para a maioria das pequenas empresas. Mas a maior parte do tempo que as empresas gastam usando o telefone é uma perda de tempo. Em vez de se comunicar com as pessoas com quem queremos comunicar quando fazemos chamadas de saída, perdemos o tempo conversando com outras pessoas ou máquinas, jogando rodadas intermináveis ​​de etiqueta de telefone.

Mas e se pudéssemos ligar e conversar com as pessoas que queríamos conversar, dizer o que queríamos dizer e seguir em frente?

Imagine o quanto mais produtivo podemos ser e quanto tempo teríamos para fazer outras coisas.

Bem, nós podemos - e tudo o que é preciso é um pouco de preparação de antemão.

Dicas de telefone de gerenciamento de tempo para chamadas de saída

1) Quer sejam fornecedores, clientes regulares ou contratados, muitos de nós chamamos as mesmas pessoas repetidamente. Mantenha suas informações de contato atualizadas com detalhes de economia de tempo para que você não perca tempo tentando alcançar pessoas que não estão disponíveis.

Por exemplo, se você sabe que uma pessoa em particular que deseja alcançar leva um almoço de 1 a 2 p. m. cada dia, por que desperdiçar meu tempo tentando chamá-la durante esse tempo?

2) Programe os números para aqueles que você chama regularmente no seu telefone. Estou impressionado com pessoas que não fazem isso, pois o tempo que você economiza quando você não está pesquisando números e socorrê-los é igualmente surpreendente.

3) Planeje suas chamadas de saída. Antes de ligar, anote o objetivo principal da chamada e os pontos-chave que deseja cobrir.

Isso irá ajudá-lo a manter o ponto em que você estiver no telefone e garantir que você cubra tudo o que deseja cobrir, economizando tempo durante a chamada e evitando ter que ligar novamente porque você esqueceu algo. Veja 11 Técnicas de Chamada Fria para Vendas bem-sucedidas para como preparar um script de abertura que o ajude a permanecer no tópico.

4) Se você está chamando alguém que é inserido em seu banco de dados de contatos, tenha todas as informações sobre a pessoa que você está chamando na sua frente quando liga. Se você está usando um computador desktop, um dispositivo móvel ou um Rolodex, este é um ótimo suporte de memória durante a chamada. Além disso, se você não tem que procurar algo como o nome do marido do cliente, você terá a opção de fazer anotações durante a chamada, economizando ainda mais tempo.

5) Claro, se você deseja fazer anotações durante uma chamada (ou fazer qualquer outra coisa enquanto estiver falando no telefone), um alto-falante ou fone de ouvido bom é essencial. Liberar as mãos pode liberar muito tempo.

6) Se você chegar ao atendedor de chamadas ou correio de voz, deixe uma mensagem completa que dê seu número de telefone duas vezes e indica o motivo pelo qual você está chamando .Por exemplo, "Esta é Susan Ward em (número de telefone). Estou ligando para discutir a estimativa do seu projeto. Você pode me contactar em (número de telefone) esta tarde."

Informar seu número duas vezes ao destinatário de o mensagem é uma chance muito melhor de corrigi-lo e obtê-lo gravado sem reproduzir o texto.

7) Não ceda à compulsão telefónica . Quando você está tentando alcançar alguém e você não, é tentador ligar - talvez a cada meia hora!

Mas se você deixar uma mensagem adequada, não há necessidade de desperdiçar seu tempo deixando mensagens repetidas (e preenchendo a secretária eletrônica da pessoa ou o correio de voz). Dê à pessoa que você está chamando uma quantidade razoável de tempo para ligar de volta, como até o próximo dia útil.

8) Agende suas chamadas telefônicas e faça todas elas juntas em um único bloco de tempo, se possível. A maioria de nós não é tão bom na multitarefa e perde uma grande produtividade quando estamos folheando de uma tarefa para a outra. Então, se você tiver uma dúzia de chamadas para fazer em um dia específico, é mais eficiente torná-los todos em uma hora do que fazer um ou dois e, em seguida, fazer outras três chamadas uma hora depois, e outros dois 45 minutos depois disso.

9) Reserve suas chamadas telefônicas de saída, se possível. Se não for uma chamada rápida, quando você ligar pela primeira vez a alguém, se apresente, diga a ela por que você está ligando, e depois pergunte se é um momento conveniente para conversar ou se ela preferir reservar um horário para discutir isso.

Então organize que você a chamará naquele momento. Isso não só pode poupar tempo no local, mas economizar tempo quando você chama a pessoa de volta, porque ambos estarão preparados para discutir a questão que você originalmente chamou.

10) Se possível, faça suas chamadas telefônicas de saída em "horário nobre". A pesquisa mostrou que mais pessoas estão em seus escritórios no início da manhã e podem ser alcançadas entre 8 a. m. e 11 a. m.

Quer mais dicas para lidar com chamadas telefônicas? Então você vai querer ler a peça complementar deste artigo, Dicas de gerenciamento de tempo para chamadas telefônicas recebidas.

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