Dicas para ajudá-lo a preparar o formulário 1099-MISC

ACTUALIZAÇÃO: O prazo para a apresentação de formulários 1099-MISC e 1096 formulários de transmissão com o IRS mudou. Para os formulários de 2016, o prazo de inscrição é 31 de janeiro de 2017. Detalhes neste artigo sobre os prazos de relatório anual de imposto de folha de pagamento 2017.

Janeiro é tradicionalmente o momento de se preparar para o novo ano de folha de pagamento. Uma dessas tarefas de folha de pagamento está enviando relatórios anuais aos trabalhadores contratados que você pagou no ano anterior. O formulário que você deve enviar para contratados independentes é o Form 1099-MISC.

Antes de enviar o formulário 1099-MISC:

1. Verifique o ano em formulários fiscais.

O IRS altera esses formulários todos os anos, portanto, assegure-se de ter a versão do ano atual. O ano do formulário é o ano do pagamento, NÃO o ano em que você está preenchendo o formulário. Então, se você está enviando um contratante a um formulário 1099-MISC para o trabalho de 2016 em janeiro de 2017, use o formulário de 2016.

2. Envie 1099-MISC para empreiteiros independentes e não empregados

Formulário 1099-MISC não é para funcionários. Ele deve ser enviado a empresas externas e contratadas a quem pagou pelo menos US $ 600 por ano. Leia mais sobre como saber se você deve enviar um 1099-MISC ou um W-2 para um trabalhador. E certifique-se de saber quem deve receber um formulário 1099-MISC.

3. Certifique-se de ter um formulário W-9 para cada beneficiário.

Antes de enviar um 1099-MISC para qualquer contratado independente, você deve ter um formulário W-9 preenchido. O objetivo do Formulário W-9 é verificar o número de identificação fiscal da pessoa.

Se você não receber um formulário W-9 de um não-empregado, ou se o ID de imposto não for válido, você será notificado pelo IRS de que você deve iniciar a retenção de retenção sobre os pagamentos a esse indivíduo.

4. Solicite formulários 1099-MISC e use o formulário correto

Se você envia seus próprios formulários 1099-MISC (resumo de imposto de final de ano para empreiteiros independentes), agora é o momento de solicitar formulários para este ano fiscal.

Se você tem um serviço de folha de pagamento, verifique se eles têm o que precisam para preparar esses formulários em janeiro.

Você pode obter 1099-MISC formulários de lojas de suprimentos de escritório, ou do IRS. Você não pode usar um formulário 1099-MISC que você baixar da Internet porque a tinta vermelha na cópia A é especial e não pode ser copiada. Você deve usar o formulário oficial.

5. Verifique se há erros antes de enviar para o IRS

Os erros comuns na conclusão de formulários 1099 incluem o uso do formulário para o ano errado, não usando o formulário correto, enviando o formulário para a pessoa ou empresa errada, não incluindo todas as informações solicitadas, e outros erros de formulário.

6. Pagamentos de registro no ano correto

Certifique-se de que os pagamentos aos contratados sejam registrados no ano correto. Usar o conceito contábil de recibo construtivo como a data em que a pessoa tem acesso irrestrito aos fundos é o que conta.Então, então, coloque os pagamentos no ano correto, usando a data de pagamento.

Se você está pagando um trabalhador contratado na última semana de dezembro, mas o cheque é datado em janeiro, que a renda conta para janeiro. Leia mais sobre cheques de tempo para contratados e vendedores no final do ano, bem como outros problemas de rendimento e despesa de fim de ano.

Em janeiro, preparar e distribuir formulários / arquivos 1099-MISC com os formulários IRS

1099-MISC devem ser distribuídos aos não empregados até 31 de janeiro do próximo ano.

Assim, os formulários 1099-MISC para o trabalho de 2015 e o pagamento devem ser entregues ao não empregado até 31 de janeiro de 2016.

A partir dos formulários de 2016, você deve enviar cópias de todos esses formulários 1099-MISC para o IRS, juntamente com um formulário de transmissão (Formulário 1096) até 31 de janeiro de 2017.

Leia mais sobre como preparar e distribuir o Form 1099-MISC.