Maneiras de irritar seus patrocinadores do projeto

Como gerente de projeto, parte do seu trabalho é garantir que as partes interessadas - a equipe do projeto e os principais clientes e fornecedores - obtenham o que precisam do projeto. Suas partes interessadas devem ser seus principais campeões. Eles devem estar apoiando você, ajudando você a alcançar os objetivos do projeto e certificando-se de que todos estão puxando na mesma direção.

Mas é fácil irritá-los. E quando isso acontece, eles podem se transformar em pessoas que não querem mais nada com seu projeto.

Esse é um grande risco para um gerente de projeto porque você precisa de sua ajuda e suporte para ser bem sucedido. Sem a sua contribuição, você pode não ser capaz de entregar seu projeto.

Aqui estão maneiras de irritar os participantes do seu projeto e o que você deveria fazer em vez disso.

Falhando para se comunicar

A comunicação deve ser cerca de 80% do que você faz como gerente de projeto. Quando você não diz a sua equipe, fornecedores ou clientes o que está acontecendo, então eles ficarão irritados rapidamente. Pior ainda, eles tendem a preencher as lacunas com a explicação sobre o que está acontecendo, o que provavelmente não é preciso e pode ser prejudicial para a reputação do projeto.

Em vez disso: Junte relatórios de projetos claros. Conheça-os individualmente e em grupos e mantenha-os informados a cada passo do caminho. Junte um plano de comunicação do projeto e realize análises de partes interessadas para que você possa descobrir quem precisa ouvir o que e quando precisa ouvir isso.

Use estas 15 ferramentas de comunicação para ajudar a transmitir sua mensagem.

Falhando para pedir sua opinião

A comunicação é uma coisa, mas isso tende a ser sobre atualizações de status e rastreamento de projetos. Você precisa fazer mais do que isso para envolvê-los no projeto.

Isso pode irritar as pessoas quando elas são especialista em assuntos em uma área específica, e você não solicita sua contribuição em algo que eles são altamente qualificados para comentar.

Os gerentes de projeto podem cair na armadilha de acreditar que precisam fazer tudo e tomar todas as decisões, mas esse não é o caso.

Em vez disso: Pergunte a sua opinião sobre como lidar com problemas do projeto à medida que eles surgem. Tome em consideração suas opiniões. Você não precisa fazer o que eles sugerem, mas ajuda a construir relacionamentos se você ouvir.

Você pode fazer isso através de reuniões de projetos e estar disponível para ouvir quando eles vêm com você com sugestões. Se é sua equipe, certifique-se de que eles tenham oportunidade adequada para colocar seus pontos de vista.

Acreditar suas qualificações lhe dá superpotências

Ser um PMP® não faz você o melhor gerente de projeto do mundo (embora possa ajudar um pouco). A realização de um certificado PRINCE2® Practitioner, ou uma APMP ou qualquer outra designação de gerenciamento de projetos não o torna irrepreensível.

Falando sobre suas qualificações o tempo todo e como os livros fazem as coisas é uma maneira segura de irritar suas partes interessadas. Eles não querem saber sobre suas ótimas pontuações no exame ou como você está aplicando a metodologia em seu projeto. Na verdade, tudo o que eles querem é que o projeto vai bem. Eles não se importam muito com o que chegar lá, na maioria das vezes.

Não assuma isso porque você tem uma qualificação e sabe como administrar riscos, por exemplo, que você não será apanhado por um risco de projeto.

Acontece com o melhor de nós! Portanto, é melhor ser humilde e dedicado, colocando suas habilidades de bom uso de forma prática, enquanto não acredita que o definem acima de seus pares.

Em vez disso: Suas qualificações devem em silêncio dar-lhe a confiança para fazer seu trabalho ao máximo de sua capacidade, mas você achará que muitas pessoas que trabalham como gerentes de projeto possuem certificados. Na verdade, muitas pessoas que trabalham em indústrias especializadas possuem certificados e, para muitas empresas, as credenciais em sua área de especialização, seja arquitetura, contabilidade ou gerenciamento de projetos, são simplesmente um fator de higiene.

Não espere que suas partes interessadas fiquem impressionadas e não falem sobre elas o tempo todo. Demonstrar suas habilidades através da entrega do projeto bem e mostrando como você aplica o conhecimento que você aprendeu na sala de aula.

Alterando o prazo

Quando todos se inscreveram para projetar marcos e sabe o que está acontecendo quando você pode trabalhar de maneira harmoniosa como uma equipe.

Quando você muda os prazos e não conta a ninguém, é quando as pessoas começam a ficar irritadas.

Leia em seguida: O que é um marco do projeto?

Alterar as datas tem um enorme impacto no trabalho de outras pessoas. Eles podem ter reservado um período de férias em torno de seu trabalho crítico no projeto. Eles podem ter que preencher recursos em outras equipes porque alguém é necessário no projeto em um momento específico. Se você mudar as datas sem entender tudo isso, então você poderia colocar o projeto em risco.

Em vez disso: O patrocinador do projeto entenderá se você não pode atingir os marcos acordados. As coisas mudam. Há novos itens adicionados ao escopo do projeto ou coisas retiradas. Mas não é seu trabalho concordar apenas com mudanças nos prazos.

Trabalhe com sua equipe de projeto para entender o impacto da mudança. Em seguida, propor uma solução para o seu patrocinador do projeto, explicando o raciocínio por trás da alteração das datas. Certifique-se de que todas as partes interessadas estão conscientes da mudança e de como isso pode afetar seu trabalho. Então, com o acordo de todos, faça a alteração e atualize a documentação do projeto. Você nunca deve simplesmente fazer alterações nas datas sem deixar o resto da equipe saber primeiro.

Wasting Their Time

Reuniões! Todos nós amamos eles, não nós? Eles devem ser eficientes, bem geridos e um ótimo uso do tempo de todos.

Mas nem sempre é esse o caso. Muitas vezes, as partes interessadas reclamam que desperdiçaram seu tempo em reuniões. Não houve uma agenda, ou a decisão que eles esperavam ser feita não foi feita porque as pessoas erradas estavam na sala.

Você também tem outras oportunidades para perder seu tempo - não são apenas reuniões. Não obstrua sua caixa de entrada, colocando-os em uma cópia de e-mails quando eles não precisam ser.

Em vez disso: Os interessados ​​em projetos também têm um outro trabalho a fazer, então eles precisam usar seu tempo sabiamente. Certifique-se de que suas reuniões tenham uma agenda. Planeje-os, convide as pessoas certas e certifique-se de que você acompanhe depois.

Leia em seguida: 6 maneiras de se preparar para uma reunião de projeto.

Envie apenas e-mails para as pessoas relevantes. Se você precisa cc alguém, certifique-se de que eles entendem por que é importante que eles estejam conscientes e evitem a receita de "responder tudo" o que puder.

Basta estar consciente do fato de que outras pessoas estão ocupadas e que seu projeto não é sua principal prioridade o tempo todo (se for em qualquer momento).