E se você perder registros de negócios em caso de desastre?

Se o seu negócio foi atingido com um desastre, como um furacão, um tornado ou uma tempestade de neve, você precisa ser capaz de voltar ao negócio imediatamente. Uma coisa importante a considerar ao fazer o planejamento de desastres empresariais é como armazenar e recuperar seus registros comerciais.

O que acontece se você perder os registros comerciais em um desastre? É um duplo golpe. Você tem dois problemas aqui:

Primeiro, você não possui registros para suportar deduções fiscais em geral e

Em segundo lugar, você não possui registros para suportar perdas devido ao desastre.

Deduções fiscais de apoio quando os documentos não estão disponíveis

O IRS exige que as empresas (e os indivíduos) forneçam registros para suportar suas deduções fiscais de negócios ou pessoais. Se você não tem registros de negócios para suportar deduções, e você é auditado, você tem um dilema. Os regulamentos fiscais estabelecem que "a indisponibilidade dos registros de um contribuinte não dispensa o contribuinte do ônus de demonstrar seu direito a deduções reivindicadas".

Você precisará tentar reconstruir esses registros comerciais perdidos. Mas se os registros foram perdidos ou destruídos em um desastre comercial, o que você faz?

Apoio ao dano de desastre quando os documentos não estão disponíveis

No caso de um desastre que danifique os registros comerciais, siga um processo em duas etapas.

Primeiro, documentar que o desastre ocorreu. Num recente caso do Tribunal Fiscal (2014), a Corte criticou o contribuinte porque ele nunca havia denunciado o desastre.

Nesse caso, um contribuinte alegou que o dano causado pelas inundações causou que seus registros comerciais não pudessem ser recuperados, mas ele não documentou o dano da inundação com uma reivindicação de seguro ou outra evidência. Se você não pode provar que os registros foram perdidos ou destruídos, o IRS pode assumir que você não os teve em primeiro lugar.

A melhor maneira de documentar um desastre é apresentar uma reivindicação de seguro. Mesmo se você mora em uma zona de desastre, o IRS não tem como saber se o seu negócio sofreu uma perda a menos que você coloque a perda por escrito.

Como documentar perdas de negócios

Você precisará de seus registros de ativos para documentar as perdas para ativos de negócios, incluindo veículos, equipamentos, móveis e acessórios. Informe as perdas de acidentes em sua empresa ou declaração de imposto pessoal. A publicação 547 do IRS descreve o processo para determinar deduções de perdas, incluindo redução no valor justo de mercado.

Você também pode solicitar ajuda com a FEMA (a agência federal de assistência contra desastres de emergência) ou apresentar uma reivindicação de assistência para desastre com a Administração de Pequenas Empresas.

Por caso do Tribunal Tributário mencionado acima, se seus registros comerciais forem perdidos ou destruídos, você deve fazer um "esforço sério e persuasivo" para reconstruir seus registros comerciais.

Reconstruindo registros após um desastre

O IRS possui uma excelente publicação que discute como reconstruir seus registros em caso de perda de um desastre.

Nesses formulários, você deve fornecer a "base de custo" e "base ajustada" para qualquer propriedade que sua empresa possua.

Você pode fazer isso? Você tem registros que mostram o que você pagou por essas coisas?

Protegendo Registros de Negócios de Desastres

Claro, a melhor maneira de garantir que seus registros comerciais sobrevivem a um desastre é protegê-los antes que o desastre ocorra.

Fazer backup de registros e levá-los para um lugar seguro, longe de sua empresa. Faça uma cópia de segurança online também.

Leia mais sobre como proteger os registros comerciais da perda de desastres.

O que fazer agora antes do desastre atinge sua empresa

1. Configure seu sistema de manutenção de registro de negócios para que você tenha todos os registros que você precisa para fins fiscais.

2. Faça o seu registro de negócios a salvo do desastre, tanto quanto possível.

3. Faça backup de seus registros.

Para mais informações

Fonte: T. C. Summ. Op. 2014-75 (PDF)

Referências do IRS que você pode achar úteis:

Publicação 547 do IRS: acidentes, desastres e roubos

Publicação 584-B do IRS: caderno de trabalho de perda de acidentes, desastres e roubo