Por que você deve investir em software de gerenciamento de documentos de construção

Imagine sua mesa. T

seu direito você vê uma pequena montanha de papéis. Nela há contratos, faturas, atualizações de projetos, aplicativos, formulários LEED e RFDs. Todos eles têm um ponto específico em seu arquivador maciço, mas alguns precisam ser assinados, alguns devem ser escaneados, e alguns devem ser enviados aos clientes.

Em suma, seu escritório é uma bagunça.

Este cenário parece muito familiar? A sobrecarga de documentos é um problema comum para os gerentes de construção.

Felizmente, o software de gerenciamento de construção fornece uma excelente solução para esse problema comum.

O software de gerenciamento de construção possui um enorme subconjunto de opções de gerenciamento de documentos. Essas soluções de software podem ajudar os usuários a localizar rapidamente seus documentos e formulários e reduzir a quantidade de tempo gasto no preenchimento da documentação, liberando tempo para trabalhar com clientes e se concentrar em trabalhos de construção.

Get Organized

Provavelmente o princípio mais importante do software de gerenciamento de documentos é a capacidade de organizar arquivos. Não há mais rifling através de armários de arquivo ou pilhas de papel em sua mesa - basta conectar o documento que você está procurando no mecanismo de busca do software para localizar seu arquivo imediatamente.

O software também permitirá que você carregue seus arquivos existentes, portanto, não há uma estranha divisão entre os arquivos físicos passados ​​e os arquivos em sua solução de software. E para muitas aplicações, você pode acessar esses documentos na nuvem e encontrar sua papelada em movimento.

Alguns exemplos de sistemas de organização pendentes incluem Aconex e Viewpoint. A Aconex tomou após o algoritmo de busca do Google para que os usuários pudessem encontrar rapidamente qualquer documento que estivessem procurando. Viewpoint usa um algoritmo semelhante e também pode pesquisar e indexar e-mails do Outlook que estão anexados ao Vista.

Colabora Melhor

Se você escolher um serviço de gerenciamento de documentos de construção baseado em nuvem, você achará que você terminará sua papelada mais rápido e com mais eficiência.

A chave?

O software facilita o trabalho com sua equipe.

Muitas empresas de software de gerenciamento de documentos de construção oferecem opções de colaboração inovadoras e intuitivas. Por exemplo, a Ferramenta de Gerenciamento de Documentos do Projeto de Construção da Procore permite aos gerentes distribuir diferentes permissões para cada usuário. Enquanto o Procore armazena versões passadas de um arquivo, também garante que o conteúdo compartilhado esteja sempre no mesmo rascunho para que os usuários não modifiquem acidentalmente a versão errada. E como funciona em iPad, iPhone e Android, além de PC, seu time sempre pode acessar essas informações em qualquer lugar.

Poupe dinheiro

Existem muitas formas óbvias de gerenciamento de documentos de construção que podem salvar o dinheiro do seu escritório.Você não precisa investir tanto em unidades de toner, papel, fotocópias e arquivamento. Mas o software de gerenciamento de documentos de construção também poderia salvar sua empresa milhares por ano em mão-de-obra. O Hotel Executive informa que, com o software de gerenciamento de documentos, as empresas podem economizar US $ 5 000 por ano de cortar tarefas de arquivamento - e essas economias não param com hotéis, ela se estende a qualquer negócio com necessidades substanciais de gerenciamento de documentos.

Software de gerenciamento de documentos também pode livrar sua empresa do custo de encontrar documentos perdidos. Uma empresa de imagens de documentos estima que custa US $ 120 a US $ 250 para recriar um documento perdido ou perdido.