10 E-mail Dicas para a comunicação de benefícios Inscrição aberta

Todos os anos, a matrícula aberta permite que os empregadores ofereçam benefícios grupais aos seus funcionários por um período breve, geralmente em torno de 30 a 45 dias. Durante esta janela crítica, os funcionários devem estar informados sobre os benefícios dos funcionários que podem se inscrever, quando fazer isso e onde se inscrever. Infelizmente, muitas equipes de recursos humanos lutam para comunicar as informações necessárias aos funcionários, para que possam perder.

Email pode ser uma poderosa ferramenta de comunicação para educar os funcionários durante os períodos de inscrição aberta, quando usado corretamente. Como é amplamente aceito e acessível como uma ferramenta de comunicação, esta pode ser uma boa maneira de alcançar todos os funcionários. Aprenda 10 dicas de especialistas para comunicar os benefícios durante a inscrição aberta para que seus funcionários aproveitem suas ofertas de benefício em grupo este ano.

Dica # 1 - Tenha um plano para comunicar benefícios antes, durante e após a inscrição aberta

Meses antes da data de inscrição aberta, é importante ter um sólido plano de comunicação para entregar o pertinente informações aos funcionários antes da inscrição, durante a inscrição ativa e, uma vez que a inscrição se inscreva. Esta pode ser uma série de e-mails que incentivam os funcionários a tomarem ações específicas, com links para o site de inscrição e informações de benefícios.

Dica # 2 - Atribuir um representante de comunicação de benefícios centrais

A capacidade de resposta é crítica durante a inscrição aberta porque os funcionários terão inúmeras perguntas durante esse período.

Certifique-se de atribuir pelo menos uma pessoa que servirá de ponto de contato para todos os emails recebidos de funcionários que tenham dúvidas e preocupações. Este deve ser alguém altamente familiarizado com detalhes do plano, taxas e prazos.

Dica # 3 - Use um sistema interno para coletar informações e análises relacionadas a benefícios

Sua empresa acompanha ativamente inscrições, inscrições parciais e outros aspectos do processo de inscrição?

Caso contrário, um sistema interno pode ser útil para manter o gerenciamento de inscrição em toda a organização. Use um servidor de e-mail gratuito como o Outlook para configurar alertas de e-mail para mudanças de dados.

Dica # 4 - Crie uma série de mensagens para pontos de contato semanais com funcionários

A inscrição aberta pode ser facilitada e mais produtiva quando há uma troca constante entre a equipe de RH e os funcionários. Como parte de sua estratégia de comunicação por e-mail, crie uma série de mensagens que falam sobre temas de saúde e bem-estar, as características dos programas de benefícios e outros assuntos relacionados. Enviar em e-mails semanais de ponto de contato para todos.

Dica # 5 - Dê aos gerentes uma conta semanal dos esforços de inscrição de benefícios

É sempre uma coisa boa obter o buy-in completo dos gerentes durante os esforços de inscrição de benefícios.Por quê? Os gerentes podem ajudar os funcionários a dar prioridade a se inscreverem em seus benefícios para o próximo ano do plano, e eles podem compartilhar a forma como os benefícios ajudam os objetivos dos funcionários. Use uma campanha de e-mail focada para os gerentes durante os períodos OE para mantê-los a par das tarefas e datas importantes.

Dica # 6 - Faça com que os e-mails de benefícios se divertem

O período de inscrição aberta não precisa ser estressante. Na verdade, pode ser uma oportunidade para se divertir um pouco.

Desenvolva e-mails que incluem alguns jogos divertidos, como questões triviais, fatos interessantes sobre a empresa e brindes de lanches saudáveis ​​gratuitos.

Dica # 7 - Certifique-se de gramática correta e ortografia em e-mails

Antes de enviar emails de benefícios, verifique se a gramática e a ortografia são verificadas completamente. Isso pode garantir que nenhum erro de digitação faça o caminho para os leitores e que os e-mails tenham bom senso. Typos podem confundir os funcionários e eles não são profissionais.

Dica # 8 - Use um modelo de e-mail padrão e deixe de fora o HTML

Ao desenvolver e-mails para comunicação de benefícios, os especialistas dizem que é melhor ficar com o modelo de e-mail padrão e mantê-lo simples. O HTML temporário pode interferir com alguns programas de leitura de e-mail, especialmente em dispositivos móveis.

Dica # 9 - Escreva linhas de assunto poderosas

Os e-mails serão lidos somente quando forem abertos.

E isso não acontecerá se a linha de assunto não forçar os destinatários. Ao escrever e-mails, mantenha foco na criação de uma linha de assunto de e-mail que intriga destinatários para abrir o e-mail com palavras avançadas como "urgente", "sensível ao tempo" e "atenção" pode ajudar a atingir esse objetivo.

Dica # 10 - Use declarações de recompensa total em e-mails sazonais

Para ajudar os funcionários a entender o valor total de seus benefícios para funcionários, use declarações de recompensas totais pelo menos uma vez durante este trimestre. Isso pode ser anexado como um PDF para e-mails individuais ou um hiperlink pode ser incluído no e-mail para executar uma declaração de recompensas total na conveniência dos funcionários.