10 Coisas que cada novo gerente de programa deve saber

Então você acabou de receber seu primeiro trabalho de gerenciamento de programas? Ou você quer saber se fazer o salto para o gerenciamento de programas é uma escolha de carreira que você deve fazer? Parabéns, você está no lugar certo!

O gerenciamento de programas é uma escolha de carreira gratificante e bem paga. Mas também pode ser um desafio.

Aqui estão 10 coisas que cada gerente de programa deve estar atento antes de iniciar o papel.

1. O gerenciamento de programas não é o mesmo que gerenciamento de projetos

Geralmente, o gerenciamento de projetos é tudo sobre o planejamento do trabalho, organizando as tarefas e os recursos, controlando o processo e fornecendo um objetivo específico.

Quer seja abrir um novo escritório, lançar um novo aplicativo ou construir um estádio olímpico, os projetos têm um início, meio e fim definidos e um conjunto claro de objetivos.

Os programas são um pouco diferentes. Você ainda precisa ter pessoas organizando tarefas, gerenciando recursos, trabalhando em processos e assim por diante, mas eles informam sobre você como o gerente do programa. Há muito menos tarefas de rotina como completas em um plano de projeto, mas muito mais estratégico e trabalho de construção de relacionamento.

O gerenciamento de programas é sobre manter toda a mudança transformadora no caminho certo para entregar algo de valor à organização ao longo do tempo. Sem que alguém atue como gerente de programa, tudo o que você tem é uma série de projetos que são oferecidos em horários aleatórios e sem um tema unificador. O gerente do programa é a pessoa que o agrupa.

2. Existe Incerteza … Trate com isso

Os programas são inerentemente incertos. Embora você possa saber qual é o panorama geral, é apenas uma declaração de visão quando você começa.

O caminho exato de como chegar lá e quais projetos serão necessários nos próximos cinco anos … bem, isso é algo que você tem que resolver quando você for.

Você começará com o planejamento detalhado do que você sabe e crie uma imagem de como abordar o resto a medida que você se aproxima. Amplie progressivamente seus horizontes de planejamento e entrega até que você não possa ir mais longe.

Bloqueie o tempo em intervalos regulares para planejar os próximos passos. Você também pode usar essa oportunidade para garantir que você ainda esteja no bom caminho para entregar o valor comercial.

3. Cuidado com o Burnout

Enquanto um projeto acabou em um ano ou mais, os programas podem se estender de uma vez por outra. O trabalho de desmantelamento nuclear no site Sellafield do Reino Unido tem marcos de entrega até 2025 e além, por exemplo.

Os gerentes de programas precisam proteger sua equipe contra burnout. Você não pode trabalhar na melhor velocidade por esse período de tempo, para garantir que os membros da equipe tenham tempo de inatividade adequado. Este deve ser ambos os períodos de tempo mais silencioso no trabalho com menos entregas e tempo adequado para o escritório para férias.

Gerencie a licença doente de perto, assista seus relatórios de horas extras e fique atento ao fato de que o bem-estar de sua equipe é primordial se você quiser reduzir o desgaste e manter suas pessoas talentosas durante a vida do programa.

4. Você precisa gerenciar o ritmo

Quando você entrega um programa com uma data de conclusão distante, você precisa administrar o ritmo do trabalho. É difícil manter o impulso ao longo de vários anos, de modo que seu papel de gerente de programa é fazer malabarismos com as prioridades e os projetos, de modo a que sejam gerados resultados mensuráveis ​​regularmente.

Misture as vitórias rápidas e o progresso constante para os objetivos da imagem maior. Isso ajuda a equipe a ver que você está avançando e garante que há algumas histórias de sucesso a curto prazo para compartilhar para manter a motivação alta. Finalmente, ajuda os investidores e o time de gerenciamento executivo a ver que há progresso em andamento.

5. Treine sua equipe para o sucesso

Os programas geralmente oferecem algo novo, único ou transformador para a organização. Um dos desafios de trabalhar nesse tipo de iniciativa é que você provavelmente não possui as habilidades internas para poder completar todas as tarefas e projetos necessários.

Isso está certo e esperado. O seu trabalho como novo gerente de programa é garantir que você possa melhorar, treinar e desenvolver as pessoas que você possui para que juntas você possa atender a todos os requisitos de recursos.

Pode haver algumas áreas em que você só precisa de um determinado recurso por um período limitado. Por exemplo, você não vai treinar um de seus funcionários em como ser um motorista de caminhão de empilhadeira se essa é uma habilidade que você precisa por apenas uma semana, descarregando uma entrega de algo. Mas se você está transformando a forma como a presença on-line da sua empresa é gerenciada, provavelmente seria valioso ter habilidades de desenvolvimento de sites em casa, além de alguma experiência em mídia social ou otimização de mecanismos de pesquisa. Estas são as habilidades que o negócio irá confiar em longo prazo.

Faça a decisão sobre qual destes você precisa incorporar na equipe e quais devem ser terceirizados. Em seguida, assegure-se de que seu programa possa oferecer as tarefas de treinamento e recrutamento necessárias para estar preparado para gerenciar as saídas conforme cada projeto oferece.

6. Governança é mais complexa

Se você veio de um plano de fundo de gerenciamento de projetos, a governança não será uma surpresa para você. É a forma como as estruturas de projetos e programas são organizadas e controladas para garantir que a tomada de decisões seja feita da maneira correta e que as pessoas certas estejam envolvidas. É crucial garantir que o trabalho esteja sendo progredido de uma forma que se encaixa no caso geral de negócios e que ajude a manter as pessoas responsáveis.

A governança também é a forma como o Escritório de Gerenciamento de Projetos e os executivos seniores podem garantir que o programa esteja no bom caminho para entregar os benefícios - e fornece uma rota formal para fechar projetos ou um programa inteiro se pudermos mostrar que esses benefícios não será mais alcançado.

A governança é mais complexa em um ambiente de programa do que em um ambiente de projeto.Os conselhos de projetos e os grupos de direção normalmente possuem uma associação de nível exec. Isso é esperado porque o resultado final de um programa normalmente é transformação de negócios.

Os programas também têm um impacto no processo comercial como de costume e nas operações diárias da organização, de modo que o investimento é normalmente significativo, com impacto P & L. Isso também exige um nível de supervisão potencialmente maior do que um projeto de capital.

Simplifique a governança do programa para o seu programa, garantindo que você tenha as pessoas certas nas funções de tomada de decisão e tendo responsabilidades claras para as pessoas na equipe.

7. O planejamento é muito mais difícil …

Planejar um programa é mais difícil do que planejar um projeto porque há muito mais partes móveis, mas você poderia argumentar que é mais divertido também!

Normalmente, os gerentes de projeto que estão envolvidos no programa juntarão seus planos de projeto. Em seguida, a equipe de gerenciamento do programa atende e sob sua direção como gerente do programa, os planos são integrados.

Isso é fácil de dizer, mas não é tão fácil de fazer. Exige identificar as dependências entre projetos e tarefas do projeto. Isso obriga você a analisar os requisitos de recursos para todo o programa e a fazer malabarismos em atividades para se adequar à disponibilidade de pessoas-chave. E também não é uma tarefa única.

Uma vez que o seu plano de programa integrado é montado, você pode acompanhá-lo em um gráfico de Gantt ou em outra ferramenta de software. À medida que seus gerentes de projeto acompanham seus projetos em tempo real, você terá que fazer ajustes no plano do programa, mantendo todos informados sobre as mudanças e explicando o que isso significa para sua área de trabalho.

8 … Mas você não precisa planejar cada linha

Como gerente de programa você confia em seus gerentes de projeto para fazer o planejamento detalhado. Não é prático ou desejável que você esteja rastreando um plano com milhares e milhares de tarefas.

Você precisa de uma visão enrolada e de alto nível dos projetos, com detalhes suficientes para mostrar se algo vai ter um impacto no nível do programa.

A maneira mais fácil de fazer isso é com aplicativos de software dedicados (estas 10 ferramentas comprovadas de software de projeto e programa são um bom lugar para começar). Tentando gerenciar seu programa de vários milhões de dólares em uma planilha não será fácil.

9. Você precisa melhorar sua delegação

Por muito bom que você esteja delegando, estar em uma função de gerenciamento de programas significa que você precisa se melhorar ainda mais.

A boa notícia é que você deve ter uma equipe de gerentes de projeto, e você pode até ter um dedicado Escritório de Gerenciamento de Programas para apoiar sua mudança transformadora.

A má notícia é que você não pode!

Há muito trabalho a fazer em um programa e configurá-lo para garantir que todas as partes móveis se movam no momento certo é um grande esforço. Você não pode fazê-lo sozinho e não deve tentar. Saiba quanto tempo você precisa para iniciar o programa e, em seguida, assegure-se de que você tenha um time no lugar para apoiá-lo.

Se você não tem ninguém no seu Office de Gerenciamento de Programas, peça que alguém seja destacado na equipe de gerenciamento de programas. Há muito para eles fazer: alguém em uma função de coordenação do projeto seria perfeitamente colocado para entregar a coordenação necessária ao nível do programa, libertando você para se envolver com as tarefas estratégicas.

10. Não tenha medo de conflitos

Existem muitas vertentes de programas. De projetos com partes interessadas difíceis para parecer prazos inatingíveis, todos os dias vai dar-lhe oportunidades de conflito. Cuidado com as coisas que perturbam o desempenho do projeto e esteja preparado para intervir quando necessário para evitar uma situação de conflito antes de começar.

Qual dessas 10 coisas veio ser uma surpresa para você? Compartilhe seus pensamentos sobre o gerenciamento de programas no seu canal de mídia social favorito!