Guia de Planejamento de Contingência de Pequenas Empresas

Um plano de contingência bem pensado pode significar a diferença entre a sobrevivência e o fracasso de sua empresa se ocorrer desastre. Um incêndio, uma inundação, uma falha do disco rígido ou um roubo de dados - qualquer ou todos estes poderiam colocar seu negócio fora de serviço. Tomar o tempo para fazer algum planejamento de contingência empresarial ajudará a garantir que sua empresa possa retomar as operações no menor tempo possível.

Use o seguinte guia para criar um plano de desastre para sua empresa.

Para criar um Plano de Contingência Empresarial:

1) Determine quais são os principais riscos para sua pequena empresa.

É roubo de dados? Inundações? Tremor de terra? Determinar quais tipos de desastres são mais prováveis ​​ajudará você a concentrar seu plano de contingência e não perder tempo e dinheiro se preparando para algo que é muito improvável que aconteça. Não é conveniente planejar como se recuperar de um terremoto, por exemplo, se sua empresa não estiver localizada em uma zona de terremoto.

2) Prepare um plano de evacuação.

Examine-o com pessoal e publique-o de forma visível em toda a sua empresa. Como a equipe saberá que precisa evacuar? O que eles devem fazer quando são notificados de uma evacuação? Quais rotas estão disponíveis fora do (s) edifício (s)? Para onde as pessoas se encontram fora do (s) edifício (s)? Quem é responsável por verificar se todos estão fora com segurança?

3) Crie um sistema de ventilação de comunicações.

Se algo acontecesse no seu negócio, quem seria responsável por notificar cada pessoa que trabalha lá? Assegure-se de que as listas de contatos de telefone e e-mail estão atualizadas e que as pessoas responsáveis ​​por entrar em contato com outras pessoas têm listas impressas, pois todas as tecnologias falham mais cedo ou mais tarde e, geralmente, no momento mais inconveniente.

Também decidir quem será responsável por se comunicar com o público e como (atualizando o site comercial, publicando em mídias sociais, comunicados de imprensa, placas nas janelas, anúncios de rádio, etc.)

4) Certifique-se de que você esteja Os kits de emergência no local estão completos e atualizados.

Esta lista de verificação do Kit de primeiros socorros de emergência para empresas mostra exatamente quais kits de primeiros socorros para pequenas empresas precisam conter. Dependendo de quais tipos de desastres possam acontecer na sua área, você pode querer adicionar outros suprimentos. Por exemplo, um galão de água por pessoa por dia é um dos suprimentos recomendados nesta lista de suprimentos de emergência para a loja de varejo.

5) Execute medidas agora para proteger os dados da sua empresa.

Os dados da sua empresa são o seu bem mais valioso. Se fosse roubado ou destruído, sua empresa seria capaz de rapidamente se levantar e correr novamente ou mesmo continuar? 6 Regras de proteção de dados explica como você pode ter a tranquilidade de saber que os dados da sua empresa estão protegidos e serão acessíveis novamente rapidamente.A proteção de dados é uma das muitas vantagens de mudar sua empresa para a computação em nuvem.

6) Certifique-se de que sua empresa possui seguro adequado.

O seguro de incêndio é o tipo que vem à mente, mas o fogo certamente não é o único desastre possível que sua pequena empresa poderia experimentar.

Além de outros desastres físicos óbvios, como inundações ou danos causados ​​pelo vento, considere os danos que poderiam resultar do roubo, por exemplo. E, em seguida, há o fator de responsabilidade potencial se sua pequena empresa estiver envolvida em atividades que possam abrir você para ações judiciais.

Escolhendo o tipo apropriado de seguro para cobrir seus riscos e ter uma cobertura de seguro boa e atualizada irá percorrer um longo caminho para obter o seu pequeno negócio em funcionamento novamente se ocorrer um desastre.

7) Decida o que seria absolutamente essencial para que sua pequena empresa comece a funcionar de novo se um desastre de negócios fechou você e tome medidas para garantir que esses itens essenciais estejam disponíveis rapidamente.

No caso do nosso negócio primário, desenvolvimento de TI, basicamente precisamos de nossos dados de negócios e um computador ou dois e podemos estar de volta a funcionar (consulte Backup de dados são os melhores programas de proteção e software de backup).

Sua pequena empresa pode precisar de mais pessoas e materiais antes que ela possa ser reaberta. Quais pessoas são fundamentais para suas operações? Você precisa de equipamentos específicos? Talvez um acordo possa ser feito com outro negócio que tenha o equipamento que você precisa. Você precisaria de certos suprimentos? Descubra agora quem seria o fornecedor alternativo ou carregadores.

8) Conheça seus vizinhos.

Abrir as linhas de comunicação com os empresários em torno de você pode realmente beneficiar seu planejamento de contingência empresarial. Deixe-os saber o que você espera fazer e veja se você pode envolvê-los. Você pode compartilhar os custos de algumas despesas relacionadas ao planejamento de contingência ou fazer acordos de tit-for-tat para ajudar uns aos outros em caso de desastre.

9) Verifique os programas e recursos locais.

Sua cidade ou cidade pode ter planos de contingência / planos de resposta a desastres no local ou fornecer recursos que facilitem a sua colocação no seu plano. Por exemplo, a cidade de Ottawa oferece informações sobre a preparação para emergências para as empresas de Ottawa em seu site e oferece oficinas de treinamento sobre o tema. Veja o que está disponível na sua cidade antes de começar a escrever seu próprio plano de desastre de negócios.

10) Junte tudo.

Ao trabalhar com o seu plano de contingência, junte todas as peças em forma impressa. (As cópias digitais são agradáveis, mas não são muito úteis se a energia desaparecer e / ou dispositivos digitais não podem ser usados.) Uma pasta de três anéis funciona bem. Inclua o plano de evacuação da sua empresa, plano de comunicação, informações sobre kits de emergência e apólices de seguro, medidas de proteção de dados e itens essenciais de operação, bem como detalhes de quaisquer arranjos que você fez para manter ou começar a funcionar novamente.

11) Mantenha seu plano de contingência empresarial a mão.

Por último, mas não menos importante, você deseja garantir que você mantenha seu plano de desastre em um lugar facilmente acessível e certifique-se de todos os que precisam saber onde é conhece sua localização. Você também deve atribuir uma pessoa e um segundo para apanhar o plano de contingência empresarial no caminho para fora se o desastre do negócio precisar sair das instalações.

12) Use seu site de negócios e suas mídias sociais

Seu site de negócios e plataformas de redes sociais como Facebook, LinkedIn e Twitter são excelentes maneiras de se comunicar com clientes e parceiros de negócios em caso de emergência. Não deixe seus clientes se perguntar se você está aberto ou não quando ocorre um desastre - uma publicação rápida no Facebook pode mantê-los atualizados.

O Plano de Contingência Empresarial paga

É fácil adiar o planejamento de contingência empresarial. Sempre há "crises" imediatas que exigem nossa atenção. Mas, como é significativo, eles são realmente comparados a um evento que encerra seu negócio por horas, dias ou semanas? Tomar o tempo para preparar um plano de contingência empresarial terá uma grande recompensa se o desastre for atingido.