Plano corporativo de comunicações para benefícios dos empregados

Os seus funcionários sabem quais os benefícios que sua empresa fornece? Você comunica isso aos funcionários existentes ou é algo que eles só vêem durante o recrutamento e o onboard? Você tem um plano de comunicação de benefícios para mantê-los atualizados para que eles não sejam atraídos pelos concorrentes?

Quão bem a sua empresa informa os benefícios dos empregados?

De acordo com o ADP HR / Benefícios Pulse Survey em Employee Benefit Tools , 80% dos tomadores de decisão de recursos humanos pensam que é importante que os funcionários compreendam suas opções de benefícios completos.

Infelizmente, eles estimam que apenas cerca de 60% de seus funcionários fazem isso. Isso indica uma quebra entre as expectativas dos líderes de RH e a realidade de que muitos funcionários não entendem o valor de seus benefícios patrocinados pelo empregador.

Alterando uma variedade de benefícios para funcionários

Os empregadores gastam uma grande quantidade de tempo e dinheiro garantindo que seus funcionários tenham os melhores benefícios possíveis. Tudo faz parte de garantir que os funcionários sejam felizes e saudáveis ​​para serem produtivos no trabalho. Com base na pesquisa mais recente, as organizações nos EUA gastam cerca de US $ 0. 43 por cada dólar de folha de pagamento apenas para benefícios de funcionários, incluindo saúde, odontologia, visão e seguro de prescrição, seguro de vida, fundos de aposentadoria, opções de compra de ações, tempo de desconto pago e programas de assistência aos funcionários.

Estes números nem levam em consideração as muitas outras vantagens e benefícios que as empresas investem para melhorar o local de trabalho.

Por exemplo, é difícil colocar uma figura no valor que o agendamento flexível, programas de desconto corporativo e roupas de trabalho casual têm para funcionários.

A Sociedade para o Gerenciamento de Recursos Humanos divulgou o relatório de pesquisa de 2016 Employee Benefits, que compila 20 anos de dados de benefícios para funcionários.

O relatório destaca que, em comparação com a década de 1990, os empregadores estão fornecendo um pacote de benefícios muito mais rico para os funcionários do que nunca - como resultado de tentar aumentar as taxas de retenção e melhorar os esforços de recrutamento em uma competição mercado. O SHRM descobriu que:

• Em apenas 2015, a porcentagem de empresas que oferecem acordos de poupança de saúde aumentou de 43% para 50%.
• 72 por cento das empresas fornecem acesso a informações e serviços de bem-estar on-demand, em comparação com 54 por cento na década de 1990.
• Mais empresas oferecem bônus financeiros, como bônus de referência e bonificações de login do que cinco anos anteriores.
• 88 por cento das organizações investem em associações profissionais para funcionários, em comparação com apenas 65 por cento 20 anos atrás.
• Quase 60 por cento das empresas agora oferecem algum nível de teletrabalho em 2016; Em 1996, esse número era de cerca de 20%.

O problema é que as empresas não estão fazendo o suficiente para comunicar o valor dos programas que podem medir para que os funcionários entendam. Eles geralmente limitam seus esforços de comunicação em momentos específicos, como durante o recrutamento, a bordo ou os períodos de inscrição aberta.

Métodos de comunicação dos benefícios dos empregados

A boa notícia é que, no mundo direcionado pela tecnologia de hoje, existem várias maneiras de comunicar os benefícios dos funcionários com sua força de trabalho.

É importante notar que cada empregador desejará avaliar como os funcionários preferem ser comunicados e depois desenvolver planos para explorar esses recursos ao criarem comunicações. Continue lendo para aprender algumas das diferentes maneiras pelas quais os empregadores compartilham informações do plano de benefícios com os funcionários.

Documentação impressa e de marketing

De uma página impressa para campanhas de marketing em grande escala, muitas empresas recorrem a documentação escrita e impressa para compartilhar informações de benefícios do grupo de funcionários. Isso pode ser muito eficaz porque a informação pode rapidamente ser divulgada a todos os funcionários em qualquer época do ano. As comunicações de marketing também podem ser reforçadas durante os horários de pico, como a inscrição aberta e o processamento onboard de funcionários. Além disso, a documentação escrita e impressa da informação de benefícios pode ser editada conforme os planos de benefícios mudam.

É importante notar que toda a documentação escrita deve incluir o acesso ao plano de explicações detalhadas dos benefícios fornecidos pelos administradores do plano. Crie um conjunto de documentos de benefícios impressos para funcionários que incluam horários tarifários e valores de cobertura; e um conjunto separado de documentos que são projetados para fornecer informações de benefícios básicos aos candidatos antes de serem recrutados para emprego. Se o seu local de trabalho é multicultural, você também pode querer criar um conjunto de documentos que sejam traduzidos para outros idiomas para facilitar a comunicação de benefícios para todos os funcionários.

Reuniões de informações de benefícios

Seja administrado de forma informal ou através de sessões formais facilitadas por seus administradores de planos de benefícios, as reuniões de benefícios podem ser uma forma eficaz de obter informações sobre o plano e as perguntas respondidas rapidamente. Torne uma política de que todas as novas contratações tenham a chance de conversar com um administrador do plano de benefícios antes de selecionar os benefícios para o próximo ano.

Seu administrador de benefícios no local também pode estar disponível para agendar reuniões com funcionários se eles tiverem perguntas específicas sobre como usar seus benefícios. Isso pode ser especialmente importante se houver problemas de reivindicações. Durante a inscrição aberta, certifique-se de que a equipe administrativa do seu plano também esteja disponível para realizar conversas para destacar as atualizações importantes do plano de benefícios e incentivar mais funcionários a participar da oferta do grupo.

Métodos de comunicação digital

Agora vivemos em um mundo onde a comunicação digital tornou-se a norma. A comunicação digital inclui e-mails, mensagens de texto, mensagens instantâneas, aplicativos móveis e muito mais. Considere como você pode obter informações de benefícios para seus funcionários regularmente para lembrá-los de todas as vantagens que eles têm disponíveis para eles.

Por exemplo, durante a primeira parte do ano, muitos de seus funcionários estarão pensando em ficar em forma ou atingir metas importantes para a saúde. Use este tempo como uma oportunidade para compartilhar informações sobre o programa de bem-estar da empresa ou como a empresa está empenhada em ajudar os funcionários a parar de fumar.

Durante os meses de verão, você pode querer apresentar informações sobre como se manter seguro e cobertura de benefícios familiares. A inscrição aberta pode ser um ótimo momento para compartilhar informações sobre os novos benefícios que os funcionários têm acesso e incluir informações sobre como eles podem aprender mais. Uma boa regra geral ao usar a comunicação digital é manter mensagens breves e diretas ao ponto.

Portáteis de Benefícios Corporativos e Websites

O estudo ADP informou que nove das dez grandes empresas e sete em dez empresas de médio porte têm um portal de benefícios baseado na web para hospedar informações e recursos de benefícios para funcionários. Esta é uma maneira segura para os empregadores compartilhar informações e instruções de benefícios importantes para se inscrever nos planos de benefícios. Os sites de benefícios devem ser criptografados ao mais alto nível possível e projetados com um processo de logon único para proteger informações pessoais de saúde e outros dados, bloqueados por trás das credenciais do usuário.

Aproveitar ao máximo um portal de sites para comunicação de benefícios pode incluir:

• Configurando um sistema simples para acessar o portal on-line e através de dispositivos móveis
• Adicionando conteúdo valioso que se relaciona com os benefícios e metas de bem-estar dos funcionários < Fornecimento de um número de contato central onde os funcionários podem obter ajuda ao vivo
• Compartilhar atualizações e planejar documentos que podem ser baixados sob demanda
• Vincular o site de benefícios à intranet da empresa
• Garantir que o site seja compatível com 508 para que todos Os usuários têm acesso
• Incluem conteúdo que é fácil de traduzir para outros idiomas
• Adicionando um glossário de terminologia de benefícios básicos e uma biblioteca de tópicos de benefício
• Comunicações de redes sociais

As redes sociais também podem ser um meio muito eficaz de se comunicar com os benefícios dos empregados. Muitos funcionários acham que essa é uma maneira amigável de se comunicar com a RH. Cada empresa deve ter acesso à sua própria página comercial ou pelo menos criar uma para fins de comunicação de atualizações importantes, incluindo informações sobre os planos de benefícios.

Selecione a partir de uma das principais redes de redes sociais, como Facebook ou Twitter para esse fim. Esses sites de redes sociais permitem a maior quantidade de compartilhamento e opções de conteúdo. Atribua um administrador de benefícios e um membro da equipe de marketing para trabalhar em conjunto para criar mensagens de benefícios que incentivem a participação nos planos do grupo. Compartilhe dicas de saúde e bem-estar, dicas de responsabilidade financeira e atualizações de períodos de inscrição. Inclua histórias de sucesso e fotos de funcionários que atendam seus objetivos de bem-estar.

Declarações de indemnização total

Para ter um impacto maior na comunicação de benefícios, é aconselhável que sua empresa envie pelo menos uma declaração anual de remuneração total para todos os funcionários.Este é um documento que é organizado por salário, benefícios e outras vantagens que a empresa oferece aos funcionários. É um documento escrito que mostra em preto e branco o quanto a empresa está investindo em todos os funcionários.

Como evidenciado pela pesquisa, muitos funcionários não percebem o quanto o local de trabalho os beneficia para que uma declaração de compensação total possa criar um diálogo significativo entre você e os funcionários. Se você não tem certeza de como criar uma recompensa total ou declaração de compensação, trabalhe com um fornecedor de terceiros para organizar todos os seus dados em um documento central. Forneça uma cópia do snail mail da declaração de compensação total, bem como uma cópia digital que você possa enviar por e-mail para os funcionários. Saiba mais sobre as declarações de compensação total aqui.

Pensamentos finais sobre boas práticas de comunicação de benefícios

As dicas acima são apenas alguns exemplos de maneiras de melhorar sua comunicação em torno dos benefícios dos funcionários. Lembre-se, não assuma que os funcionários sabem automaticamente o quanto a empresa investiu em seu bem-estar.

Assim também, não assuma que eles entendem mesmo a terminologia de benefícios básicos. Ao se comunicar com seus funcionários, mantenha as coisas simples e em termos que eles possam entender. Se houver conceitos complexos que precisem de mais explicações, use seu portal para criar um glossário de terminologia que eles possam rever quando necessário.

É importante planejar o mais cedo possível antes dos períodos de pico de inscrição, a fim de aumentar as chances de que os funcionários compreendam seus benefícios. Use uma variedade de meios porque cada geração e cultura absorvem a informação de forma diferente.

Procure apoio do administrador do seu plano de benefícios ao reunir materiais adicionais, incluindo materiais de marketing e documentos de resumo do plano. Seja criativo e mantenha os benefícios dos empregados amigáveis. Ao seguir o conselho acima, você terá mais sucesso na transferência do valor dos benefícios para seus funcionários para que eles aproveitem essas vantagens de emprego.