Guia do Empregador de Compensação de Empregados Tributários

Quando se trata de calcular a renda tributável para nossos funcionários, pode ser difícil classificar o que é tributável para os funcionários e o que não é. Parece que todo tipo de renda é tributável, mas isso não é necessariamente verdadeiro. Este artigo analisa os tipos de pagamentos que uma empresa faz aos funcionários, quais desses pagamentos são tributáveis ​​e quaisquer exceções. Também responde perguntas sobre o valor dos benefícios e a retenção de benefícios.

O salário do empregado e os benefícios que são tributáveis ​​devem ser incluídos no Formulário W-2, na Declaração de salários e impostos do empregado. O formulário W-2 é uma forma complicada, e muitos tipos de renda estão incluídos.

Esta discussão é geral e não se destina a dar-lhe todos os detalhes de situações específicas. Os regulamentos do IRS para remuneração e benefícios dos empregados tributáveis ​​são complicados, e existem muitas limitações e exclusões. Veja as informações no final deste artigo se você quiser digitar os detalhes de qualquer um desses itens.

Pagamento e benefícios tributáveis ​​

Todos os pagamentos pagos pelo seu negócio aos empregados são tributáveis, incluindo salários e salários, dicas, comissões e honorários, benefícios e opções de compra de ações. Além disso, todos os benefícios que você fornece aos funcionários. Aqui estão mais alguns detalhes

O rendimento bruto do empregado é tributável para o empregado, incluindo o pagamento de horas extras para funcionários não exentos e certos empregados isentos de baixa renda.

Todos renda de ponta. A receita de dica está incluída com todas as outras receitas nas caixas relevantes no Formulário W-2. Observe que as dicas alocadas (as determinadas por uma fórmula para todos os funcionários com gorjeta) devem ser mostradas na Caixa 8, mas não em outros itens de renda.

Comissões de empregados estão incluídas no lucro tributável. Se um funcionário recebeu comissões antecipadas por serviços a serem realizados no futuro, essas comissões são, na maioria dos casos, tributáveis ​​quando recebidas pelo empregado.

Se um empregado estiver usando um carro da empresa para fins comerciais, a quilometragem pessoal gerada pelo empregado é tributável como benefício. Você pode dar ao empregado um subsídio para uso comercial do carro, e esse subsídio não é tributável.

Opções de ações podem ser tributáveis ​​aos empregados quando a opção é recebida, ou quando é exercida, ou quando o estoque é descartado. Leia mais sobre como as opções de estoque são tributadas.

Benefícios tributáveis ​​e outros pagamentos

Todos benefícios dos empregados são tributáveis, exceto as partes dos benefícios que o empregado paga. Por exemplo, se sua empresa e o empregado compartilharem o custo dos prêmios de cuidados de saúde, a parte do empregado do custo não é tributável para o empregado.

Bônus, prêmios e brindes aos empregados são geralmente tributáveis ​​para o empregado.Isso inclui cartões de presente e itens em feriados. A excepção é de minimis (pequenos) pagamentos pagos aos empregados numa base infrequente.

Alguns itens não tributáveis ​​

Benefícios do trabalhador não são tributáveis ​​para os funcionários.

Os benefícios de transporte e transporte das empresas para seus funcionários normalmente não são tributados. Há exceções e limites, então leia mais sobre como esses benefícios de deslocamento e transporte funcionam, incluindo benefícios para ciclismo, estacionamento e transporte público.

As refeições fornecidas aos funcionários não podem ser tributáveis ​​se forem pequenas e raramente fornecidas. O IRS tem regras complicadas sobre o que as refeições fornecidas pelo empregador são e não são tributáveis.

O custo de até US $ 50.000 de cobertura de seguro de vida a termo de grupo fornecido aos funcionários não está incluído na sua receita. Os custos do seguro de vida pagos pela sua empresa com mais de US $ 50 000 são tributáveis ​​aos empregados. Este custo está incluído na Caixa 1 e na Caixa 12 como uma das opções.

Benefícios de assistência educacional menos de $ 5, 250 pagos aos empregados em um ano civil não são tributáveis ​​para o empregado se forem fornecidos como parte de um programa de assistência educacional qualificado. Para obter mais informações sobre programas de assistência educacional, consulte a publicação 977 do IRS.

Os benefícios para condições de trabalho geralmente não são tributáveis. Estes são produtos ou serviços fornecidos pelo empregador para que os funcionários os ajudem a trabalhar.

Estes benefícios incluem, por exemplo, ferramentas e equipamentos e uniformes.

As contribuições do empregador para um plano de aposentadoria qualificado pelo IRS para funcionários não são tributáveis ​​para o empregado no momento em que a contribuição é feita. Mas as retiradas dos planos de aposentadoria 401 (k) ou IRA estão sujeitas a impostos (tanto a contribuição do empregador como a contribuição do empregado).

Retenção para Pagamento e Benefícios de Empregados Tributários

Apenas para tornar as coisas mais complicadas, você deve reter os impostos de renda federais e estaduais de salários e benefícios tributáveis. Além disso, você deve reter os impostos FICA (Segurança Social e Medicare) de alguns, mas não todos esses benefícios. A publicação 15-B do IRS enumera todos os benefícios aplicáveis ​​e a retenção deve ser tomada.

Qual é o valor desses benefícios?

O valor do pagamento é bastante fácil de determinar, mas e o valor de um presente ou de uma refeição ou um benefício de transporte? Avaliar alguns desses benefícios que são tributáveis ​​aos funcionários pode ser complicado. O IRS possui uma regra de avaliação geral que é usada para determinar o valor da maioria dos benefícios adicionais. Normalmente, o valor é o valor justo de mercado; ou seja, qual é o preço em uma transação de longa duração.

Aqui está um exemplo? Qual é o valor do uso de um empregado das instalações de fitness da empresa? Provavelmente é o custo de uma associação se as instalações estivessem operando com fins lucrativos.

Estes pagamentos são dedutíveis para o meu negócio?

A maioria dos pagamentos que você faz aos funcionários e aos benefícios dos funcionários são despesas comerciais dedutíveis para sua empresa.Este é um trade-off entre os pagamentos e os benefícios que são dedutíveis ao negócio e tributáveis ​​ao empregado. Por exemplo, se você fornecer um laptop para um empregado, o uso comercial deste item é dedutível para você como empregador. Qualquer uso pessoal é tributável para o empregado.

Quem é um funcionário para esses propósitos fiscais?

Esta informação é para ajudar os empresários a entender o salário e os benefícios tributáveis ​​para os funcionários. Não inclui pagamentos a empreiteiros independentes, exceto pagamento direto para serviços.

Certos accionistas da corporação do Subcapítulo S não são considerados empregados para efeitos de tributação do salário e dos benefícios. O IRS diz:

Um acionista de 2% é alguém que detém, direta ou indiretamente (a qualquer momento do ano) mais de 2% das ações ou ações da corporação com mais de 2% do poder de voto. Trate um acionista de 2% como faria com um parceiro em uma parceria para fins de benefícios adicionais, mas não trate o benefício como uma redução nas distribuições para o acionista de 2%.

Para obter mais informações

Você pode encontrar informações mais detalhadas sobre o status fiscal de vários benefícios dos empregados na publicação 15-B do IRS e a publicação 525 do IRS tem mais detalhes sobre a remuneração e os impostos dos funcionários.