Confira sua confiança de chefe com um plano de gerenciamento de risco

Você sabe que meio franzir a testa que você às vezes recebe do seu gerente quando fala sobre seu projeto? Aquele que diz: "Eu não me sinto tão confiante com isso como você obviamente faz. "Essas expressões faciais são algo a evitar.

Os melhores gerentes de projeto têm a confiança total de seu gerente de linha e patrocinador do projeto. Os executivos por trás de seus projetos acreditam quando eles dizem que precisam de financiamento extra, mais recursos ou ajudam a resolver um problema.

Quando você está trabalhando em situações de risco, você precisa do kit certo. Como um caminhante com uma mochila de cordas e crampins, você também precisa de ferramentas para lidar com o risco do projeto.

Você pode aumentar a confiança do seu gerente em seu projeto com um plano de gerenciamento de riscos. Um processo simples de 5 etapas pode transformar enormemente a forma como seu chefe vê seu projeto (e você). Mas antes de continuar a dizer-lhe isso, vamos atualizar o básico.

O que é o gerenciamento de riscos no gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de riscos na gestão de projetos é o processo de identificação, avaliação e resposta aos riscos do projeto.

Os riscos do projeto são coisas que podem afetar o projeto (positivamente ou negativamente, mas geralmente as pessoas interpretam o risco como eventos que teriam um impacto negativo no projeto).

Se o seu projeto é grande ou pequeno, ele terá riscos associados a ele. Estes poderiam ser qualquer coisa do risco de o desfile da sua escola ter sido levado ao risco de um aumento de preços para um componente crítico da sua nova placa de circuito.

O risco do projeto, se não for gerenciado corretamente, pode tornar mais difícil o seu projeto com sucesso. Os riscos não controlados podem adicionar tempo à sua agenda, trabalhar para o seu tempo e dinheiro para o seu orçamento. Os gerentes ficam nervosos sobre esse tipo de coisa. Tudo isso pode ser evitado com um plano de gerenciamento de risco.

Planejamento de Gerenciamento de Riscos

Um plano de gerenciamento de riscos é uma ótima maneira de aumentar a sua própria confiança na capacidade de sua equipe de projeto para entregar - e isso se aprofunda para aumentar a confiança do seu gerente também.

Você quer que eles acreditem que você pode fazê-lo, e você quer que eles estejam cientes do que pode impedi-lo de entregar o projeto com sucesso. Um plano de gerenciamento de riscos é uma ferramenta perfeita para fazer isso.

E adivinha o quê? É realmente fácil começar.

Gerenciamento de risco do projeto é um processo simples de 5 etapas. Não vamos torná-lo mais complicado do que precisa ser. Isso é algo que você pode começar hoje, prepare-se para discuti-lo em sua próxima reunião e termine assim, já que alguém está escrevendo os minutos.

Um processo de gerenciamento de risco de 5 etapas

Como com tantas partes do gerenciamento de projetos, o gerenciamento de riscos é um processo. As 5 etapas são:

1. Iniciar
2. Identificar
3. Avaliar
4. Planejar respostas
5. Implementar

Se esses termos não significam muito para você agora, fique com isso - eu sou Vou explicar tudo.

Etapa 1: Inicie

Primeiro, você deseja configurar o contexto para o gerenciamento de riscos no ambiente de gerenciamento de projetos.

Provavelmente não há muito trabalho para fazer aqui porque alguém em sua empresa já preparou uma política de risco corporativa e tudo o que você precisa fazer é rastreá-la. Isso explicará a abordagem da empresa para o risco e pode até mesmo exigir os modelos que você precisa. Os modelos sempre o salvam de um emprego, então procure por eles também!

Mesmo que você não tenha uma política de risco corporativa, outra pessoa que gerencie projetos ao lado de você pode ter um plano de gerenciamento de risco do projeto que você pode copiar. Por que reinventar a roda? A reutilização de documentos é uma obrigação, se você quiser economizar tempo e fazer mais.

Use o que você descobriu para produzir um plano de gerenciamento de risco para seu projeto. Isso faz parte do seu plano geral de gerenciamento de projetos e fala sobre como você abordará o gerenciamento de risco em seu projeto.

Se você não sabe o que colocar nele, continue lendo! Os próximos passos lhe darão uma idéia melhor do que falar no seu plano de gerenciamento de riscos.

Isso melhora a confiança por: Mostrando ao seu gerente que você possui uma abordagem para lidar com incerteza em seu projeto e que você está gerenciando riscos ativamente.

Etapa 2: Identifique

Uma vez que você tenha uma abordagem descrita, você pode começar a trabalhar com ela.

Agora você identifica os riscos que afetarão seu projeto. Este é apenas um instantâneo no tempo e seu registro de risco é algo que você vai querer voltar repetidas vezes para garantir que algo novo seja colocado lá também.

Você pode identificar os riscos usando uma lista de controle de riscos comuns, entrevistando as partes interessadas no projeto (especialmente as partes interessadas difíceis, como geralmente têm muito a dizer sobre o que pode dar errado), sessões de brainstorming e usando seu senso comum.

Você está procurando coisas que possam causar problemas se alguma vez aconteceram. (Lembre-se, os riscos ainda não aconteceram. Problemas do projeto são coisas que já aconteceram.)

No entanto, você faz isso, você definitivamente deve envolver outras pessoas. Sozinho, você não terá toda a imagem e você acabará perdendo as coisas.

Os riscos podem e devem ser identificados por qualquer pessoa. Como gerente de projeto, seu trabalho é incentivar seus colegas a aumentar riscos com você, de modo que, como equipe, você possa fazer algo a respeito deles.

Todos os riscos identificados devem ser registrados no registro de risco. Se você tem um coordenador de projeto na equipe ou uma pessoa de suporte do projeto, então eles podem fazer isso. Caso contrário, faz parte das tarefas administrativas para você fazer.

Isso melhora a confiança por: Demonstrando que você está ciente dos principais riscos que podem afetar seu projeto e que você tem um meio no local para manter continuamente conscientes de novos riscos.

Passo 3: Avaliar

Os riscos são então avaliados quanto à probabilidade e ao impacto. Este artigo detalhado sobre como avaliar um risco de projeto cobre você para isso. Dê uma boa leitura se você não está familiarizado com o processo.

Como medida adicional, você também pode avaliar a proximidade, o que significa quão próximo é o risco que provavelmente acontecerá. Um risco com alta proximidade poderia ocorrer em breve. Um risco com baixa proximidade pode acontecer em algum momento no futuro distante. Isso pode dar-lhe outro fator para priorizar seu tempo e energia quando se trata de lidar com os riscos.

Isso melhora a confiança por: Garantir que seu gerente e todos na equipe tenham uma idéia clara do que aconteceria se algum desses riscos realmente se materializasse.

Passo 4: Planejar respostas

Agora chegamos à parte carnuda do seu plano de gerenciamento de risco. Nesta etapa, você descobre como gerenciar o risco identificando uma resposta apropriada.

Fazemos isso porque até agora tudo o que você tem é uma lista do que pode acontecer para lançar seu projeto fora do curso no futuro e quão grande seria um acordo. O que seu gerente quer saber em seguida é: o que você vai fazer sobre isso?

Geralmente, existem 4 coisas que você pode fazer para resolver e gerenciar um risco de projeto. Eles são:

• Evite
• Transferir
• Mitigar (i. E. Reduzir)
• Aceitar.

Estes são abordados em detalhes neste mergulho profundo em estratégias de resposta ao risco para risco negativo.

Alguns de seus riscos podem ter um resultado positivo. Por exemplo: existe o risco de você vender tanto do seu novo produto que você trava as linhas telefônicas. Isso seria um bom problema para ter, mas ainda é um risco que devemos planejar.

Há várias maneiras pelas quais você pode se preparar para um evento de risco positivo, incluindo:

• Exploit
• Compartilhar
• Melhorar
• Aceitar.

Estes são discutidos com mais detalhes neste artigo sobre estratégias de resposta ao risco para risco positivo.

Você precisará descobrir qual estratégia de resposta é a melhor para cada risco em seu registro. Por exemplo, você pode decidir que o risco de colapso do telhado da fábrica é algo que você simplesmente aceitará, pois não é provável que aconteça. No entanto, o risco de que a intoxicação alimentar absorva a metade da sua força de trabalho é algo que você está ativamente a mitigar ao reconciliar toda sua equipe de catering. Se aconteceu antes e na verdade é bastante provável, a menos que você faça algo sobre isso, você vai querer mitigar o risco.

Uma vez que a resposta é identificada e acordada, os proprietários de risco podem ser nomeados para realizar o plano de ação de gerenciamento de risco. Em outras palavras, você precisa de alguém para se responsabilizar por ver as tarefas que você concorda.

Isso melhora a confiança por: Mostrando ao seu gerente que você considerou o que fazer sobre as coisas que podem causar problemas para seu projeto e que você está colocando planos para reduzir a incerteza eo risco no projeto.

Etapa 5: Implementar

Seu plano de gerenciamento de riscos deve incluir agora quem será responsável por fazer as atividades de mitigação de risco para cada risco. Eles agora devem trabalhar com essas tarefas para que você esteja gerenciando ativamente os riscos abertos.

Isso melhora a confiança por: Demonstrando que você e sua equipe de projeto podem seguir o que você disse que faria.Ao informar o que você alcançou e os riscos que você atenuou, mostra à sua equipe de gerenciamento que você está falando sério sobre entregar e fazer o que é necessário para garantir o seu projeto contra problemas no futuro.

Uma vez que um risco passou - quando não é mais relevante porque aconteceu ou não pode mais acontecer - você pode fechá-lo de seu registro de risco.

Colocar este plano de gerenciamento de risco do projeto no local pode separá-lo de outros gerentes. Seu próprio chefe terá a evidência de que você pode pensar de forma estratégica e criativa sobre o que pode fazer com que seu projeto desapareça, e - o mais importante - faça algo sobre isso. Você será a pessoa que está gerenciando problemas antes de acontecer, varrendo os obstáculos e se preparando para qualquer coisa!

Ser visto como bom em gerenciar o risco do projeto é uma maneira infalível de ser visto como um par ou mãos seguras pelo gerenciamento. Você não precisa de muita experiência ou certificados para começar a gerenciar o risco do projeto com sucesso (embora existam qualificações formais no gerenciamento de risco). Este processo simples de 5 etapas em breve significará que o gerenciamento de riscos do projeto está incorporado nos planos do projeto.