Como fazer deduções de folha de pagamento no Canadá

Uma vez que você contratou pessoas para trabalhar para você, uma das suas responsabilidades como empregador é pagá-las corretamente. No Canadá, isso significa cumprir os requisitos da Agência de Receita do Canadá e fazer e remeter as deduções de folha de pagamento corretas. Este artigo irá guiá-lo através do processo de como fazer folha de pagamento no Canadá.

Como fazer folha de pagamento no Canadá

Como empregador canadense, há cinco etapas para executar a folha de pagamento:

1. Abertura e operação de uma conta de folha de pagamento com a Agência de Receita do Canadá (CRA).

2. Coletando informações exigidas dos funcionários, como seu número de seguro social (SIN) e um formulário TD1 federal e provincial preenchido.

3. Fazendo as deduções de folha de pagamento canadenses apropriadas do pagamento dos empregados por cada período de pagamento.

4. Remetendo essas deduções de folha de pagamento, juntamente com a participação do empregador nas contribuições do Plano de Pensões do Canadá (CPP) e os prêmios do Seguro de Emprego (EI), para a Agência de Receita do Canadá, conforme necessário.

5. Relatando as receitas e deduções de cada empregado no boletim T4 ou T4A apropriado e apresentando um retorno de informações no ou antes do último dia de fevereiro do ano civil seguinte.

Vejamos os detalhes, então.

Etapa 1) Abra e opere uma conta de folha de pagamento com a Agência de Receita do Canadá (CRA).

Você precisará de uma conta do programa de deduções de folha de pagamento da CRA para remeter suas deduções de folha de pagamento para a Agência de Receita do Canadá.

Se você já possui um número comercial e já se registrou para outras contas do programa CRA (como o GST / HST), você estará apenas adicionando uma conta de dedução de folha de pagamento às suas contas de programa existentes.

Se você já não possui um número comercial, você terá que obter um primeiro, o que você pode fazer de várias maneiras:

• inscreva-se online usando o contato do Serviço de registro on-line (BRO)
• a Agência da Receita do Canadá, pelo telefone, pelo telefone 1-800-959-5525
• por correio ou fax Formulário RC1, solicitação de número comercial para o escritório de serviços fiscais mais próximo (TSO) ou centro fiscal (TC)

Depois de ter um Número de empresa que você pode registrar para contas de programas através do serviço Business Registration Online (BRO), incluindo:

• deduções de folha de pagamento
• GST / HST
• imposto corporativo
• importação-exportação

Etapa 2) Recolher necessário informações de funcionários, como seu número de seguro social (SIN) e um formulário TD1 federal e provincial preenchido.

Como parte do processo de contratação, você deveria ter examinado o cartão SIN de cada novo funcionário e registrou o nome do funcionário e SIN exatamente como eles aparecem no cartão. (Lembre-se de assistir aos números de seguro social que começam com o número '9' quando você faz isso, porque este número sinaliza uma pessoa que você não pode contratar, ele ou ela não é cidadão canadense ou residente permanente e está autorizado para trabalhar apenas para um empregador específico com uma autorização de emprego válida emitida pela Cidadania e Imigração do Canadá.)

Você também deveria ter feito com que o novo funcionário preenchesse o Formulário TD1, Declaração de Créditos Tributários Pessoais apropriado, federal e provincial, que determina quanto tributo deve ser deduzido das receitas de emprego de uma pessoa.

Passo 3) Faça as deduções de folha de pagamento apropriadas do pagamento dos empregados por cada período de pagamento.

Adicione primeiro os benefícios tributáveis ​​do seu empregado.

Você fornece um funcionário com placa e hospedagem, o uso de um carro da empresa, estacionamento ou empréstimo com juros baixos? Qualquer coisa que você forneça a um empregado que não seja dinheiro pode ser considerada como um benefício tributável.

E se o salário de um empregado envolver benefícios tributáveis, estes devem ser adicionados à renda de um empregado por cada período de pagamento antes de fazerem deduções de folha de pagamento, porque a renda total determina o valor total que está sujeito às deduções de origem e o benefício tributável podem estar sujeitos a contribuições do CPP, prémios de IEE e deduções de imposto de renda, como qualquer outro rendimento.

O Guia da Agência de Receita do Canadá T4130, Guia do empregador - Benefícios e subsídios tributáveis ​​ fornece detalhes sobre como calcular o valor desses benefícios e quais os benefícios tributáveis ​​estão sujeitos ao GST / HST.

Então você está pronto para fazer suas deduções da folha de pagamento canadense. Geralmente, os empregadores precisam fazer as seguintes três deduções de programas governamentais do pagamento dos empregados:

1. Imposto de renda
2. Contribuições do Plano de Pensões do Canadá (CPP)
3. Prêmios de Seguro de Emprego (EI).

Você pode ter outras deduções de empregado específicas para sua organização, tais como benefícios de saúde prolongados, seguro de vida, planos de aposentadoria, etc.

1) Dedução de imposto de renda

Para descobrir quanto tributo de renda você precisa deduzir de pagamento de funcionários, você usa as tabelas provinciais ou territoriais para a província ou território em que o funcionário reporta trabalhar. A maneira mais fácil de fazer isso é usar a Calculadora Online de Deduções de Folha de Pagamento da Agência de Receita do Canadá, que calculará todas as outras deduções de folha de pagamento que você precisa fazer também.

No entanto, se você não pode usar a Calculadora Online de Deduções de Folha de Pagamento, todas as tabelas de dedução de folha de pagamento que você precisa estão disponíveis através da página de Pagamento da Agência de Receita do Canadá.

2) Dedução das contribuições do Plano de Pensões do Canadá (CPP)

Geralmente, você deve deduzir as contribuições do CPP se um empregado tiver mais de 18 anos e menor de 70 anos de idade, em emprego com direito a pensão, não desativado e não recebendo um CPP ou QPP (pensão do Quebec).

Você encontrará um link para as taxas de contribuições CPP, máximo e tabela de isenções e outras informações úteis sobre as contribuições do CPP nesta página do Plano de Pensões do Canadá da Agência da Receita do Canadá.

Se você é um empregador em Quebec

Observe que a província de Quebec tem seu próprio plano de pensão provincial, o Plano de Pensões do Quebeque (QPP), o Plano de Seguro Parental do Quebec (QPIP) e seu próprio imposto de renda provincial - < "Empregadores com empregados em Quebec têm que deduzir contribuições para o QPP em vez do CPP, se o emprego for pensionável no QPP.Os empregadores devem tomar deduções tanto para o QPIP quanto para a EI, se o emprego for assurable "T4001

Guia do empregador - Deduções de folha de pagamento e remessas (Agência de Receita do Canadá). Visite o site Revenu Québec para obter mais informações .

3) Prêmios de Dedução de Seguro de Emprego (EI)

Normalmente, você deduz as coimas de EI da remuneração dos empregados em cada dólar de ganhos seguráveis ​​até o máximo anual. A contribuição do empregado é de 1. 4 vezes a prêmio de AE Não há limite de idade para a dedução de prémios de EI. Quando as deduções do seu empregado atingem o valor máximo anual, você interrompe a dedução deles.

Consulte o gráfico da Agência de Receita do Canadá das tarifas do IAD e os máximos para determinar as deduções de EI para um determinado ano. Observe que há um gráfico separado para Quebec, que tem uma estrutura de taxa diferente.

Em 2017, os ganhos máximos seguráveis ​​anuais são $ 51, 300 e as deduções de folha de pagamento devem ser feitas em um Federa l Taxa de 1. 63% (1. 27% em Quebec) com um Prêmio Federal Máximo de Empregados Anuais de US $ 836. 19 (US $ 651, 51 em Quebec). O Prêmio de Empregador Federal Máximo de 2017 é de US $ 1, 170. 67 (US $ 912. 11 em Quebec).

Tal como acontece com outras deduções de folha de pagamento, você pode usar a Calculadora Online de Deduções de Folha de Pagamento da Agência de Receita do Canadá para calcular o montante de Seguro de Emprego que você precisa deduzir para qualquer período de pagamento.

Você também pode usar as tabelas fornecidas pela Agência de Receita do Canadá, Guia T4302, Tabelas de deduções de folha de pagamento e guia T4008, Tabelas suplementares de deduções de folha de pagamento ou calcule-as manualmente usando este método.

Alguns benefícios e pagamentos que você dá aos funcionários não estão sujeitos ao seguro de emprego; veja esta lista da Agência de Receita do Canadá.

Como empregador canadense, também pode haver situações especiais que afetam suas deduções de EI; consulte a página do Seguro de Emprego da Agência de Receita do Canadá para informações sobre tópicos como emprego fora do Canadá, pagamentos especiais e contratação de um membro da família.

Passo 4) Remova as deduções da folha de pagamento dos empregados, juntamente com as contribuições do empregador, para a Agência da Receita do Canadá.

Normalmente, a Agência de Receita do Canadá envia-lhe um formulário de remessa no correio cada vez que uma remessa de dedução da folha de pagamento é devida. No entanto, como um novo empregador canadense, você não terá um formulário de remessa para seu primeiro pagamento, então você precisará enviar um cheque ou ordem de pagamento a pagar ao Receiver General com o seu número comercial (BN) impresso na parte traseira para o centro fiscal apropriado.

Com este cheque ou ordem de pagamento, você precisa incluir uma carta que declara:

que você é um novo remetente,

• o período em que a sua remessa cobre,
• seu nome completo, endereço e empresa do empregador número de telefone; e
• seu número comercial.
• Os novos empregadores são classificados como remitentes regulares pela CRA, o que significa que você tem que remeter suas deduções para que a Agência de Receita do Canadá as receba no 15º dia do mês seguinte ao mês em que você fez as deduções.Mais tarde, uma vez que você estabeleceu um histórico de remessa, você pode se reclassificar como um remetente trimestral ou acelerado e ter que completar menos papelada.

Para obter mais informações sobre remessa, incluindo como corrigir erros de remessa de folha de pagamento, veja a página de dedução da folha de pagamento Remittante da CRA.

Passo 5) Complete todos os deslizamentos T4 e informações retornadas.

Por fim, como empregador, todos os anos você precisa preencher um T4 Slip para cada funcionário e preencher o formulário T4 Summary.

Você deve arquivar o retorno da informação T4 e entregar os boletos T4 aos funcionários no ou antes do último dia de fevereiro seguinte ao ano civil ao qual se aplica o retorno da informação.

Os deslizamentos T4 podem ser preenchidos eletronicamente usando o aplicativo T4 Web Forms da Agência de Receita do Canadá (que permite arquivar um para seis folhas T4 originais ou alteradas) ou preenchido on-line usando um formulário PDF T4 preenchível.

Para obter mais informações sobre os deslizamentos T4, consulte a página T4 - Information for Employers da CRA.

O formulário de resumo T4 também pode ser preenchido e arquivado eletronicamente. Você também pode arquivá-lo em papel, caso em que você precisará enviar o resumo original e os boletos T4 relacionados ao Centro de Tecnologia de Ottawa. Você encontrará um link para este endereço e as instruções de linha por linha para preencher o formulário de Resumo T4 seguindo o link no início deste parágrafo.

Mais informações sobre a execução de folha de pagamento no Canadá

Todos os registros de sua empresa, incluindo seus registros relacionados à folha de pagamento, devem ser mantidos em seu local de trabalho ou em sua residência no Canadá, a menos que a Agência de Receita do Canadá lhe conceda permissão para mantê-los em outro lugar.

Observe também que os registros comerciais e os documentos comprovativos "que são necessários para determinar suas obrigações e direitos fiscais" devem ser mantidos por um período de seis anos.

Falha em cumprir os requisitos de folha de pagamento canadense

As penalidades por incumprimento dos requisitos de folha de pagamento canadense variam de multas de $ 1 000 a US $ 25 000, prisão por até 12 meses ou uma combinação de ambos. A página CRA Penalties fornece os detalhes de ofensas e omissões específicas de não fazer as deduções de folha de pagamento apropriadas para a apresentação de formulários de informações tarde.

Mais folha de pagamento em recursos de Canadá

A Agência de Receita do Canadá tem muitos recursos relacionados à folha de pagamento. Além dos recursos do CRA citados acima, você pode achar esses Guias dos Empregadores particularmente úteis:

T4001: Guia do Empregador - Deduções de Folha de Pagamento e Remessas

• T4130:
• Guia do Empregador - Benefícios e Subsídios Tributáveis ​​ Veja também:

O processo de contratação: Como contratar empregados no Canadá

Passos para iniciar um negócio no Canadá

7 maneiras de tornar o recrutamento de funcionários mais fácil

Agência de Receita do Canadá Contas on-line para empresas

Guia para Seguro de Compensação de Trabalhadores no Canadá