Quantas vezes sua organização sem fins lucrativos deve agradecer aos doadores mensais?

As pessoas geralmente me perguntam, é importante agradecer a um doador recorrente todos os meses? A resposta depende de como eles deram, em primeiro lugar.

Quando a doação mensal vem através de métodos off-line.

Quando alguém se torna um doador recorrente offline , diga através de mala direta, telemarketing, cara a cara ou TV, eu sempre recomendo enviar uma carta de agradecimento imediata. Mas, depois desse primeiro contato, não envie outro obrigado todos os meses.

Isso é muito demais e provavelmente irá transformar seu doador de amor em aborrecimento.

Além disso, custa dinheiro para enviar um agradecimento por correio postal que derrota o propósito de alguém se juntar como um doador recorrente. No entanto, você deve enviar um recibo de imposto em janeiro de todos os seus presentes , então eles têm para seus registros e, é claro, você sempre deve agradecer aos doadores mensais em sua carta de apelação anual, reconhecendo-os como especiais.

Recebimentos de doadores mensais on-line: torná-los pessoais e especiais

Para doadores mensais de cartão de crédito on-line, um e-mail de agradecimento normalmente é gerado automaticamente sempre que a doação é feita.

Mesmo que seu doador on-line receba um recibo de email, envie uma carta de correspondência para agradecê-la pela adesão ao seu programa de doação mensal. Os doadores on-line apreciam ter uma carta enviada apenas como qualquer outra pessoa. E, além disso, esse e-mail pode até não ser visto. Além disso, envie o recibo do imposto de final de ano através do snail mail (e e-mail) em janeiro .

Agora, é provável que um recibo de email seja emitido todos os meses quando a contribuição do doador for feita. Mas não envie o mesmo recibo repetidamente. Faça um esforço extra e programe diferentes recibos de agradecimento.

Se a programação de 12 recibos diferentes for demais, pelo menos o programa seis e, em seguida, alterna-os.

Você certamente não faz com que esses doadores se sintam especiais se você continuar enviando o mesmo, recibo padrão mês após mês. Além disso, eles raramente se registrarão com seus doadores. Talvez eles não sintam que eles foram agradecidos. Um recibo certamente não é um obrigado.

Enquanto eu gosto do PayPal e da Network for Good por sua facilidade de uso para doadores mensais, seus recibos de e-mail são bastante drásticos. Nas versões "fora da prateleira" desses serviços, você pode até não conseguir alterar as mensagens.

Aqui está um exemplo de um recibo de e-mail do PayPal, apenas para fazer o meu ponto:

PayPal

Você enviou um pagamento automático

Olá e waasdorp,

Você enviou um pagamento automático para Marstons Mills Public Library, Inc. Aqui estão os detalhes:

Quantidade: $ 5. 00

Para: Marston Mills Public Library, Inc

Para:

URL do serviço ao cliente: // www.xxxxx

Email do serviço ao cliente: smartn @ xxxxxx.

Telefone de atendimento ao cliente: xxx-xxx-xxxx

Detalhes de pagamento automático:

Pense cuidadosamente antes de confiar em seu programa de doação mensal para um processador de terceiros. Quando possível, compre os planos premium para que você controle suas mensagens. Se você não pode fazer isso, siga estas sugestões.

Como fazer uma impressão melhor

Existe uma solução simples que não leva muito tempo ou recursos extras, e WILL faz um mundo de diferença para o doador mensal que você está tentando para manter e atualizar para níveis de contribuição mais elevados.

Você já deveria ter codificado esses doadores mensais em sua lista de e-mail ou software de CRM como um segmento específico. Caso contrário, comece a fazer isso o mais rápido possível! Você se beneficiará disso a curto e longo prazo.

Aqui está uma recomendação simples para abordar a questão das receitas mensais dos doadores que não demoram muito tempo:

1. Crie uma variação única do seu boletim de e-mail para incluir um agradecimento ao seu doador mensal.

Eu confio que você está enviando um boletim de e-mail ou mensagem para seus doadores pelo menos uma vez por mês. Em caso afirmativo, recomendo criar uma pequena variação da introdução do e-mail que diz:

Obrigado por ser um excelente membro do Circle of Friends ( preencher o nome do seu grupo de doações mensais ). Você faz a diferença para muitas pessoas (animais), etc. atendemos ( preencher especificações) … Graças a você, podemos cobrar fundos para … ( preencher especificações ).

Em seguida, proceda com o resto da sua newsletter. Não repita a quantidade e a data de seu presente neste email , mas enfatize o fato de que eles são um doador fiel para sua organização e eles são verdadeiramente ESPECIAIS! Você deve ser capaz de fazer isso nas primeiras linhas do seu boletim informativo por e-mail.

Desta forma, dá ao seu doador mensal o "sentimento especial". "Não é muito trabalho extra da sua parte, e também é menos importante em que horas do mês você envia esse e-mail.

Você acabou de dizer ao seu doador mensal o quão especial ele é para sua organização e a diferença que seus presentes fazem. E, se você receber feedback e depoimentos de seus doadores mensais, não tenha medo de usá-los. As pessoas adoram ouvir de outros doadores confirmando que tomaram a decisão certa de se juntarem ao seu programa de doação mensal.

2. Envie pelo menos quatro e-mails especiais obrigado.

Se você ainda não está enviando um boletim de e-mail regular, recomendo que você faça pelo menos quatro e-mails de agradecimento diferentes aos seus doadores mensais durante o ano. Lembre-se que o recibo mensal dificilmente será notado.

Mas seus doadores mensais provavelmente prestarão atenção a estes agradecimentos especiais. Eles não precisam ser muito longos ou elaborados, apenas pessoais e apreciativos. Muitas organizações tendem a mudar seu correio cartilheiro, obrigado cartas uma vez por trimestre, dependendo do seu cronograma anual de fundos, então apenas faça uma simples variação de e-mail e trabalhe em uma referência para ser um doador mensal.

Eu sou tudo para manter as coisas simples e gerenciáveis, então tente usar o que você já possui e faça pequenos ajustes para acomodar seus doadores mensais. É tão importante tratar este grupo especial, especialmente o especial. Você continuará a beneficiar destes doadores, mês após mês, por muitos anos por vir.

Erica Waasdorp é o meu recurso go-to sempre que tenho uma pergunta sobre a doação mensal. Ela é a autora de Monthly Giving: The Sleeping Giant.