Escolhendo o Software de Gerenciamento de Doadores para sua organização sem fins lucrativos

O tempo sempre vem quando o software de gerenciamento de doadores de sua organização sem fins lucrativos precisa ser atualizado ou completamente substituído.

Quando você sabe quando esse tempo chegou e então, o que você faz? Vários profissionais sem fins lucrativos deram essas respostas quando pedi-lhes que preenchessem esta frase: "Eu sabia que era hora de obter um novo sistema de gerenciamento de doadores quando …"

• quando o que tínhamos não poderia divulgar os dados nas formas em que nós necessário.

• quando o cão comeu meus cartões de índice.
• quando eu queria saber coisas sobre os meus doadores, e demorou uma quantidade absurda de tempo de pessoal para encontrar a resposta.
• quando o último "sistema" deixou com ele na cabeça.
• quando a única pessoa que tinha uma pista sobre como usar o sistema (um antigo banco de dados do Access) estava se aposentando.
• quando o computador de um voluntário caiu e perdemos tudo.

Esses motivos são verdadeiros para sua organização sem fins lucrativos?

Decidir que você precisa de um novo sistema é, no entanto, a parte fácil. Há um mundo de informações confusas sobre sistemas concorrentes por aí, e nenhuma maneira fácil de juntar tudo.

Eu virei para o "Consumer Reports" de tecnologia sem fins lucrativos para encontrar as respostas. O Idealware é uma organização sem fins lucrativos que ajuda outras organizações sem fins lucrativos a fazer decisões de software inteligentes, realizando pesquisas imparciais e depois traduzindo-as em relatórios, artigos e treinamento fáceis de entender.

Andrea Berry, Diretora de Parcerias e Aprendizagem no Idealware, concordou em falar comigo sobre como uma organização deveria escolher escolher um novo sistema de gerenciamento de doadores.

Aqui estão os passos que Berry sugeriu:

Descobrir se você realmente precisa de um novo sistema.

Berry diz para começar por avaliar por que você não gosta do seu sistema. O problema pode não ser o que você pensa, e não é fácil mudar. É preciso tempo, esforço e dinheiro.

Berry disse: "Não há um sistema de bala de prata por aí, então fique certo de que seu sistema atual seja realmente inadequado.

Por exemplo, você só precisa aprender mais sobre o sistema que você possui, ao invés de mudar completamente para um novo sistema. "

Determine o problema realmente. Poderia ser um dos seguintes?

• Você precisa de mais treinamento. Talvez o seu sistema atual tenha recursos que você não entenda ou que conheça como usar. Pergunte ao seu fornecedor se há opções de treinamento que você pode aproveitar.
• Você precisa de mais suporte. Quais são as opções de suporte para o seu sistema atual? Existe suporte disponível e acessível? O vendedor entende seus problemas e tenta ajudar, ou eles falam com você? Eles têm uma solução para seu problema particular?
• Você não entende todas as capacidades do seu sistema atual. Você realmente sabe com certeza que não faz o que deseja? Existe documentação acessível?Alguns fornecedores estão trabalhando duro para fornecer mais ajuda, como vídeos, fóruns onde você pode fazer perguntas e documentação escrita para não-técnicos
• Seu sistema é muito fraco ou muito robusto. Dimensionar direito um sistema para o seu processo e seu orçamento é importante.
• Seu sistema é muito caro. Você está pagando por mais funcionalidades do que você precisa? Berry diz: "Ao falar com um fornecedor, lembre-se de que esta é uma venda … a natureza é" vender ". Compreender suas necessidades irá ajudá-lo a não se distrair com a" síndrome do objeto brilhante ".
• Seu sistema é desatualizado. Talvez faltem novos recursos. Ele deve ser atualizado regularmente, seja por você ou pelo fornecedor. A maioria dos sistemas on-line atualiza regularmente. Apenas esteja consciente de como seu sistema está atualizado.
• Seu sistema não é mais suportado pelo fornecedor. Berry diz que isso não é comum, mas acontece, especialmente se um vendedor menor é comprado por um maior.

Idealware fornece uma pasta de trabalho, você precisa de um novo sistema de gerenciamento de doadores? Isso ajudará a guiá-lo através deste processo de auto-avaliação.

Identificar uma equipe de partes interessadas.

Então você tomou a decisão de mudar. Qual é o próximo?

Berry disse: "O que vemos o tempo todo é que o diretor de desenvolvimento decide obter um novo sistema, mas não consulta o departamento de marketing, o diretor executivo ou o coordenador voluntário, todos os quais usarão o sistema. "

É uma boa idéia consultar todos os que vão usar o sistema. Quando você está fazendo brainstorming características que você precisa, deixe todos terem uma palavra a dizer. Certifique-se de que todos os que usam ou sejam afetados pelo sistema estão representados.

Compreenda seus processos atuais.

Faça uma lista detalhada de seus processos de angariação de fundos. Então, padronize-os. Avalie tudo o que faz com seus bancos de dados. Pergunte por que fazemos isso dessa maneira? Precisamos continuar fazendo as coisas desse jeito?

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Berry disse:" A padronização oferece flexibilidade na escolha de um sistema … os sistemas menos dispendiosos não oferecem grande flexibilidade, de modo que menos "estranhezas" são melhores. Procure as melhores práticas no campo e evite completamente procedimentos exclusivos.

Elimine redundâncias antes de investir. Quantas vezes você insere um endereço por exemplo … você precisa? Não transportam táticas peculiares que proliferaram ao longo dos anos.

Priorize uma lista de desejos de recursos.

Junte todos os usuários que usarão o sistema ou quem receberá relatórios dele. Faça um brainstorm sobre tudo o que você poderia querer e, em seguida, classifique esses recursos. Determine o que você precisa absolutamente, sem o qual o sistema é inútil. Fazer isso primeiro o impedirá de entrar em um nível de complexidade que poderia destruir seu orçamento.

Berry recomenda a criação de uma lista de três níveis:

• O que você precisa ou então o sistema é inútil?
• O que seria bom ter, mas não é um disjuntor?
• O que você gostaria se o dinheiro não fosse uma opção?

Esta é uma continuação de "Como escolher o software de gerenciamento de doadores para sua organização sem fins lucrativos."Como você sabe quando você precisa de um novo software de gerenciamento de doadores e como você escolhe o sistema certo para sua organização sem fins lucrativos?

Faça sua pesquisa.

Use o Idealware. Eles fizeram a pesquisa básica para você. Os relatórios do Idealware têm reduziu o campo, escolheu sistemas que são sistemas dedicados de gerenciamento de doadores e, em seguida, retirou os dez melhores sistemas e forneceu uma lista de recursos.

Veja o Guia do Consumidor de baixo custo Sistemas de Gerenciamento de Doadores.

Usando o relatório, faça uma pequena lista de três ou quatro sistemas viáveis.

Programe as demonstrações de fornecedores.

Alguns fornecedores virão para você, ou você pode ir para eles. Mas muitas demos são on-line onde você pode usar uma ferramenta de compartilhamento de sites ou baixar uma versão de avaliação.

Certifique-se de usar exemplos reais para ver como cada sistema funcionará para suas necessidades. Uma grande ajuda são as seis dicas do Idealware para navegar na demonstração do fornecedor.

Classifique os sistemas em relação à sua lista de desejos - necessidades elegantes vs. essenciais e alto custo vs. acessível - e escolha o sistema certo para você

Você pode comprar seu novo sistema com um cartão de crédito on-line, mas os sistemas maiores podem ter um contrato que precisa ser processado e assinado.

Berry disse: "Às vezes, você pode começar a usar seu novo sistema imediatamente, enquanto outros sistemas precisam ser personalizados. O DonorPerfect Online é conhecido por customizar um sistema antes de começar, enquanto outros sistemas, como o GiftWorks, são fáceis de usar. do sistema.

Alguns sistemas criarão a necessidade de contratar um consultor para configurar. "

Berry também sugere esses artigos no site do Idealware:

• Quatro diretores na escolha de um sistema de gerenciamento de doadores > Dez erros comuns na seleção de bancos de dados de doadores