Preencha o formulário I-9 Verificação de elegibilidade de emprego

O formulário I-9 é usado para verificar a elegibilidade dos funcionários para trabalhar nos EUA. Lei de Reforma e Controle de Imigração (1986) exige que os empregadores verifiquem a elegibilidade do trabalho de todos os empregados em contratações. A verificação inclui a identidade e a elegibilidade do trabalho. O funcionário atesta a validade da informação, fornecendo documentos, e o empregador confirma que revisou os documentos. Os empregadores são obrigados a manter o formulário em caso de inspeção.

O formulário I-9 também é a base para uma verificação posterior pelo empregador, usando o sistema E-Verify.

Antes de começar preenchendo o formulário I-9

Tenha cópias do formulário I-9 em mãos antes de começar a contratar seu primeiro empregado. Certifique-se de ter a versão mais recente do Formulário I-9. O formulário atual, com data de validade 31/03/2016, deve ser usado pelos empregadores para verificar o emprego após 7 de maio de 2013.

As cópias do formulário I-9 (formato PDF) estão disponíveis no site dos Serviços de Imigração e Imigração (USCIS) da U. S. Este formulário pode ser preenchido on-line e, em seguida, impresso para assinaturas.

O Formulário I-9 deve ser preenchido no momento da contratação e você (o empregador) deve manter todos os Formulários I-9 para todos os funcionários. Se o formulário for preenchido completamente e você aceitou documentos apresentados pelo empregado, você pode demitir o funcionário se descobrir que o empregado falsificou o status de elegibilidade do seu trabalho ou se os formulários apresentados pelo empregado não são válidos .

Completando a Seção 1 - Informações sobre o empregado e Atestado

Seção 1 é preenchida pelo empregado. O empregado deve incluir nome, nome de solteira, endereço e data de nascimento. O funcionário deve incluir o Número da Segurança Social, mas este número é opcional, a menos que sua empresa esteja usando o sistema E-Verify.

O funcionário então atesta seu status - um dos seguintes:

cidadão dos Estados Unidos

não cidadão nacional dos Estados Unidos

Residente permanente legal (incluindo Alien #) > Alien autorizado a trabalhar (incluindo Alien # ou N ° de admissão) até (inclua a data de validade, se aplicável)

Alguém pode auxiliar o empregado na conclusão da Seção 1 do Formulário I-9. A seção

Preparador e / ou Tradutor Certificação deve ser completada pelo auxiliar. Certifique-se de imprimir o nome e o endereço do ajudante. Completando a Seção 2: Revisão e Verificação do Empregador

Seção 2

é preenchida pelo empregador. Você deve revisar os documentos necessários para verificar a identidade (a) e (b) a elegibilidade do trabalho do empregado. Observe que os documentos na Lista A, como um passaporte U. S., verificam a IDENTIDADE e a elegibilidade do trabalho. Os documentos na Lista B verificam a identidade e os documentos na Lista C para verificar a elegibilidade do trabalho.Você deve ter um documento de CADA Lista B e Lista C se você não tiver um documento da Lista A. Documentos Aceitáveis ​​

A

lista de documentos aceitáveis ​​ está incluído no I- 9 forma. Você pode encontrar mais informações sobre documentos aceitáveis, incluindo exemplos de documentos, no Manual do USCIS para Empregadores. Uma nota sobre os cartões de segurança social: você não pode aceitar um cartão de segurança social laminado ou um cartão de segurança social que declare "não válido para fins de emprego". As impressões da Administração da Segurança Social que mostram informações de segurança social para um funcionário não são substituições aceitáveis ​​para um cartão de segurança social.

Os documentos apresentados para verificação devem corresponder ao status de elegibilidade atestado pelo empregado. Se os documentos que lhe são apresentados não são consistentes com o status atestado pelo empregado, você não pode aceitá-los. Por exemplo, se um funcionário ateste que ele ou ela é um cidadão da U. S., mas mostra um "cartão verde", você não pode aceitar o documento.

Datas de expiração dos documentos

Alguns documentos, como um passaporte ou autorização de trabalho, têm datas de validade. Os documentos que expiraram não são aceitáveis ​​para verificação. Se um documento expirar no futuro, você deve aceitá-lo, mas anote a data de validade em seu sistema de manutenção de registro de funcionários. Se um documento expirar e o empregado não fornecer um novo documento que mostre uma data de validade futura, esse funcionário já não é elegível para trabalhar nos EUA. Se sua empresa for inspecionada, você pode estar sujeito a multas e multas por continuar empregando este indivíduo .

Documentos originais apenas

Todos os documentos apresentados devem ser originais. As fotocópias não são aceitáveis. Se você tiver uma pergunta sobre se um documento é uma cópia, procure um selo ou selo de uma agência governamental da U. S. ou de uma entidade do governo estadual, municipal ou municipal.

Se um documento tiver um nome diferente do nome dado pelo empregado na I-9, faça perguntas. As leves variações de ortografia dos nomes são aceitáveis ​​desde que o documento pareça ser genuíno e se relaciona com a pessoa.
Depois de revisar os documentos e fazer uma determinação razoável de que eles são ambos (a) genuínos (não cópias ou de outra forma questionáveis) e (b) referem-se ao empregado nomeado, você deve atestar sob pena de perjúrio que, ao melhor do seu conhecimento, o empregado está autorizado a trabalhar nos EUA. Inclua a data em que o empregado começou a trabalhar para sua empresa. Assine, data, imprima seu nome e título e inclua o endereço da empresa.

Seção 3 Atualizando e Re-verificando

A Seção 3 é usada para atualizar informações em documentos que expiraram e permite uma nova data de validade de documento a ser adicionada ao formulário.

Manter cópias de documentos

Se sua empresa estiver usando o sistema E-Verify, mantenha fotocópias de todos os documentos. Se você não estiver usando o E-Verify, não precisa manter cópias de documentos. Se você mantiver cópias, faça isso para TODOS os funcionários.

Após o preenchimento do formulário I-9 - O que fazer

Você, como empregador, deve manter uma cópia do formulário I-9 preenchido para todos os funcionários. Você não precisa enviar este documento para qualquer agência do governo da U. S.

Os detalhes deste artigo fornecidos para ajudá-lo como o empregador em compreender os requisitos de preencher o formulário I-9. Não se destinam a ser inclusivos. Certifique-se de ler todo o documento I-9 para garantir que você esteja completando este documento completamente e corretamente.

Corrigindo erros

Os erros corretos no formulário I-9 foram os outros documentos importantes. Não use whiteout ou tente apagar o erro. O procedimento padrão para corrigir erros em documentos importantes é:

Linha através das informações incorretas (certifique-se de que a informação ainda pode ser lida)

• Faça a alteração
• Data e inicialize a alteração.
• Dicas para preencher o formulário I-9

Você, como empregador, pode designar um empregado ou outra pessoa para completar as partes do empregador do formulário I-9. Mas, o INS diz: "se alguém preencher o formulário I-9 em seu nome, ele ou ela deve assumir as responsabilidades completas da I-9."

1. Um funcionário pode receber ajuda para completar a Seção 1. Certifique-se de que o ajudante conclua a Bloqueio "Preparador e / ou Certificador de Tradutor" e tenha o sinal do funcionário.
   Mais informações - respostas a perguntas sobre o formulário I-9

2. Veja este artigo com respostas a perguntas comuns sobre o formulário I-9 e verificação de elegibilidade de emprego
   Você é obrigado a proteger a informação privada fornecida pelos funcionários no I-9 e em documentos de apoio. Use esta informação apenas para fins I-9 e armazene os documentos em um local seguro e seguro, como um gabinete de arquivo bloqueado para o qual apenas alguns indivíduos confiáveis ​​tenham a chave.

3. Algumas agências de emprego do estado da U. S. podem verificar a elegibilidade do emprego e certificar os funcionários que enviam para você. Certifique-se de obter e manter uma cópia da certificação do seu estado neste caso.