Como lidar com partes interessadas difíceis (Parte 2)

Aqui está a Parte 2 da minha entrevista com o Professor David Bryde, PhD, do Peter Jost Enterprise Center na Universidade Liverpool John Moores, no Reino Unido, onde é professor de Gerenciamento de Projetos. Ele também é o co-autor de um novo livro publicado pela Gower, chamado Um Guia Prático para lidar com as partes interessadas difíceis .

Leia a Parte 1 da minha entrevista com David

Olá, novamente, David. Hoje, queria pedir-lhe a sua melhor sugestão para os gerentes de projetos que estão tentando fazer com que um stakeholder altere sua atitude. O que você sugere?

Isto é difícil. Conforme estabelecemos no livro, muitas vezes é mais fácil mudar o comportamento do que as atitudes. Para mudar a atitude de um stakeholder, normalmente você deve transmitir informações para eles de tal forma que eles mudarão sua visão sobre um tópico ou problema específico.

Minha dica seria pensar cuidadosamente sobre a melhor maneira de fazê-lo; planeje-o. Concentre-se em certificar-se de fazê-lo de forma credível - ser credível nessas situações é crucial, caso contrário, o interessado não vai ouvir o que você está dizendo (seja você fazendo isso face a face, por e-mail, em um relatório) .

OK, obrigado. Às vezes, as pessoas são difíceis simplesmente porque estão entediadas com seu trabalho. Como os gerentes de projetos podem lidar com isso?

Isto é algo que cobrimos com algum detalhe no livro. Existem várias causas de uma equipe entediada: em primeiro lugar, o projeto não é desafiador e, em segundo lugar, o projeto é tecnicamente desinteressante.

Você pode lidar com a primeira dessas causas das seguintes maneiras:

• Tente gerar algum entusiasmo em torno do projeto, de suas próprias ações e comportamentos e trazendo outros interessados ​​verdadeiramente entusiasmados - o entusiasmo é infeccioso.
• Crie desafios para os membros da equipe do projeto, talvez mudando o escopo, os papéis ou os métodos de entrega - embora isso precise ser feito com cuidado para evitar criar distrações potencialmente prejudiciais.
• Dê mais tempo ao gerenciamento de pessoas - ouvindo e empathizing com sua equipe.
• Introduza um senso de diversão (atividades, alimentos, etc.) para proporcionar distrações de boas-vindas.

Com a segunda causa, procure formas em que alguns aprendentes possam ocorrer, talvez através da utilização de novas ferramentas e técnicas ou gastar tempo vendendo os benefícios de aderir às técnicas atuais - mesmo que isso signifique uma solução tecnicamente desinteressante.

Direita. Você também fala no livro sobre gatekeepers. O que é um gatekeeper e como os gerentes de projetos podem trabalhar melhor com eles?
Muitas vezes precisamos de pessoas para "abrir uma porta" para que nosso projeto prossiga conforme necessário. As pessoas que abrem essas portas são Gatekeepers.

Há muitas situações em que precisamos da ajuda de um Gatekeeper.Pode ser que precisemos deles para autorizar a aprovação para prosseguir para a próxima etapa do projeto ou podermos precisar deles para nos conceder acesso a outro participante importante i. e. um decisor-chave em um nível mais alto em uma organização (no último caso, o exemplo clássico de um poderoso Gatekeeper em uma grande organização hierárquica é o PA do CEO).

Enquanto eles têm muito poder, bloquear Gatekeepers que se recusam a abrir uma porta podem prejudicar seriamente um projeto.

Gatekeepers são frequentemente destacados e desinteressados ​​no seu projeto. Eles também podem estar pensando sobre o risco versus a recompensa de abrir o portão para o seu projeto. E se as coisas correrem de errado com o projeto em uma data posterior, alguma culpa seria anexada à sua decisão? Ou talvez eles simplesmente estejam sendo humanos. e. irracionalmente se recusando a abrir o portão sem nenhum motivo.

A melhor maneira de trabalhar com Gatekeepers é não subestimar seu poder (e mesmo que não sejam particularmente capazes de exercer o poder em seu projeto, agora eles podem ser capazes no futuro) e, portanto, levá-los a sério. Tente fazê-los lado a lado. Empathize com eles. Fale com eles, peça-lhes para abrir o portão e deixe-os entender que você aprecia o que estão fazendo e que, em alguns casos, eles podem estar se preparando para ajudar seu projeto.

Excelentes dicas! Obrigado, David.

Leia uma entrevista com outro dos co-autores de David, Roger Joby