Saber, por que e quando documentar o desempenho do funcionário

No mundo dos recursos humanos e do emprego, a documentação sobre o desempenho de um funcionário pode fazer ou quebrar a sua capacidade de disciplinar, terminar ou promover, recompensar e reconhecer funcionários de forma justa.

A documentação é essencial para gerentes e funcionários de RH, porque você precisa fazer um esforço sério para registrar todos os eventos no histórico de emprego de seus funcionários - tanto incidentes positivos como negativos de desempenho.

Aqui é porque os gerentes e a equipe de RH quererão documentar cuidadosamente todos os acontecimentos.

Por que documento?

• A documentação fornece evidências de que os problemas de desempenho foram discutidos com o empregado de forma oportuna e concisa.
• A documentação oferece um histórico de melhoria ou falha no funcionário para melhorar o desempenho ao longo do tempo. É cronológico e uma descrição precisa das ações do empregado, as ações do gerente e os eventos que ocorrem.
• A documentação fornece evidências que apóiam decisões de gerenciamento para tomar medidas desfavoráveis, como disciplina ou término com um empregado.
• A documentação oferece a prova de que um funcionário merece uma promoção ou oportunidade disponível sobre outros funcionários que também são elegíveis.
• A documentação fornece evidências para justificar aumentos salariais, diminuições ou por que um empregado não recebeu aumento.
• No caso de ação judicial, uma documentação completa e completa protege os interesses de um empregador. A documentação pode suportar as ações da administração ao encerrar um funcionário mal sucedido. Também pode provar que o funcionário foi encerrado por razões legais em oposição a outras, como a discriminação ilegal.

O que o Documento

Os gerentes precisam documentar o desempenho dos funcionários, tanto as contribuições positivas como as falhas de desempenho. Eles precisam documentar exatamente o que o funcionário fez e disse o que o gerente fez e disse em resposta durante a reunião ou a conversa.

Você precisa documentar todos os acordos feitos durante a conversa, metas definidas, melhorias necessárias e esperadas, e a linha de tempo para melhoria.

A documentação também deve conter compromissos que o gerente faz para auxiliar o funcionário.

Como documento

A documentação deve ser escrita durante ou imediatamente após a reunião ou conversa com o empregado. Em nenhum momento você deve perder a conversa no dia em que ocorreu. Esperando até mais tarde afeta a qualidade da documentação porque é baseada na memória.

Um dos piores erros que os gerentes fazem é acreditar que eles podem reconstruir um histórico de aconselhamento para funcionários, conforme necessário. Nenhuma pessoa de RH que tenha alguma experiência de documentação decente e oportuna é enganada por um registro reconstruído.Os gerentes que se reconstruem de memória trazem riscos desnecessários e inaceitáveis ​​para sua empresa porque uma história comprovada não irá aguentar um possível processo.

Você precisa de sua documentação para aparecer profissional, arrumada e organizada. Escreva a documentação como se estivesse falando sobre o histórico para um terceiro. Você nunca sabe quem pode ler a sua documentação um dia, então tenha certeza de que reflete seu profissionalismo. (A parte de trás de um guardanapo de cocktail, envelope ou nota pegajosa não se qualifica como documentação profissional.)

Sua documentação deve ir ao novo gerente de um funcionário se o empregado obter um novo emprego ou você faz em sua organização.

Para sua memória e para informar o novo gerente do funcionário, você precisa colocar o nome e o título do funcionário, seu nome e título e a data completa em cada documento.

Escreva documentação que seja factual, justa, legal, objetiva, completa e consistente. Evite opiniões (Mike é desleixado. Alice é preguiçosa. Tom estava mentindo para mim.), Nomeando, editando (John é um idiota. Mark tem um problema de atitude.) E rotulagem (Mary é irresponsável. George não é uma equipe jogador.).

Evite também tentar interpretar o comportamento do empregado. (Marsha não deve gostar desta tarefa. Paula parece estar sobre a cabeça.) Minimize o uso de palavras descritivas, como adjetivos e advérbios (devagar, descuidada, infeliz, temperamental, rude). Indique o comportamento e as ações específicas do empregado, não sua opinião ou interpretação.

Na documentação, o que é necessário é um registro preciso da conversa. Fique atento aos fatos e anote apenas o que você disse e o que o funcionário disse. Certifique-se de que a sua documentação é inequívoca e que fica bem informado. (Em qualquer situação legal potencial, os erros em qualquer um dos eventos documentados tornam toda a documentação suspeita.)

Finalmente, documentar quaisquer acordos, compromissos, cronogramas, melhorias necessárias, pontos de check-in e outros detalhes que possam ser exibidos memória. Certifique-se de que você define uma data e hora para prazos e datas de vencimento para que não ocorram mal entendimentos.

Conheça a política de documentação do seu departamento de RH, que irá indicar o que a documentação precisa ser colocada no arquivo pessoal do funcionário. Qualquer documentação de ações disciplinares certamente deve ser incluída.

Onde armazenar documentação do funcionário

Uma vez que a documentação sobre os funcionários é confidencial e privada para o empregado, você precisa ter cuidado para que qualquer documentação permaneça confidencial para o gerente, RH e potencialmente o próximo gerente do funcionário. Assim, não é recomendável colocar documentação em uma unidade de computador compartilhada. A documentação manuscrita e a documentação impressa do gerente são melhor guardadas no armazenamento bloqueado.

Se você seguir estas diretrizes, quando você vai ao RH para pedir ajuda na disciplina, no término ou na transferência de um empregado para um trabalho com um melhor potencial de ajuste, a RH irá ajudá-lo a resolver o problema ou melhorar a situação. Quando o RH lhe diz para documentar, documentar, documentar ou não pode ajudá-lo, você terá todas as suas bases cobertas.

Aviso: Por favor, note que as informações fornecidas, embora autorizadas, não são garantidas quanto à precisão e legalidade. O site é lido por uma audiência mundial e as leis e regulamentos de emprego variam de estado para país e país. Por favor, procure assistência jurídica, ou assistência de recursos governamentais estaduais, federais ou internacionais, para garantir que suas interpretações e decisões legais sejam corretas para sua localização. Esta informação é para orientação, idéias e assistência.