Como ajustar corretamente as entradas do jornal financeiro

Os dois métodos de registro da imagem financeira de uma empresa são contabilidade de caixa e contabilidade de competência. As empresas que utilizam o método de caixa registram despesas e rendimentos quando o dinheiro é pago ou recebido. O método de caixa é o mais simples dos dois; Funciona de forma semelhante a um talão de cheques pessoal. O método de competência corresponde às receitas e despesas ao período correto, usando as entradas de diário para registrar certas atividades.

Isso fornece uma imagem mais precisa de como a empresa está atuando, mas também é mais demorado. Preparar e publicar entradas de diário é uma das atividades que devem ser realizadas ao usar o método de acumulação. Se as entradas do diário forem ignoradas ou preparadas incorretamente, a precisão das demonstrações financeiras pode ser severamente afetada.

Tipos de entradas de diário

Existem muitas situações diferentes que podem exigir uma entrada de diário de ajuste. No entanto, a maioria pode ser classificada em uma das seis categorias.
1. Despesas de registro de despesas acumuladas que você incorrer, mas para as quais você não pagou. Exemplos de despesas acumuladas incluem:

• Mercadorias ou serviços que você recebeu, mas para o qual o fornecedor ainda não enviou uma fatura
• Contas para serviços públicos, como eletricidade, telefone, serviço de Internet ou água
• Impostos ou outros dados anuais pagamentos
• Folha de pagamento, se os funcionários tiverem horas trabalhadas em um período que não será pago até o seguinte período

• Créditos pendentes, como um crédito de vendedor para mercadorias devolvidas

2. As despesas diferidas ou pré-pagas refletem as despesas que você pagou por quais serviços ainda não foram entregues. Por exemplo, uma empresa pode fazer os pagamentos do seguro em seus veículos por um ano de antecedência, ou pode remeter pagamentos trimestrais de arrendamento em seu prédio.

3. Os ajustes de inventário são um tipo comum de entrada de diário. Normalmente, as entradas do diário estão preparadas para alinhar o custo dos bens vendidos com o número de unidades vendidas durante o período. A maioria das empresas registra todas as compras para uma conta de inventário que aparece no balanço e, em seguida, prepara uma entrada de diário para transferir o custo das unidades realmente vendidas no período para uma conta que aparece na demonstração do resultado.
4. As transações não corretas refletem atividades que não têm impacto no caixa da empresa. Exemplos desses tipos de entradas de diário incluem amortização e depreciação, reservas configuradas para registrar estoque danificado no armazém ou alocar custos entre locais ou departamentos.
5. A receita ou a receita acumulada reflete transações para as quais você entregou os bens ou serviços, mas não receberam o pagamento. Na maioria das empresas, as contas a receber refletirão a maior parte dessa categoria.No entanto, a receita acumulada também pode incluir outros itens, como os juros vencidos em um período que o banco não publicará até o próximo período.
6. A receita diferida reflete os pagamentos recebidos para os quais o trabalho ou os bens não foram entregues. Por exemplo, um cliente pode pagar antecipadamente por uma ordem personalizada que levará dois meses para ser concluída.

A necessidade de ajustar as entradas de diário

O propósito principal de ajustar as entradas de diário é combinar renda e despesas no período em que ocorreu. Os exemplos a seguir podem ajudar a demonstrar como esse princípio de correspondência pode fornecer declarações financeiras mais precisas.
• As despesas são reconhecidas no período adequado. Suponha que uma empresa adote um contrato de serviço de cinco anos para cobrir a manutenção preventiva em seu sistema de aquecimento. O contrato custa US $ 5 000, que o fornecedor exige que a empresa pague antecipadamente. De acordo com o método de caixa, a empresa registraria os $ 5,000 em um período, as despesas seriam exageradas e os lucros seriam subestimados. De acordo com o método de competência, apenas US $ 1 000 são registrados como despesa a cada ano.
• O rendimento é reconhecido no período adequado. Os custos de mão-de-obra, materiais e despesas gerais para fornecer um produto ou serviço ao cliente correspondem à receita.

Para ilustrar, suponha que um cliente pague US $ 500 mil antecipadamente por uma empresa para fabricar um produto de acordo com suas especificações. Serão necessários dois anos para completar o pedido. A empresa compra os materiais necessários, paga seus funcionários e cobre os serviços públicos, suporte de computador e outros custos. De acordo com o método de caixa, a empresa, aparentemente, recebeu uma receita inesperada quando recebeu US $ 500, 000, mas por dois anos, estará exagerando suas despesas, fazendo parecer que a empresa não está ganhando tanto quanto é ou possivelmente mostrando que a A empresa está perdendo dinheiro.

Como fazer uma entrada de contexto de ajuste

As entradas de diário requerem uma compreensão de como os sistemas de contabilidade funcionam. Eles sempre impactarão pelo menos duas contas, e os débitos e créditos serão líquidos para zero. Os seguintes exemplos de cadernos podem ser úteis.
1. Uma empresa recebe uma remessa de material de escritório no último dia do período contábil, mas a fatura do vendedor não chegou. De acordo com o pedido, a fatura deve ser de US $ 200. A entrada no diário debita a conta para material de escritório no valor de US $ 200 e despesas acumuladas de crédito por US $ 200.
2. Um cliente faz uma compra de US $ 500 e cobra-lo em sua conta. Ela tem 30 dias para remeter o pagamento. A entrada no diário apresentaria débito às contas a receber de US $ 500 e crédito a renda de US $ 500.
3. Depois de receber uma remessa de 10 000 itens e publicar o custo de US $ 100 000 para a conta de estoque, uma empresa vende 1 000 dos itens durante o período. A entrada no diário seria debitar a conta vendida de custo de mercadorias pelo valor de 1 000 itens, que é de US $ 10 000, e creditar a conta de estoque por US $ 10 000.
Uma área que muitas vezes causa confusão ao preparar entradas de diário é que algumas contas normalmente têm um saldo credor e outras normalmente têm um saldo devedor. O tipo de conta determina seu equilíbrio normal.
• Os ativos geralmente possuem saldos de débito. Os ativos incluem caixa, contas a receber e inventário.
• Contra-ativos são contas de saldo de crédito. Exemplos de contra-ativos são reservas para amortização de estoque e provisões para contas a receber questionáveis.
• O passivo normalmente possui saldos de crédito. Os passivos incluem despesas acumuladas e impostos não pagos.
• As contas de renda geralmente mostram saldos de crédito. As contas de renda incluem vendas, juros vencidos e outras receitas.
• As despesas normalmente possuem saldos de débito. As despesas podem incluir o custo de mercadorias vendido, salários, despesas operacionais e despesas gerais.

Para criar uma entrada de diário, siga estas etapas.

1. Considere quais contas devem ser afetadas. Haverá um mínimo de duas contas, mas a entrada no diário pode envolver muito mais.
2. Considere o propósito da entrada do diário para ajudar a determinar quais contas devem ser creditadas e que devem ser debitadas. Por exemplo, ao acumular um passivo, a conta de passivo deve ser um crédito, pelo que a conta ou contas compensatórias devem ser debitadas.
3. Prepare uma entrada escrita ou digitada para documentar a entrada do diário. Certifique-se de que o total de todos os débitos seja igual ao total de todos os créditos.
4. Publique as entradas do diário conforme necessário. As entradas de diário devem ser postadas antes de fechar os livros para o período ou apresentar demonstrações financeiras para investidores ou credores, mas também pode ser benéfico publicá-los antes de tomar decisões ou compromissos financeiros importantes.
Ajustar entradas de diário pode ser bastante complexo. Inicialmente, eles podem parecer assustadores para aqueles que não estão na profissão contábil. Com a prática, no entanto, eles se tornam muito mais fáceis de preparar e exigem menos tempo para completar.