Como responder perguntas de funcionários - Dicas e estratégias de reunião

As reuniões de negócios podem ser executadas sem parar, se você abrir o chão para fazer perguntas aos funcionários se você não estabelecer parâmetros desde o início e manter o controle do chão. O ditado "há um em cada multidão" aplica-se bem no contexto das reuniões de negócios, pois os funcionários descontentes geralmente estão mais dispostos a falar em configurações de grupo. Tudo o que é preciso é um comentário ou pergunta negativa para que outros comecem a entrar em acordo.

Mas o reverso também pode ser verdade: comece uma conversa positiva e convide outros a se juntar e o resultado pode ser um encontro produtivo com todos os que se afastaram sentindo que a reunião valia o seu tempo.

Uma das maiores queixas sobre reuniões de negócios é que muitas vezes são desnecessárias e desperdiçam um valioso tempo de trabalho. Certifique-se de indicar claramente a finalidade da sua reunião, definir antecipadamente a quantidade de tempo que você vai dedicar à reunião (assim como a qualquer discussão aberta) e, em seguida, manter os tópicos da reunião e a duração planejada. Você também pode querer fazer reuniões mais interessantes com uma reunião de quebra-gelo ou atividade de aquecimento.

Aqui estão estratégias para lidar com funcionários que fazem perguntas durante reuniões que você não quer responder de imediato, ou que você não deseja abordar em nenhum momento durante uma reunião.

Quando agir em uma pergunta imediatamente

Se uma questão é oportuna e em tarefa e você sente que deve ser endereçada, responda-a imediatamente - mas brevemente - e, em seguida, siga-a afirmando que você terá mais perguntas no final da reunião se você tiver tempo.

Apoie a sua afirmação de que você está avançando com a linguagem corporal. Olhe para as suas anotações ou volte-se para enfrentar um quadro branco, etc. Ao quebrar o contato visual momentaneamente você mostra que você está se movendo. Se você olhar para o público (especialmente com as sobrancelhas levantadas), você pode estar enviando um sinal que está deixando uma abertura para mais perguntas.

Se o público é negativo ou hostil, reconheça suas preocupações, mas apenas indiretamente. Dê um momento para explicar que você entende e compartilha suas preocupações, mas se você ficar longe do assunto, nada será realizado. Sugira que as pessoas anotem suas perguntas para mais tarde, ou providenciem para se encontrar com você em particular, onde você pode discutir suas preocupações com mais detalhes.

Responder a uma única pergunta é útil porque isso:

• Permite que um titular da reunião aborda algo sobre o qual eles não podem ter pensado;
• Envia uma mensagem de que você está ouvindo sua audiência;
• Ao tomar apenas uma pergunta, você também envia a mensagem de que você ainda está no controle da reunião, mas se preocupa com o que os participantes estão pensando.

Como dar uma pergunta com tato

Se a questão que está sendo feita será abordada mais tarde na reunião, indique: "Essa é uma boa pergunta e uma sobre a qual nos abordaremos em breve".

Se a pergunta que está sendo feita é fora do tópico e não serão abordados na reunião, dê um conjunto de instruções específicas para a resolução. Se você simplesmente se recusar a responder a uma pergunta ou a julgar, "esse não é o propósito desta reunião", você pode acabar enviando a mensagem errada aos seus funcionários: a administração não se importa.

Outra maneira de adiar questões que não serão discutidas na reunião é pedir a pessoa que se encontre com você (ou outro membro apropriado da administração) em particular para discutir suas preocupações com mais detalhes.

Você pode até sugerir (se apropriado) que a questão é importante o suficiente para justificar a consideração de ser abordada em uma reunião separada no futuro.

Aferir uma pergunta é útil porque:

• Em um ambiente de trabalho casual, os funcionários podem se sentir muito livres para falar suas mentes e podem assumir o controle de uma reunião;
• A maioria dos empregados irritados ou descontentes quer ser ouvido mais do que qualquer outra coisa. Dar-lhes uma placa de som no momento certo e configuração pode ajudar a evitar pequenos problemas de problemas maiores; e
• Os funcionários precisam e respondem a uma boa liderança. Se o gerenciamento mantém o controle de forma justa e equilibrada, ele envia a mensagem aos funcionários que a administração está escutando, mas deve estabelecer limites apropriados.