Como escrever um plano de gerenciamento de projetos

Um plano de gerenciamento de projeto é o documento que define como a equipe trabalhará no projeto. Ele descreve o ciclo de vida do projeto e cobre como o trabalho será executado, monitorado, controlado e então formalmente fechado.

O plano de gerenciamento do projeto é, na verdade, um termo genérico para todos os subprojetos que você estará produzindo para o projeto. Podemos definir o plano de gerenciamento de projetos como tudo o que está coberto nesses planos:

• Plano de gerenciamento de requisitos
• Plano de gerenciamento de escopo
• Plano de gerenciamento de horários
• Plano de gerenciamento de qualidade, se você tiver um
• Plano de gerenciamento de custos
• Plano de gerenciamento de risco (que deve faça referência ao seu registro de risco)
• Plano de gerenciamento de mudanças
• Plano de gerenciamento de compras, se você precisar de um para o projeto
• Plano de gerenciamento de configuração, novamente, se você planeja escrever um: você pode não sentir que é necessário no seu projeto
• Plano de gerenciamento de recursos humanos

O plano de gerenciamento do projeto também inclui informações importantes sobre as linhas de base do projeto, especialmente para o escopo e o cronograma. Isso lhe dá uma linha na areia que você pode consultar de volta para que você possa ver facilmente o que mudou quando você finalmente fechou o projeto e compara o desempenho planejado com o atual.

Tendo dito isso, o plano de gerenciamento de projetos existe como um documento por direito próprio. Veja o que incluir e como fazer referência a essas outras seções.

Como escrever o documento do plano de gerenciamento de projetos

Inicie seu documento com o nome do projeto e a data.

Use um modelo do seu Project Management Office se você tiver um, para salvar ter que começar do zero.

Em seguida, inclua estas seções:

Limites e linhas de base: Explicar como as linhas de base serão gerenciadas para as áreas de cronograma, escopo, custo e qualidade do projeto. Defina o que as variâncias aceitáveis ​​a serem planejadas (por exemplo, +/- 10%) e o que você fará se parecer que essas serão violadas.

Talvez você já tenha documentado isso no seu Projeto Carta (descubra como escrever um documento de projeto aqui).

Governança: Divulgue quais revisões de projetos, avaliações por pares e outras medidas de governança que você aplicará à medida que você passar pelo ciclo de vida do gerenciamento de projetos. Como mínimo, você deve incluir o sinal formal no final de cada fase. Este é um dos papéis do patrocinador do projeto. Você também pode colocar detalhes sobre as avaliações de qualidade que você manterá se for apropriado para seu projeto.

Decisões de metodologia: Este é um bom lugar para anotar quais bits de sua metodologia de gerenciamento de projetos você decidiu não fazer porque não é relevante. Por exemplo, você pode notar aqui que você não vai fazer um plano de gerenciamento de compras porque não há compras necessárias para seu projeto.

Qualquer outra coisa: Não se limite a estas rubricas. Inclua qualquer outra coisa que você acha que pode ser relevante para o planejamento do projeto, como links para outros projetos da empresa, fatores externos que podem afetar o planejamento que você deseja chamar a atenção de alguém e assim por diante.

Os Planos Subsidiários

Se você mesclar todos os documentos do seu projeto em um deles, será um enorme plano de gerenciamento de projetos.

É melhor incluir links (ou pelo menos uma descrição de onde o documento pode ser encontrado) neste documento. Então, se alguém quiser ir e lê-lo, eles podem encontrá-lo, sem que seu plano de gerenciamento de projetos se torne tão esmagadoramente longo que ninguém olha para nada.

Não se esqueça de vincular as linhas de base também. Para a linha de base da programação do projeto, salve uma versão do seu plano e vincule a isso. Para a linha de base do custo, salve uma versão do seu planejamento de orçamento a partir de hoje e vincule a isso. Esses documentos são documentos vivos e mudarão à medida que o projeto se mova, mas você manterá esses arquivos originais para que você possa olhar para trás e fazer a comparação.

Finalmente, adicione o controle de versão ao seu plano de gerenciamento de projetos para que, se você precisar atualizá-lo, você poderá facilmente ver se você está trabalhando na última cópia.