HR Melhores Práticas para Comunicando Benefícios Usando Email

Vivemos em um mundo moderno onde a informação zips em todo o mundo de uma pessoa para outra em apenas alguns segundos. O correio eletrônico (e-mail), mensagens de texto e reuniões virtuais substituíram as comunicações por telefone e correio na maioria das empresas. Mesmo o departamento de recursos humanos é mais capaz de enviar um e-mail rápido para transmitir uma atualização importante para várias pessoas de uma só vez devido à sua eficiência.

Um estudo recente da Adobe indica que os milênios, o grande grupo de funcionários no local de trabalho, preferem as comunicações por e-mail. Portanto, ter um plano para comunicar importantes atualizações de benefícios para funcionários é uma obrigação.

5 maneiras de obter mais de benefícios Comunicação com e-mail

Ainda existem algumas regras firmes que se aplicam ao enviar informações de benefícios para funcionários através de e-mail e outras formas de comunicação digital. Essas regras são projetadas para realizar duas coisas:

• Garantir a segurança da informação de saúde pessoal de qualquer pessoa envolvida
• Fornecer uma comunicação clara sobre os benefícios dos empregados para o leitor final

Para ajudar sua equipe de RH a usar efetivamente o e-mail para dados de benefícios de comunicação, aqui estão algumas das melhores práticas para implementar agora.

# 1 - Saiba especificamente o que você deseja comunicar por email

Um dos objetivos principais de se comunicar benefícios via e-mail é obter informações para muitas pessoas ao mesmo tempo sem sacrificar muito tempo .

No entanto, é importante entender o que exatamente você precisa se comunicar por e-mail. Lembre-se de que os destinatários do e-mail provavelmente gastarão cerca de 10 segundos ou menos lendo. Faça isso contar criando uma campanha focalizada voltada para uma mensagem específica. Mantenha a informação concisa e limitada a uma idéia central.

Se você tem mais para cobrir, envie-o em um email de acompanhamento para que as pessoas realmente tomem o tempo para lê-lo. Além disso, antes de enviar um e-mail, entenda se a mensagem é melhor entregue por e-mail ou se algum outro formato for necessário. Algumas pessoas respondem melhor a outras formas de comunicação.

# 2 - Use etiqueta de e-mail e gramática adequadas

Deveria dizer, mas, como especialista em comunicação de benefícios, você sempre deve usar a melhor gramática e a etiqueta de e-mail. Use uma linha de assunto de e-mail atraente. Use uma cópia cega ao enviar o e-mail para um grande número de funcionários ao mesmo tempo, para proteger os endereços de e-mail pessoais. Comece com um formato simples para o seu e-mail que inclua uma saudação, uma breve oração de introdução, detalhes de suporte e uma frase de encerramento que inclua uma chamada para ação (se necessário). Use negrito para prazos ou datas, e inclua o URL completo de todos os links de inscrição, porque alguns provedores de email não o traduzem bem aos destinatários.Anexos podem acabar em spam, então use-os com moderação. Dê aos funcionários a informação pertinente para o que a mensagem de e-mail diz.

# 3 - Adicione outro nível de comunicação ao esforço

Tenha em mente que os e-mails são amplamente ignorados pelos consumidores, devido ao grande número deles recebido diariamente em milhões de caixas de entrada diariamente.

Além disso, entenda que as pessoas muitas vezes precisam ouvir uma mensagem em vários formatos e várias vezes antes de atuarem nelas. Como comunicador de benefícios, você quer usar várias formas de comunicação para transmitir mensagens importantes aos funcionários. Pense em sua estratégia de comunicação como tendo múltiplas camadas. Vídeos, materiais escritos, cartões postais e outros meios podem atingir os funcionários. Tornar toda a comunicação acessível para aqueles que podem ter desvantagens ou barreiras linguísticas.

# 4 - Proporciona visuais fáceis de ler para suportar sua mensagem

Além das comunicações digitais que você emite, certifique-se de promover importantes eventos de benefícios e prazos com imagens de marketing no local. Por exemplo, se a matrícula aberta se aproxima, comece a colocar cartazes em áreas onde os funcionários podem vê-los falar sobre esse tempo.

Outro exemplo poderia ser promover o programa de bem-estar corporativo com pôsteres e folhetos que falam sobre estilos de vida saudáveis. A conscientização contínua e a educação dos benefícios usando ferramentas visuais e de marketing como pôsteres, folhetos e informações de vídeo são o que torna a comunicação de benefícios mais efetiva. Centre o marketing em torno das necessidades dos funcionários, suas preocupações com a saúde e o valor dos benefícios que a empresa fornece.

# 5 - Dê aos funcionários todas as informações de que precisam para obter mais suporte

Um dos problemas que ocorrem nos e-mails de benefícios é que a informação crítica é deixada de fora, sem querer, pela pessoa que o envia. Omitindo informações de contato, números de telefone de benefícios e um link para encontrar mais detalhes sobre planos de benefícios ou taxas nunca é uma boa idéia. Certifique-se de comprovar o email e pense em lê-lo do ponto de vista do leitor. No mínimo, certifique-se de incluir informações sobre quem entrar em contato com perguntas de benefícios e um endereço de site onde os leitores podem obter mais informações.

A comunicação de benefícios simplesmente é um dos muitos fatores que uma mensagem de e-mail pode servir, mas seja sábia antes de se apoiar nessa forma de mensagens o tempo todo. Misture as coisas e use as dicas acima para tirar o máximo proveito dos esforços de comunicação de seus empregados.

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