Saiba sobre Planos Responsáveis ​​para Remuneração de Empregados

Um plano responsável é um acordo de subsídio de reembolso de empregado ou um método para reembolsar os funcionários por despesas comerciais que cumpram os regulamentos do IRS.

Se o seu negócio tiver um plano responsável, o reembolso de certas despesas comerciais não é tributável para o empregado. Se o seu plano de reembolso de negócios não estiver em conformidade com os requisitos do IRS para um plano responsável, esses reembolsos são tributáveis ​​para o empregado e a retenção de imposto de renda federal e os impostos sobre a folha de pagamento devem ser feitos com esses pagamentos.

Além disso, você, como empregador, deve denunciar esses pagamentos no formulário W-2 do empregado.

Os planos responsáveis ​​podem incluir o reembolso de uma série de despesas de empregado diferentes, incluindo:

• Despesas de viagem dos empregados, incluindo refeições e entretenimento,
• Compra de ferramentas e equipamentos e
• Despesas com o escritório em casa do empregado.

O plano responsável também deve incluir um procedimento que exige que os funcionários devolvam os reembolsos em excesso (aqueles que excedem os valores permitidos) para o empregador. Se um empregador criar e manter um plano responsável, as despesas de viagem dos funcionários não devem ser tratadas como receita tributável.

Requisitos do Plano Permitido

Para ser considerado um "plano responsável" pelo IRS, seu arranjo deve incluir TODOS os seguintes:

1. As despesas devem ter uma conexão comercial ; ou seja, eles devem ter sido pagos ou incorridos ao executar serviços como empregado.
2. O empregado deve atender adequadamente ao empregador por essas despesas dentro de um prazo razoável. Você deve exigir que os funcionários forneçam informações detalhadas sobre essas despesas, incluindo data, hora, local, quantidade e finalidade comercial para a despesa.
3. Você deve exigir que o empregado devolva reembolsos em excesso dentro de um período de tempo razoável e específico, dependendo das circunstâncias

Se os três desses requisitos não forem cumpridos, o plano é determinado pela O IRS não é responsável, e as despesas reembolsadas ao empregado pelo seu negócio são tributáveis ​​para o empregado.

Reembolsos excedentes

O excesso de reembolso é o reembolso maior do que os valores permitidos. Se o empregado não devolver os reembolsos em excesso dentro de um prazo razoável, esses montantes em excesso são tributáveis ​​para o empregado. A circunstância mais comum seria um caso no qual você daria a um funcionário um adiantamento antes de partir para uma viagem, e suas despesas durante a viagem são menores que o valor avançado.

Um período de tempo razoável para o retorno dos reembolsos em excesso é determinado pelo IRS como, por exemplo:

• Um adiantamento recebido dentro de 30 dias do tempo da despesa
• O empregado fornece uma conta adequada das despesas dentro de 60 dias após terem sido pagos ou incorridos.
• O funcionário retorna qualquer excesso de reembolso no prazo de 120 dias após o pagamento ou incorrido.
• O funcionário recebe uma declaração (pelo menos trimestralmente) que solicita retorno ou contabilização adequada dos adiantamentos pendentes, e o funcionário cumpriu dentro de 120 dias após receber o extrato.

Enviando um Plano Responsável para o IRS

Não, não há nenhum requisito para que você envie um plano escrito ao IRS. Mas você deve provar que definiu seus requisitos para reembolsar os funcionários por despesas. Você precisará de alguma coisa por escrito para mostrar ao IRS que você entende o que é um plano responsável e que você está operando seus negócios com os requisitos.

Primeiro, você precisa colocar esses requisitos por escrito, como parte do manual de procedimentos e políticas de seu empregado.

Em segundo lugar, você deve documentar todas as transações com funcionários por seus reembolsos de despesas, mantendo registros para mostrar que todos os requisitos do plano responsável foram seguidos.

Os impostos sobre o imposto e os impostos contabilísticos

Se essas despesas são feitas dentro de um plano responsável não afetam diretamente sua capacidade de deduzir essas despesas na sua declaração de imposto de negócios. Mas você ainda deve fornecer documentação adequada para provar que essas despesas foram relacionadas a negócios.

Para reembolsos de viagem, por exemplo, você pode deduzir a despesa na linha apropriada em sua declaração de imposto de negócios. Por exemplo, para refeições e despesas de entretenimento, use a linha 24b da Tabela C (para proprietários únicos ou LLC de membro único).