Aprender a desenvolver um plano de terceirização

Muitas discussões sobre terceirização na mídia tornam-se complexas, mas é bastante simples. Mesmo em nossas casas, nós "terceirizamos" muitas tarefas: cozinhar, manter nossos gramados e cuidados infantis, apenas para citar alguns. Quando não temos o tempo, o foco ou as habilidades para fazer o trabalho, buscamos alguém que possa, e alguém que fará o trabalho por um preço que podemos pagar. As empresas funcionam da mesma forma, mesmo que suas decisões envolvam mais fatores e tomadores de decisão.

O processo de desenvolvimento do plano de terceirização

Mas, assim como as famílias tomam decisões diferentes, as corporações podem chegar a decisões surpreendentemente diferentes sobre terceirização. Não há nenhum modelo que funcione para todas as empresas, mas há um processo que todas as empresas precisam considerar:

Realização

No passado, muitas empresas podem nem saber o que era a terceirização. Hoje, eles sabem sobre terceirização, mas talvez não percebam quantos programas de terceirização (e terceirização) já operam: Centros de cópia, salas de correio, gerenciamento de instalações, TI e até partes de um departamento jurídico corporativo. A terceirização não pode resolver todos os problemas, mas aprender sobre a geração anterior de contratos identificará novos projetos e fornecerá informações valiosas.

Configuração de metas

Para ser bem sucedido na criação de um programa de terceirização, você precisa definir metas específicas, como reduzir os custos corporativos gerais em cinco por cento, focar a eficiência em um único local ou apenas Observe as funções desempenhadas em uma unidade de negócios.

Os objetivos não precisam de detalhes tremendo. À medida que sua experiência de terceirização aumenta, as definições vão mudar.

Participação

Você precisa de participantes de muitas áreas de especialização para fornecer contribuições para o plano, para verificar os pressupostos e para fornecer julgamento especializado. Quando você muda de um plano geral para projetos específicos, você repetirá esse processo e criará subgrupos com conhecimentos ainda mais específicos.

Identificação

Agora que você tem objetivos e especialistas para identificar e interpretar informações, é hora de identificar projetos específicos para o seu programa de terceirização. Toda empresa desenvolve critérios diferentes e é impulsionada tanto pela cultura como pela análise financeira ou operacional, mas existem critérios comuns que você deve observar:

• Decisões anteriores: Sua empresa provavelmente tomou decisões anteriores sobre o uso de não- funcionários, como trabalhadores temporários ou contratos de serviços. Trabalhe com Procurement e seu PMO (Project Management Office) para obter detalhes. Veja como eles abordaram os problemas nesta lista e compilaram as lições aprendidas.
• Experiência: Você está executando funções ou produzindo produtos sem experiência suficiente, ou você está tendo problemas para manter os gerentes?O gerenciamento atual tem um plano para resolver esses problemas? Caso contrário, este poderia ser um bom projeto de terceirização.
• Qualidade: Mesmo que uma função tenha pessoas com habilidades adequadas e gerentes experientes, você não pode obter o nível de serviço que você precisa. O gerente realiza levantamentos de clientes? O que os clientes dizem sobre produtos ou serviços? Uma lacuna de qualidade ou falta de interesse no atendimento ao cliente é outra bandeira para terceirização.
• Custo: Um serviço excepcionalmente de alta qualidade não é necessariamente um bom valor. Como seus custos se comparam aos concorrentes? A função produz relatórios mensais: custos unitários, custo operacional, tendências de custos plurianuais? Se esta função não puder produzir esses relatórios, um serviço terceirizado pode fornecer uma maior transparência em suas operações.
• Escala: Quando você examina toda a sua empresa, você fará muitas descobertas inesperadas. Mantenha o foco! Um grande projeto é um melhor candidato para terceirização do que uma série de projetos menores. Esse único grande projeto exigirá muito menos recursos administrativos e de gerenciamento. Mantenha uma lista abrangente, mas apenas selecione os candidatos do que fornecer um grande impacto na sua primeira onda de projetos.
• Segurança: Agora você tem uma boa idéia de projetos em potencial. É hora de filtrá-los de acordo com os padrões de segurança. A segurança é um assunto complexo e controverso. Diferentes padrões aplicam-se a diferentes indústrias e algumas empresas são mais conscientes da segurança do que seus concorrentes. Compreenda os padrões internos e industriais, e limite os projetos de terceirização em conformidade. Inclua segurança legal, informática, segurança corporativa, conformidade (se for aplicável) e todos os departamentos de "risco" nas suas discussões.
• Priorização: Cada item acima (e talvez outras características) deve ser marcado e, em seguida, cada projeto deve ser atribuído a um "valor de terceirização" total. Sem dúvida, haverá muito debate sobre quais características são as mais importantes, se suas pontuações forem precisas e se outras características devem ser consideradas. Não se surpreenda se esse processo dura meses ou mesmo anos.
• Comunicação: No momento em que você priorizou projetos em potencial, você realizou muitas reuniões e conversou com muitas pessoas. Espere que essas discussões sejam informações públicas nos departamentos que você segmentou para terceirização. Assuma sempre que essas discussões chegarão à população de seus empregados, muitas vezes em tempo real. As comunicações corporativas cuidadosamente planejadas precisam estar preparadas e preparadas. Nunca deixe os rumores se tornarem uma fonte melhor de informações do que fatos.

Executando seu plano de terceirização

No final deste processo, você terá seu plano de terceirização inicial. Há muitos mais passos ao executar este plano: Confirmar dados, criar subcomités para projetos específicos, identificar fornecedores, executar pilotos, adjudicar contratos e assim por diante. No entanto, o desenvolvimento do seu plano fornece as primeiras e mais importantes etapas.