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Os empregadores relatam a folha de pagamento calculando o salário mensal bruto e diversas deduções de folha de pagamento para chegar ao salário líquido. Embora isso pareça bastante simples na superfície, o cálculo de várias deduções de folha de pagamento exige que você seja orientado por detalhes e trabalhe com extrema precisão.
Fórmula básica para pagamento líquido:
Salário bruto do empregado (taxa de pagamento x horas trabalhadas)
menos Taxas de imposto de folha de pagamento estatutárias
menos As deduções voluntárias de folha de pagamento
são iguais Pagamento líquido.
Deduções fiscais de folha de pagamento estatutária
A lei exige que os impostos sobre a folha de pagamento sejam retirados do cheque de pagamento de um empregado. Os empregadores devem então transmitir essas retenções a várias agências fiscais. As deduções fiscais de folha de pagamento incluem o seguinte:
- Imposto de imposto de renda federal (com base em tabelas de retenção na Publicação 15)
- retenção de imposto de segurança social (6. 2 por cento até o lucro tributável máximo anual de $ 127, 200 em 2017)
- retenção de imposto de Medicare (1. 45 por cento)
- retenção de imposto de Medicare adicional (0. 9 por cento) para empregados com mais de US $ 200.000 (este é um novo requisito de retenção de imposto a partir do ano de 2013)
- Estado retenção de imposto de renda
- Várias retenções de impostos locais (tais como impostos de distrito, município ou distrito escolar, seguro estadual ou seguro de desemprego).
Deduções voluntárias de folha de pagamento
As deduções voluntárias de folha de pagamento são retiradas do salário de um empregado somente se o empregado concordou com a dedução.
As deduções voluntárias pagam ou contribuem para vários benefícios que o empregado optou por participar. As deduções voluntárias de folha de pagamento podem incluir o seguinte:
- Prêmios de seguro de saúde (cuidados médicos, dentários e oculares)
- Prêmios de seguro de vida
- Contribuições do plano de aposentadoria (como um plano 401 (k))
- Planos de compra de ações dos empregados (planos ESPP e ESOP)
- Refeições, uniformes, taxas sindicais e outras despesas relacionadas ao trabalho
As deduções voluntárias podem ser pagas com dólares pré-impostos ou pós- dólares dos impostos, dependendo do tipo de benefício que está sendo pago. Algumas deduções pré-tributárias reduzem os salários sujeitos ao imposto de renda federal, enquanto outras deduções reduzem os salários sujeitos aos impostos da Segurança Social e do Medicare também. As publicações do IRS 15 e 15-B explicam quais benefícios são pré-impostos para vários fins e o software de folha de pagamento de nível profissional o ajudará a acompanhar todos os cálculos de folha de pagamento relacionados a impostos.
Responsabilidades fiscais da folha de pagamento do empregador
A responsabilidade pelos impostos sobre a folha de pagamento continua mesmo depois que os cheques de pagamento foram emitidos para os funcionários. A empresa é responsável por:
- Pagar a participação do empregador nos impostos sobre a folha de pagamento
- Para depositar os dólares dos impostos retirados dos cheques de pagamento dos empregados
- Preparar vários relatórios de reconciliação
- Contabilizar a despesa de folha de pagamento através de seus relatórios financeiros > E a apresentação de declarações de imposto de folha de pagamento
- Imposto de folha de pagamento do empregador
As empresas também são responsáveis por pagar sua parcela de impostos sobre a folha de pagamento.Esses impostos sobre a folha de pagamento são uma despesa adicional além da despesa do salário bruto de um empregado. A parte do empregador dos impostos sobre a folha de pagamento inclui o seguinte:
Imposto sobre a Segurança Social (6. 2 por cento até o máximo anual)
- Imposto sobre o Medicare (1. 45 por cento dos salários)
- Impostos de desemprego federais (FUTA) < Impostos estaduais de desemprego (SUTA)
- Impostos FICA
- FICA significa a Lei Federal de Contribuições de Seguro. O imposto FICA consiste em impostos da Previdência Social e Medicare. Os impostos sobre Segurança Social e Medicare são pagos tanto pelo empregado quanto pelo empregador. Cada parte paga metade desses impostos. Juntos, as duas metades dos impostos FICA somam 15%, divididas da seguinte forma:
Segurança social (o empregado paga 6. 2%)
Segurança social (o empregador paga 6. 2%)
- Medicare (o empregado paga 1. 45%)
- Medicare (o empregador paga 1. 45%)
- A partir de 2013, um imposto adicional do Medicare é aplicado aos funcionários que arquivam impostos como chefe de família, solteiro ou como viúva qualificada (er) com uma criança dependente e cujos salários do Medicare excedem US $ 200.000.
- O limite é muito menor para os indivíduos casados que apresentam declarações de impostos separadas: US $ 125.000. O imposto adicional do Medicare se aplica a rendimentos superiores a US $ 250.000 para casados contribuintes que apresentam declarações conjuntas.
Este é um imposto apenas para funcionários. Não há imposto correspondente imposto ao empregador.
A parcela de funcionários da Previdência Social aumentou de 4. 2% foi estabelecida em 2011 e 2012. Esse feriado de imposto de folha de pagamento foi legislado como parte da Lei de Alívio Tributário de 2010, que foi então prorrogado pela HR 3765 e estendido novamente pela HR 3630. Mas a parcela de funcionários da Segurança Social voltou para o total de 6. 2 por cento em 2013.
Declaração de impostos sobre a folha de pagamento
Os empregadores são obrigados a reportar suas obrigações fiscais e a depositar os impostos sobre a folha de pagamento em um maneira oportuna. Os requisitos de relatórios incluem:
Efetuar depósitos de impostos federais
Declaração anual de imposto sobre o desemprego federal (Formulário 940 ou 940EZ)
- Declaração de imposto sobre a folha de pagamento trimestral do empregador (Formulário 941)
- Retorno anual do imposto de renda federal retido (Formulário 945 )
- Declarações de salários e impostos (formulário W-2)
- Os empregadores também têm requisitos para arquivar relatórios com várias agências estaduais e locais. Os empregadores podem encontrar links para agências fiscais estaduais através do site da American Payroll Association.
- Originalmente escrito por Diana Van Blaricom, um profissional certificado em recursos humanos (PHR).
Editado e revisado por Beverly Bird.
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