Como um Supervisor pode gerenciar o absentismo

De acordo com um levantamento de ausência não programada do CCH, os empregadores estão perdendo terreno quando se trata de manter os trabalhadores no trabalho. As taxas de absentismo não programadas aumentaram para o seu nível mais alto desde 1999.

O que continua a ser mais preocupante é que quase dois em cada três funcionários que não se apresentam para o trabalho não estão fisicamente doentes.

Para a maioria das empresas, a responsabilidade pelo gerenciamento do absenteísmo caiu principalmente em supervisores imediatos.

Esses supervisores são muitas vezes as únicas pessoas conscientes de que um determinado funcionário está ausente.

Eles estão na melhor posição para entender as circunstâncias em torno da ausência de um indivíduo e para notar um problema em uma fase inicial. Portanto, seu envolvimento ativo nos procedimentos de ausência da empresa é fundamental para a eficácia geral e o sucesso futuro de uma política ou programa de ausência.

Infelizmente, no entanto, a maioria dos supervisores não recebeu nenhuma orientação ou treinamento na gestão do absenteísmo. Eles foram deixados sozinhos para realizar a tarefa muitas vezes impopular de identificar, confrontar e resolver o abuso de ausência.

Para garantir que os supervisores sejam confortáveis ​​e competentes em seu papel de gerenciar o absenteísmo, eles precisam ter o apoio total da alta administração. Todas as partes devem estar conscientes do objetivo das políticas e procedimentos de ausência. Deveria haver discrepâncias entre departamentos; uma política pode perder sua eficácia.

Para fornecer mais consistência, os supervisores devem ser treinados em suas responsabilidades sobre o gerenciamento do absenteísmo, aconselharam como realizar entrevistas efetivas de retorno ao trabalho e educados no uso de procedimentos disciplinares quando necessário.

As Responsabilidades do Supervisor

Além de garantir que o trabalho seja devidamente coberto durante a ausência do funcionário, há uma série de outras ações críticas que os supervisores precisam tomar para gerenciar o absenteísmo.

Devem:

• garantir que todos os funcionários estejam plenamente conscientes das políticas e procedimentos da organização para lidar com a ausência,
• seja o primeiro ponto de contato quando um funcionário telefona para doentes,
• mantenha detalhadamente detalhado registros de ausência precisos e atualizados para sua equipe (por exemplo, data, natureza da doença / motivo de ausência, data de retorno esperado para o trabalho, certificação do médico, se necessário),
• identificar padrões ou tendências de ausências que causam preocupação,
• realizam entrevistas de retorno ao trabalho e
• implementam procedimentos disciplinares quando necessário.

A Entrevista do Return-to-Work

O treinamento dos supervisores na forma de gerenciar melhor o absenteísmo deve incluir instruções sobre como realizar entrevistas de retorno ao trabalho efetivas e justas.Pesquisas nacionais recentes indicam que essas entrevistas são consideradas como uma das ferramentas mais eficazes para gerenciar o absenteísmo de curto prazo1.

A discussão do retorno ao trabalho permitirá que o supervisor entregasse o funcionário de volta ao trabalho, além de demonstrar o forte compromisso da administração em controlar e gerenciar o absenteísmo no local de trabalho. A entrevista permitirá verificar se o funcionário está bem o suficiente para retornar ao trabalho.

A documentação necessária pode ser completada para que a ausência e a conclusão sejam devidamente registradas.

O fato de que um procedimento estabelecido está em vigor para investigar e discutir a ausência com um empregado pode, por si só, atuar como dissuasor para a falta de comparecimento por razões falsas.

As entrevistas devem ser realizadas o mais rápido possível após o retorno ao trabalho do ausente (o mais tardar um dia após o retorno). O empregado deve ter ampla oportunidade para descrever os motivos da ausência dele. O supervisor deve usar a entrevista como um tempo para explorar quaisquer problemas que o empregado possa ter que levem à ausência.

O objetivo é promover uma cultura aberta e favorável. Os procedimentos estão em vigor para se certificar de que ajuda e conselho são oferecidos quando necessário e garantir que o funcionário esteja apto a retornar ao trabalho.

Os funcionários geralmente apreciam a oportunidade de explicar motivos genuínos para a ausência dentro de uma estrutura formalizada.

Caso o supervisor duvide da autenticidade dos motivos apresentados para ausência, ele / ela deve usar essa oportunidade para expressar dúvidas ou preocupações.

Em todos os momentos, o funcionário deve estar ciente de que a entrevista não é meramente parte dos procedimentos da empresa, mas uma reunião significativa durante a qual a ausência foi observada e pode ter implicações para o emprego futuro. O procedimento disciplinar da empresa, em caso de níveis inaceitáveis ​​de ausência, deve ser explicado ao empregado.

O gerente pode escolher descrever como a ausência afetou o departamento. A mensagem deve ser que o empregado foi perdido e que a produtividade sofreu.

A forma como o departamento foi obrigado a reorganizar os arranjos de pessoal também pode ser explicada. Isso demonstraria que a eficiência da unidade de trabalho foi prejudicada pela ausência.

O supervisor deve então informar o funcionário que retorna sobre a situação atual (por exemplo, quais tarefas são agora prioridades, o que já foi realizado e onde o empregado agora deve concentrar seus esforços).

Em nenhum momento durante a reunião, a entrevista deve se tornar uma forma de punição , mas deve ser vista como uma ocasião para destacar e explicar as repercussões da ausência no departamento. A grande maioria dos funcionários obtém uma sensação de orgulho e a realização de seu trabalho e gerenciamento deve ser encorajada a tratar esses indivíduos como adultos responsáveis.

A maioria dos funcionários compreende regras razoáveis ​​e não quer ser ameaçada em conformidade.A pequena porcentagem de funcionários que realmente têm um problema de ausência exigirá uma supervisão próxima e, possivelmente, até medidas punitivas para o absenteísmo excessivo. Estes poucos funcionários que são irresponsáveis ​​devem ser tratados individualmente e com firmeza.

Procedimentos disciplinares recomendados se o absenteísmo continuar

As diretrizes a seguir descrevem as medidas recomendadas a serem tomadas nos casos em que as faltas de curto prazo são consideradas acima de um nível aceitável em um determinado período de tempo.

Estágio 1: Entrevista de orientação

• O supervisor imediato deve informar o funcionário sobre sua preocupação com as ausências, tentar estabelecer os motivos da doença e determinar o que precisa ser feito para melhorar o atendimento.
• Se qualquer condição médica for identificada nesta fase e provavelmente afetará a adequação do trabalho, o supervisor deve providenciar uma consulta com o médico aprovado pela empresa. Isso deve ser confirmado com o empregado por escrito dentro de cinco dias úteis.
• Se da discussão, o problema não parece ser devido a uma inaptidão subjacente ao trabalho, o supervisor deve informar o funcionário que, embora as doenças gravadas possam ser genuínas, é esperada uma melhoria sustentada no atendimento ou a próxima etapa no procedimento será levado.
• Uma revisão do atendimento será feita automaticamente por mês para os próximos seis meses.

Fase 2: Primeira revisão formal (estágio de alerta verbal)

• Se as ausências do empregado continuarem a piorar após análise e monitoramento regular, ele deve ser convidado a participar de uma reunião de revisão formal com o supervisor.
• O registro de ausência deve ser detalhado em uma carta convidando o empregado para esta entrevista. O funcionário deve ser informado de que ela tem o direito de ser representada por um representante sindical ou um colega conforme apropriado.
• O objetivo desta reunião será:
  - continuar a discutir os motivos subjacentes das ausências,
  - informar o funcionário do serviço e as implicações de custo de sua ausência e
  - - avise o empregado (exceto quando se decide buscar conselho médico) que, se não houver uma melhoria substancial e sustentada, seu emprego pode ser encerrado por causa de sua incapacidade de manter um nível de atendimento aceitável. Isso constitui o aviso verbal.
• Quando o atendimento médico é justificado, as ações devem ser tomadas imediatamente. A reunião é, portanto, apenas adiada para permitir que esta parte do processo seja concluída. Dentro de cinco dias úteis, o funcionário deve receber conselhos médicos. A reunião é novamente convocada com RH e a opinião do médico é discutida.
• Se o médico confirmar a aptidão para o trabalho, o funcionário deve ser avisado sobre as conseqüências da ausência contínua.

Fase 3: Segunda revisão formal (fase de aviso escrito)

• Quando o monitoramento regular indica que nenhuma melhoria no padrão de ausência ocorreu, uma segunda reunião formal será organizada com RH.
• A carta que convida o funcionário para a reunião incluirá o recorde de ausência e, novamente, o conselho sobre a representação.
• Qualquer nova informação fornecida na reunião sobre saúde ou mudança na natureza da doença pode precisar ser avaliada por um médico aprovado pela empresa.
• O empregado deve ter a oportunidade de explicar seu registro de ausência. Se for o caso, o supervisor deve informar o funcionário que um aviso escrito formal está sendo emitido e que este aviso permanecerá no arquivo do empregado por um período especificado. Uma cópia do aviso deve ser emitida ao empregado e ao seu representante.
• O funcionário deve ser informado de que o incumprimento das expectativas de atendimento da empresa e de melhorar o presente recorde inaceitável de ausência resultará na rescisão do emprego do empregado.
• Onde a aptidão para o trabalho está em dúvida, avance com as opções de redistribuição de acordo com a orientação recebida pelo médico. Consulte o representante do sindicato do empregado (se aplicável) no processo de redistribuição e as opções.
• Estágio 4: Suspensão temporária do trabalho
• Se, após a implementação das etapas anteriores do processo disciplinar, não ocorre melhoria no atendimento, a administração pode prosseguir com uma suspensão temporária sem pagamento. A intenção de suspender deve ser confirmada por escrito com detalhes das datas de início e fim. Uma cópia da carta de suspensão deve ser enviada ao representante do funcionário (se aplicável).

Fase 5: rescisão do emprego

• Esta é a etapa final no processo disciplinar pelo qual o empregado é demitido por incapacidade de cumprir os requisitos da companhia para atendimento no trabalho. O despedimento só pode ocorrer com a autorização por escrito de um gerente sênior e RH.
• A carta que chama o empregado novamente incluirá conselhos sobre a representação e descreverá o registro de ausência. O funcionário deve ser avisado de que, como resultado da entrevista, ele ou ela pode ser demitido por incapacidade de desempenhar funções no trabalho.
• Mais uma vez, o médico da empresa pode ter que ser consultado se houver novas informações em relação à saúde ou capacidade de trabalho do empregado.
• Quando a redistribuição não é possível, ou apropriada, considere prosseguir com a demissão por motivos de capacidade. A elegibilidade para benefício de invalidez dependerá das circunstâncias de cada caso.
• Se uma decisão for feita para demitir com base na capacidade, uma cópia da carta de demissão deve ser enviada ao representante do empregado (se apropriado).
• O empregado pode ter o direito de recorrer contra demissão. O recurso deve estar em conformidade com os procedimentos disciplinares da empresa.

Desafios na gestão do absentismo

Esteja ciente de que os supervisores geralmente são desconfortáveis ​​ou não estão dispostos a informar sobre aqueles que ultrapassaram os níveis aceitáveis ​​de absenteísmo. Devido às muitas pressões já exercidas sobre os supervisores, a implementação consistente das políticas de absentismo não é sempre sua principal prioridade.

É importante tentar tirar a subjetividade do gerenciamento do absenteísmo e garantir que todos os funcionários sejam tratados da mesma forma.É essencial ser consistente, persistente e justo para todos. Quando a ausência não é abordada ou abordada de forma inconsistente, pode resultar em menor moral.

Os funcionários podem sentir que foram tratados injustamente quando percebem que outros funcionários ausentes estão "fugindo com isso". "

A maioria dos funcionários apreciará políticas e programas que são facilitadores e não punitivos. Medidas rigorosas ou punitivas que obrigam os empregados a trabalhar podem resultar em empregados que se tornam "ausentes no trabalho".

Eles fazem o menor possível e resistem a qualquer esforço para que façam mais. Devem ser implementados outros programas que ajudem os funcionários a estar presentes no trabalho, como horários de trabalho flexíveis, compartilhamento de trabalho, prêmios de atendimento e programas de bem-estar.