O que os gerentes de projeto fazem durante todo o dia?

Muitas vezes eu pergunto o que um gerente de projeto faz porque o papel é tão amplo. Aqui está a minha opinião sobre o papel do gerente de projeto. Isso é o que os gerentes de projetos fazem o dia inteiro.

Project Managers …

Desenvolver a grande ideia

O primeiro trabalho do gerente de projeto é desenvolver a grande ideia. Nem sempre foi assim. Não era muito esperado que os gerentes de projetos levassem uma idéia de pleno direito, provavelmente um caso de negócios completo, e transformasse isso em um plano de projeto que poderia ser executado.

Hoje, o papel do gerente de projeto evoluiu um pouco, e você provavelmente se encontrará envolvido anteriormente e mais cedo no projeto antes mesmo de se tornar um "projeto".

Você trabalhará com o patrocinador do projeto para concretizar a idéia de formar uma imagem inicial do projeto e determinar se é viável.

Juntar a equipe

Se sua grande idéia for considerada viável, seu próximo passo será reunir uma equipe que possa trabalhar para transformar essa idéia em realidade. Você precisará de uma série de pessoas que podem desempenhar vários papéis em uma equipe de projeto.

Idealmente, você está procurando especialistas em assuntos em cada área funcional, mas você também precisará levar em consideração. Os gerentes de projetos nem sempre conseguem a equipe que eles querem em uma equipe porque esses especialistas estão ocupados em outros projetos. Se você não conseguir aguardar que eles estejam disponíveis, você terá que trabalhar com as pessoas disponíveis.

Você não precisará todos os envolvidos na equipe o tempo todo. Alguns especialistas funcionais, como advogados ou funcionários de imprensa, só precisam se juntar à equipe em pontos relevantes ao longo do caminho. Parte da habilidade de gerenciamento de projetos e gerenciamento de recursos é certificar-se de que você permite que eles saibam que suas tarefas estão chegando e, em seguida, trazê-los até a velocidade no projeto, assim que sua experiência for necessária.

Organizando o que está acontecendo

Durante o início do projeto e os estágios de inicialização precoce, você trabalhará com sua equipe para definir exatamente o que precisa ser feito. Isso envolve a definição de uma definição clara para o trabalho e garantir que todos entendam os objetivos.

Vale a pena redigir tudo isso em termos de valor comercial ou benefícios: em outras palavras, explique por que você está embarcando neste novo trabalho.

Conduza a Equipe

Agora você montou sua equipe, e todos vocês sabem o que você tem que conseguir juntos, é tarefa do gerente do projeto garantir que toda a equipe trabalhe em conjunto para conseguir isso.

É mais difícil do que parece! Conduzir com sucesso uma equipe significa negociar os desafios de desentendimentos, conflitos e estar no topo das comunicações em todos os momentos. Você deve motivar seu time a fazer um ótimo trabalho, mesmo quando os tempos são difíceis.Também envolve treinamento, treinamento, orientação e desenvolvimento das pessoas que trabalham no projeto, mesmo que não trabalhem diretamente para você. Essa é uma sobrecarga, muitas vezes esquecida em projetos, mas lembre-se de que as pessoas melhoram se sentem que são respeitadas e encorajadas a fazer o melhor trabalho possível. Se você pode fazer do seu projeto um lugar onde as pessoas cresçam e desenvolvam novas habilidades, as pessoas vão querer trabalhar com você.

A liderança da equipe também envolve a criação e gerenciamento de colaboração no time. Isso pode ser através de ferramentas de gerenciamento de projetos on-line ou reuniões de equipe presenciais ou algo intermediário. Colaborar e construir um senso de "equipe" ajudará os recursos do seu projeto a lidar quando houver conflito ou tempos difíceis no projeto, como um prazo que de repente é apresentado.

Gerenciando o dinheiro

Projetos custam dinheiro, e ser capaz de montar um orçamento de projeto é uma habilidade chave para um gerente de projeto. No entanto, seu papel não termina. Você precisa gerenciar o dinheiro e controlar os custos no projeto em andamento.

Você pode fazer isso por:

• Desenvolvimento de estimativas que cobrem todas as tarefas e recursos do projeto necessários.
• Trabalhando com seus especialistas em assuntos para garantir que estes sejam abrangentes e completos.
• Usando suas estimativas para criar um orçamento de projeto.
• Usando seu orçamento para explicar ao patrocinador do projeto e seja claro sobre o quanto o projeto vai custar.

Então, ao longo do projeto, você pode gerenciar seus custos através de um controle preciso de custos. Isso envolve comparando o que você está gastando na vida real com as estimativas e o orçamento do projeto que você juntou. Felizmente, eles não estão muito distantes, mas se você notar uma tendência para gastar estimativas demais ou incorretas, então você será suficientemente cedo para corrigi-lo, com alguma sorte. Você só pode corrigir o que você percebe, de modo que o bom controle de custos é importante.

Dica de especialista: O bom controle de custos envolve mais do que apenas rastrear gastos. Você também deve monitorar a quantidade de trabalho que está sendo feito no projeto. É a combinação de dinheiro e tarefas concluídas que lhe dá uma visão de se o projeto está gastando além de seus meios.

Tomando decisões

Vamos começar uma coisa reta: enquanto o patrocinador do projeto está lá para as decisões gigantescas, você é o gerente do projeto e responsável pela maioria das decisões tomadas no projeto. Mesmo os grandes. Mesmo quando você não está tomando a decisão, você apresentará uma recomendação sobre a decisão que você acha que o patrocinador deve tomar, porque você tem todos os detalhes e passou as idades considerando isso, e eles podem não ter a capacidade de fazer aquele.

Participar de partes interessadas

Não há muito tempo atrás, a literatura de gerenciamento de projetos falou sobre "gerenciamento de partes interessadas". "Hoje é reconhecido que você não pode" gerenciar "um stakeholder. É ingênuo e um pouco insultante sugerir isso, então falamos sobre "envolvê-los" em vez disso.

Em termos práticos, as ferramentas envolvidas não mudaram - é apenas a retórica e a atitude diferente.Você ainda planeja quais são as partes interessadas no projeto e se eles são particularmente poderosos ou influentes em relação ao trabalho que você está fazendo. Desenvolva um plano de comunicação e implemente-o.

O envolvimento das partes interessadas significa trabalhar com as pessoas afetadas pelo projeto para garantir que eles compreendam as mudanças que estão chegando.

Leia em seguida: lidar com as partes interessadas difíceis (porque nem todos serão fáceis de trabalhar).

Entregue os Objetivos do Projeto

Você fará isso com o envolvimento de sua equipe, e é o que todo o trabalho até agora tem levado a frente.

Ser capaz de entregar efetivamente o que você prometeu depende de ser muito claro sobre o que deveria ser. Você precisará documentar os principais fatores de sucesso e as medidas que serão usadas para avaliar se você conseguiu o que você pretende fazer.

Isso deve ser estabelecido no caso de negócios do projeto ou no documento de início do projeto (ou ambos, em diferentes níveis de detalhe). Portanto, deve ser relativamente simples ver quais são esses objetivos - é menos direto garantir que você os entregue.

Um bom planejamento, liderança forte e capacidade de ver o grande quadro, bem como o detalhe, ajudarão imensamente.

Gerenciar a transferência para viver

A entrega dos objetivos do projeto não é o fim de sua função como gerente de projeto. A coisa mais importante no final da fase de execução é garantir que você forneça uma transferência clara e completa para a equipe que vai gerenciar o projeto no futuro.

Uma boa transferência significa que você pode dar um passo para trás. Você não será mais a pessoa 'ir para' sobre o projeto, e você poderá seguir em frente para o próximo projeto, sabendo que a equipe comercial pode fazer o melhor do que você entregou a eles.

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"Lições aprendidas" é como descrevemos o que foi aprendido através do projeto que poderia ser usado em outras iniciativas no futuro. O gerente do projeto deve realizar uma reunião de lições aprendidas no final do projeto. Isso ajuda a equipe a crescer e a manter o conhecimento organizacional. Em outras palavras, ele pára a empresa com os mesmos erros novamente.

Então é o que um gerente de projeto faz o dia inteiro. A sua lista real de tarefas pode parecer um pouco diferente desta lista, mas essencialmente todas as tarefas lá contribuirão com esses elementos de ser um gerente de projeto. É um trabalho amplo e desafiador, mas também é variado e uma ótima escolha de carreira!