A melhor maneira de reembolsar empregados por Mileage

Qual é a melhor maneira de reembolsar os funcionários para a milhagem para a condução de seus negócios? Eu discuti esta questão com Craig Powell, CEO da Motus. A Motus fornece uma plataforma de gerenciamento e reembolso de veículos que assegura reembolsos justos e precisos para funcionários móveis.

Quais são as opções para configurar um sistema de condução para minha empresa?

A força de trabalho da empresa está se tornando cada vez mais móvel, com mais funcionários direcionados para empresas diariamente.

Você tem duas alternativas para o seu negócio: um programa de frota de carros de propriedade da empresa ou um programa de reembolso para funcionários que dirigem seus próprios carros.

Um programa de frota (carros próprios pertencentes à empresa) é uma opção atrativa para os empregadores que precisam providenciar transporte para funções específicas, como caminhões de serviço, vans, veículos de entrega ou aqueles com outros requisitos de equipamentos. O programa da frota dá ao seu negócio controle e supervisão de coisas como seguro e manutenção de veículos e a capacidade de escolher os recursos do veículo que a empresa considera importantes. Estes incluem recursos como branding corporativo, elementos de segurança e telemática para obter informações 24/7 sobre o local onde seus veículos estão localizados e estão sendo conduzidos.

O programa de reembolso <2>

A para os funcionários que conduzem seus próprios carros é usado por empresas que não exigem veículos especiais ou caminhões para seus funcionários, como negócios de vendas e serviços.

Reembolso oferece flexibilidade e escolha para os trabalhadores, requer menos administração interna e não requer custos antecipados ou drenagem no capital.

O que é importante para decidir qual sistema usar?

Independentemente do modelo - frota ou reembolso - você precisa reembolsar os funcionários adequadamente pelo uso comercial associado aos seus veículos ou enfrentar as conseqüências, como auditorias do IRS onerosas ou pior, ação em classe ações judiciais.

Para um programa de frota, pergunte-se o principal objetivo do programa - como benefício de um funcionário (benefício) ou para atender às necessidades de transporte de sua empresa. Se o seu principal objetivo é fornecer uma ferramenta de negócios, ele deve permitir que você reduza as despesas da frota, recuperando os custos associados ao uso pessoal dos veículos dos funcionários.

Com um programa de reembolso, , você pode escolher um abono de carro plano, um programa de centavos por milha ou a taxa de milhagem padrão do IRS para reembolsar seus funcionários. Mas as três dessas opções podem fazer com que as empresas percam milhares de dólares por empregado por ano porque não contabilizam com precisão os custos de cada condutor individual, como a variação dos preços do gás e o número de quilômetros conduzidos.

O que é FAVR e por que é a melhor alternativa para reembolso de milhagem?

FAVR é ​​um procedimento de receita do IRS que reembolsa os funcionários sem impostos para custos fixos e variáveis ​​associados à condução para empresas. Os custos fixos podem incluir taxas de seguro, licença e registro, enquanto os custos variáveis ​​incluem combustível e manutenção.

FAVR é ​​a solução de reembolso mais precisa porque fornece um reembolso personalizado para cada funcionário móvel com base nos custos locais da pessoa e na milhagem de negócios, que podem variar de mês para mês.

Mas, gravar com precisão todos os custos fixos e variáveis ​​pode ser complexo para administrar - e é por isso que a maioria dos empregadores não o usa.

Muitos empregadores optam, em vez disso, por concessões de carro simples mais simples como uma abordagem "de tamanho único" (US $ 500 por mês, por empregado, por exemplo). Mas este método não explica o fato de que não há duas viagens de negócios iguais, portanto, nenhum dos dois funcionários deve ser reembolsado o mesmo valor. Um reembolso do programa cents-per-mile é mais justo, mas ainda não é preciso.

Por que a taxa de milhagem padrão do IRS não é a melhor alternativa?

A maioria das empresas usa a taxa de milhagem de negócios do IRS para calcular o que cada funcionário deve ser devolvido. Mas a taxa do IRS não é uma taxa de reembolso exigida porque se baseia nos custos médios nacionais de operar um veículo durante o ano anterior .

A taxa IRS é uma média pontual de custos usando dados de anos anteriores, e não uma taxa de reembolso real. Os funcionários podem gastar mais em viagens do que estão sendo reembolsados, ou podem ser reembolsados ​​demais se os preços do gás caíram - e não serão feitos ajustes no que eles estão sendo pagos porque se baseou nos números do ano passado.

O que a maioria das empresas cometeu errado quando se trata de concessões de automóveis planos versus reembolso?

As licenças de automóvel plano não são justas quando se trata de reembolsar empregados que vivem em locais diferentes. Por exemplo, um funcionário pode viver em uma área onde os preços do gás são 12 centavos mais baratos do que os preços na próxima cidade em que outro funcionário vive. Além disso, os custos fixos das viagens de negócios, como o preço dos prémios de seguro automóvel e impostos, diferem consideravelmente por localização.

Outros custos de condução também variam. Por exemplo, os prêmios de seguro de carro variam muito de acordo com o estado, de US $ 825 em Charlotte, Carolina do Norte, a US $ 3, 150 em Detroit, Michigan. Os impostos para o mesmo sedã de US $ 21.000, US $ 249 em Nevada, ainda podem custar até $ 1, 689 em Rhode Island. Os custos de reparos anuais também não são iguais em todos os estados, com uma média de US $ 393 em Nova Jersey, mas apenas US $ 270 em Vermont. Pagar a mesma taxa fixa para os funcionários que vivem em locais diferentes ignora completamente essas variações.

Como as concessões de automóveis são tratadas como compensação, elas também são tributáveis ​​para o empregador que paga os impostos FICA (impostos sobre Segurança Social e Medicare) e o empregado que paga o FICA e os impostos sobre o rendimento. Isso significa que a empresa paga o valor do subsídio do automóvel mais a contribuição fiscal associada da FICA, enquanto o empregado leva o valor do subsídio do automóvel, menos os impostos sobre o rendimento e a contribuição do FICA.Em um modelo de reembolso isento de impostos, como FAVR, o empregado "leva para casa" exatamente o valor que o empregador reembolsa.

Que erros as empresas fazem para cobrar pelo uso pessoal de um veículo da frota?

Alguns empregadores permitem que seus empregados usem veículos de frotas pertencentes à empresa como vantagem para seu uso de condução pessoal. Mas, você ficaria surpreso com o número de empresas que não percebem que esse uso pessoal é tributável para o empregado. As empresas também não têm uma boa maneira de calcular o valor que cada motorista deve ser cobrado por esse benefício tributável.

Muitas vezes, as organizações simplesmente cobram um montante plano para cobrir o uso pessoal em todos os seus drivers, independentemente de quantas milhas pessoais eles conduzem. Isso pode funcionar para ser uma grande vantagem monetária para os funcionários que usam bastante veículos da frota para uso pessoal. Mas os funcionários que dirigem veículos da frota estritamente para uso comercial e mantêm seus próprios carros para uso pessoal fora das condições de trabalho podem ser injustamente sobrecarregados.

O que acontece se uma empresa não reembolsar com precisão seus funcionários?

O reembolso incorreto dos trabalhadores por despesas de condução relacionadas a negócios custa muitas empresas milhares de dólares a cada ano (cerca de US $ 3 000 dólares por funcionário por ano, conforme calculado pela Motus). No entanto, isto é nada em comparação com os custos dos processos judiciais. Nos últimos anos, os trabalhadores processaram com sucesso seus empregadores até US $ 7 milhões para compensar as práticas de reembolso injustas. No estado da Califórnia, esses processos estão se tornando rapidamente a regra, não a exceção, porque a seção 2802 do Código do Trabalho da Califórnia é particularmente rigorosa.

O código da Califórnia garante que "Um empregador deve indenizar [manter inofensivo] seu empregado por todas as despesas ou perdas necessárias incorridas pelo empregado em conseqüência direta do cumprimento de suas funções. " Isso foi comumente interpretado pelos empregadores como limitados aos custos de equipamentos ou ferramentas usadas no trabalho, mas agora estão sendo usados ​​cada vez mais em casos de reembolso de milhagem (exemplo Radio Shack e Toys" R "Us).

Os programas de frota também vêm com seus próprios desafios quando se trata de recarregar com precisão os funcionários para uso pessoal desses veículos. O uso pessoal dos veículos da empresa deve ser devidamente documentado e os funcionários serão cobrados de volta para uso pessoal. A milhagem pessoal subestimada coloca as empresas em risco de auditorias de IRS onerosas e pode custar a empresa em estornos devidos.

Quais são alguns recursos que podem ajudar meu negócio?

Sua empresa pode usar a mesma tecnologia que está capacitando o novo local de trabalho digital para rastrear suas despesas de milhagem de negócios. Aqui estão alguns exemplos:

• Dispositivos inteligentes habilitados para GPS para coletar e armazenar informações de viagens comerciais de funcionários
• Aplicativos móveis para automatizar o rastreamento de milhagem de funcionários e contabilizar com precisão o negócio exato, a viagem e o pessoal de cada funcionário. milhas.

Com as aplicações móveis e plataforma de software adequadas, você pode eliminar tarefas manuais para drivers para aumentar a produtividade, reduzir custos e garantir a conformidade do IRS - tudo ao mesmo tempo em que adquire informações sobre os comportamentos de condução e a eficiência da força de trabalho móvel.