Auditorias de remuneração de trabalhadores

A maioria das políticas de compensação dos trabalhadores estão sujeitas a uma auditoria. Este artigo explicará os tipos de auditorias disponíveis e as razões pelas quais eles são executados.

Prêmio estimado

Seu prêmio de compensação de trabalhadores é calculado multiplicando uma taxa de sua folha de pagamento e dividindo o resultado por 100. Por exemplo, suponha que sua folha de pagamento seja de US $ 500.000 ea taxa é de $. 10. O seu prémio é de 500 000 X. 1/100 ou US $ 500.

O prémio que você paga no início do período da sua política é um montante provisório. É uma estimativa baseada em suas folhas de pagamento projetadas para o próximo ano. Depois que sua política expirou, sua seguradora realiza uma auditoria para determinar suas reais folhas de pagamento para esse ano. Sua seguradora então ajusta seu prêmio. Se sua folha de pagamento real exceder sua folha de pagamento estimada, você pode ser cobrado um prêmio adicional. Se sua folha de pagamento real for menor do que sua folha de pagamento projetada, você pode receber um prêmio de retorno.

Finalidade da auditoria

As auditorias são realizadas para garantir que os empregadores dos prémios pagam o seguro de compensação dos trabalhadores refletem com precisão seus riscos. As seguradoras verificam para garantir que os empregadores sejam corretamente classificados e que as folhas de pagamento usadas para fins de classificação sejam precisas. Se a política de um empregador contém classificações erradas ou folhas de pagamento, o empregador pode estar pagando muito ou muito pouco, em relação a outros empregadores, para o seguro de compensação dos trabalhadores.

Muitos estados obrigam as seguradoras a auditar todas as políticas de remuneração dos trabalhadores cujo prêmio anual estimado exceda um determinado limite, como $ 10.000. Os serviços de seguros do estado realizam verificações periódicas para garantir que as seguradoras realizem as auditorias necessárias.

Obrigação contratual

A maioria das políticas de compensação de trabalhadores, incluindo o formulário NCCI padrão, contém uma cláusula que trata de auditorias.

No formulário NCCI, esta cláusula está localizada na Parte 5, Premium. Ele afirma que o empregador deve permitir que a seguradora audite a política a qualquer momento no prazo de três anos após a expiração da política. A seguradora tem o direito de examinar qualquer registro relacionado à política. Estes podem incluir livros contábeis, declarações fiscais e registros de folha de pagamento.

As políticas de compensação dos trabalhadores também contêm uma disposição relativa às inspeções. No formulário NCCI, esta disposição está localizada na Parte 6, Condições. Dá ao segurador o direito de inspecionar os locais de trabalho do empregador a qualquer momento. O objetivo de tais inspeções é avaliar a seguridade do seu negócio e coletar informações de folha de pagamento. As inspeções de compensação dos trabalhadores não se destinam a ser inspeções de segurança.

Uma apólice de seguro é um contrato legal. Quando você compra cobertura de compensação de trabalhadores, você está contratualmente obrigado a cumprir as disposições de auditoria e inspeção na política.Se sua seguradora pedir para visitar sua instalação ou solicitar informações de folha de pagamento atualizadas, você deve enviar suas demandas. A falta de tal pode constituir uma violação do contrato. Sua seguradora pode responder à sua recusa cancelando sua política ou recusando renová-la.

Isso pode afetar negativamente seu modificador de experiência.

Tipos de auditorias

Existem vários tipos de auditorias de compensação dos trabalhadores. Os tipos de auditorias que estão disponíveis podem variar de estado para estado e seguradora para seguradora.

• Auditoria de correio O tipo mais simples de auditoria. As auditorias de correio podem ser permitidas para pequenos empregadores que não geram muito premium. No entanto, as auditorias de correio podem estar indisponíveis para os empregadores em determinadas ocupações (como telhados), independentemente do tamanho.
• Auditoria preliminar Realizada quando uma política foi escrita pela primeira vez com uma nova seguradora. As auditorias preliminares geralmente são realizadas no local. O objetivo deles é garantir que as classificações apropriadas e as folhas de pagamento sejam usadas na política.
• Auditoria telefônica Usado por algumas seguradoras. A seguradora pode enviar-lhe um formulário para completar e retornar à seguradora. Quando a seguradora recebeu as informações, ele agende um telefonema para você com um auditor para discutir as informações que você forneceu.
• Auditoria de campo Uma auditoria física realizada em suas instalações. O objetivo é coletar a folha de pagamento e outras informações que a seguradora usará para calcular seu prêmio final.
• Auditoria interina Pode ser realizada se a sua empresa mudou de alguma forma, talvez iniciando uma nova operação. As auditorias intermediárias também são usadas por grandes empregadores que desejam reportar sua folha de pagamento mensal ou trimestral em vez de uma vez por ano. Essas auditorias geralmente são realizadas por correio. Uma auditoria física é realizada no final do período da política.
• Auditoria de teste Realizada por uma autoridade de compensação dos trabalhadores estatais para verificar os resultados da auditoria obtidos pela seguradora. As agências estatais realizam auditorias de testes para garantir que os auditores de seguros usem corretamente o sistema de classificação e classificação. As agências também querem garantir que as seguradoras estejam usando planos de classificação aprovados pela agência (quando for necessária a aprovação prévia).

Fraude por um empregador

Cumprir o pedido de informações da sua seguradora não é sua única obrigação como tomador de apólice. Você também deve fornecer dados precisos . Se você fornecer intencionalmente informações falsas à sua seguradora, você pode ser processado pelo departamento de seguros do seu estado por fraude de seguro. Aqui estão exemplos de ações que podem ser consideradas fraudulentas:

• Subnacional de sua folha de pagamento com a intenção de reduzir o seu prémio
• Fornecer descrições falsas de trabalho para um auditor de seguros
• Fornecer falsas declarações fiscais ou outros relatórios financeiros
• Ocultar o fato de ter contratado subcontratados
• Fornecendo certificados de seguro falsificados para subcontratados

Uma vez que uma auditoria foi concluída, sua seguradora enviará um relatório. Idealmente, as folhas de pagamento apresentadas no relatório não diferirão substancialmente das folhas de pagamento estimadas listadas em sua política.Infelizmente, nem sempre é esse o caso. Se suas projeções de folha de pagamento eram muito baixas, a auditoria pode ter gerado um grande prêmio adicional. O relatório de auditoria também pode mostrar alterações em suas classificações. Se o auditor determinou que sua empresa estava mal classificada, ele ou ela pode ter adicionado novos códigos de classe ou removido os existentes.

Disputas de Auditoria

Os segurados nem sempre concordam com os relatórios de auditoria. Um relatório pode conter erros, como o modificador de experiência incorreto ou números de folha de pagamento incorretos. Alternativamente, pode mostrar mudanças de classificação com as quais você não concorda.

Se você não está satisfeito com os resultados de uma auditoria, entre em contato com sua seguradora imediatamente. A maioria das seguradoras fornece instruções sobre como contestar uma auditoria. Estes podem ser incluídos em seus documentos de política. Certifique-se de seguir cuidadosamente as instruções da seguradora. Informe sua queixa por escrito dentro do prazo especificado pela seguradora. Descreva o problema em detalhes. Por exemplo, se você acha que o auditor usou a classificação errada, explique seu raciocínio e sugira uma alternativa. A seguradora irá rever sua reclamação e decidir se uma revisão está garantida.

Se uma auditoria gerou um prêmio adicional, mas você contestou os resultados da auditoria, sua obrigação de pagar o prêmio adicional deve ser suspensa até a disputa ser resolvida. Se a seguradora não resolver o problema para sua satisfação, você pode apelar a decisão da seguradora para o conselho de compensação dos trabalhadores do estado.