Responsabilidades do empregador para impostos sobre a folha de pagamento

Pagar impostos sobre a folha de pagamento é uma das atividades menos divertidas de qualquer empresa com funcionários. Mas os impostos são um fato da vida hoje, então é melhor fazer o que nos diz.

Neste artigo, revisarei algumas das suas principais responsabilidades em matéria de impostos sobre a folha de pagamento, incluindo retenção na fonte, impostos sobre Segurança Social e Medicare, impostos FICA), taxas de desemprego e outras deduções.

O que são os impostos sobre a folha de pagamento?

Os impostos sobre a folha de pagamento (às vezes chamados de impostos sobre o emprego) são os impostos que você deve considerar ao pagar os funcionários.

Alguns desses impostos são retidos do salário dos funcionários, e outros são sua responsabilidade como empregador. Estes impostos incluem:

• Retenção de impostos de renda federais, estaduais e locais dos cheques de pagamento dos empregados
• Retenção de impostos FICA de salários e pagamento de um montante igual como empregador.
• Pagando impostos de desemprego com base no salário dos funcionários.
• Pagando montantes aos fundos de compensação de trabalhadores estaduais e federais, com base no salário do empregado.

Suas responsabilidades por impostos sobre a folha de pagamento

Como uma empresa com funcionários, você tem certas responsabilidades importantes relacionadas aos impostos sobre a folha de pagamento. Ter uma compreensão dessas responsabilidades irá ajudá-lo a garantir que você cumpra a lei. Todos os empregadores devem:

• Retirar (retirar) impostos apropriados de funcionários. Esses impostos incluem os impostos de renda federais, estaduais e locais que os funcionários devem pagar, os impostos FICA retidos dos empregados e também pagos por você como empregador. Você, como empregador, deve reter os impostos de renda conforme o empregado designou; Os impostos FICA são deduzidos como uma porcentagem do salário bruto.

• Reserve fundos para esses impostos sobre a folha de pagamento, incluindo as partes do empregador e do empregado da Previdência Social / Medicare, e as responsabilidades do empregador para as taxas de desemprego e a compensação do trabalhador.
• Pagar os impostos para a agência apropriada. Isso inclui tanto os impostos sobre os empregados quanto os impostos dos empregadores. Por exemplo, você pagará a retenção de imposto de renda federal e a Segurança Social / Medicare equivale ao IRS. Você também deve pagar os impostos FICA que você coletou dos funcionários, juntamente com sua própria parcela dos impostos FICA como empregador.
• Denuncie os passivos fiscais às agências apropriadas e aos empregados, conforme especificado por lei. Esses relatórios incluem o Formulário 941 - Relatórios salariais e fiscais trimestrais do empregador e Formulário 940 - Relatório do imposto sobre o desemprego.
• Forneça outros relatórios às agências federais, estaduais e locais, conforme necessário. Por exemplo, você deve denunciar o status de emprego de todos os novos funcionários.

Responsabilidade pessoal por impostos sobre folha de pagamento

Ter uma empresa, mesmo uma corporação, não dispensa os indivíduos da responsabilidade pessoal se os impostos sobre a folha de pagamento não forem pagos.Por exemplo, se você é um LLC de membro único, a estrutura de negócios da LLC não o protege da responsabilidade pessoal.

Penalidades por não pagamento de impostos sobre folha de pagamento

O IRS diz:

Os empregadores que não cumprem as leis de imposto sobre o trabalho podem estar sujeitos a sanções penais e civis por não pagar impostos de empregado.

As multas e penalidades por falta de relatório e arquivo são íngremes, mesmo que a falha não esteja determinada a ser intencional.